Bókasafnið - 01.01.2001, Page 34

Raðað í hillur á nýjum stað.
kastanna kom og er slíkt einmitt mikilvægur þáttur í
áætlanageröinni, að vera viðbúinn breytingum og
röskun á fyrstu skipulagsvinnunni.
Ástæður þess að þessi fyrsta áætlun átti eftir að
breytast voru fyrst og fremst tilhögun húsnæðisins og
að ný og betri leið fannst varðandi pökkunina. í ljósi
þess að kassarnir sem áætlað var að kaupa frá Kassa-
gerðinni þóttu of dýrir var leitað nýrra leiða varðandi
umbúðir. Nauðsynlegt var að ef ætti að fá stærri um-
búðir yrðu þær að sama skapi að vera afar sterkar.
Niðurstaðan varð sú að keyptar voru þrjár járngrind-
ur á hjólum með lausum hliðum, svipaðar að grunn-
fleti og flutningsbrettin, en mesta happið var þó að
Þjóðminjasafni áskotnaðist fjöldinn allur af stórum
og mjög sterkum kössum undan Playmobil leikfanga-
kubbum í nákvæmlega sömu stærð og flutnings-
brettin. Kassavandamálið leystist því farsællega og á
ódýran hátt.
í öðru lagi kom nú í ljós að væntanlegt bráða-
birgðahúsnæði myndi ekki rúma það magn safn-
gagna á sjálfbeina sem ætlað var í fyrstu, en að sama
skapi yrði geymslurýmið þar talsvert meira og sömu-
leiðis færi talsvert magn rita í framtíðargeymsluhús-
næði í Kópavogi. Því var tíminn fram að flutningi
óspart notaður til að grisja eldri rit og setja í kassa og
merkja og var það gert samkvæmt hilluröð, þ.e.
bækur voru grisjaðar beint úr hillunum, raðað í kassa
skv. Dewey flokkunarkerfinu og þeir rækilega merktir.
Miðað var við árið 1960 en öll frávik voru skráð.
Sömuleiðis voru tímarit grisjuð en engu var hent
nema ritum á slavneskum málum eingöngu og tvítök
voru ýmis gefin burt eða hent. Að því búnu var gengið
tryggilega frá geymslukössunum, bæði þeim sem
fyrir voru í geymslu og hinum nýju.
Þegar u.þ.b. mánuður var til áætlaðs flutningsdags
bókasafnsins 22. okt. 1998 voru síðan öll rit sem
ópökkuð voru sett í hina stóru
leikfangakassa í hilluröð og þeir
merktir vandlega. Að því búnu voru
allar hillur teknar niður og þeim
komið fyrir í hinum nýju húsakynn-
um skv. fyrirfram ákveðnu skipulagi
og nýjum hillum bætt við eftir
þörfum. Því næst tóku flutnings-
menn til óspilltra málanna við að
flytja bókasafnið og tókst það í
þremur ferðum sem lætur nærri
upphaflegri áætlun. í þessum þrem-
ur ferðum er þó ekki talinn sá bóka-
kostur sem fór í geymsluhúsnæði
Þjóðminjasafns í Kópavogi, eða
u.þ.b. 100 meðalstórir bókakassar.
Það eru gömul og ný sannindi að
það kemur niður á seinna verkinu
sem gert er í því fyrra. Það sannaðist
vissulega í þessum flutningum því
það gekk afar greiðlega að koma safnkostinum fyrir á
nýjan leik vegna skipulegrar forvinnu og ekki síst
vegna skýrra merkinga og skipulegrar niðurröðunar.
Þó voru óhjákvæmilegar ákveðnar tilfæringar með
kassana sem þó gekk mjög vel þar sem hentugir og
liprir lyftarar voru til staðar til að smeygja undir
brettin með kössunum á. Helstu vandkvæðin urðu
við það að koma safngögnum, aðallega tímaritum,
fyrir í þeim geymslum sem bókasafninu var úthlutað
í húsnæðinu og þurfti endurskipulagningar við. Bóka-
safnið var þó að lokum opnað með pompi og prakt
með öllum búnaði 20. nóv. 1998.
Með þessa flutningsreynslu mína í huga vil ég
gefa þeim sem hyggjast flytja bókasöfn á næstunni
eftirfarandi grundvallarheilræði:
• Byrjið nógu snemma að huga að flutningi.
• Gerið ítarlega áætlun, þó með það í huga að
hún geti breyst, einkum ef bókasafnið er
hluti af stærri stofnun. Endurnýjið áætlun-
ina. jafnóðum út frá breytilegum ytri að-
stæðum og fjárhag um leið og þið leitið að
hagkvæmustu lausnum á sem flestum
sviðum.
• Verið samstíga öðrum deildum stofnunar-
innar í áætlanagerð og samhæfið og sam-
nýtið kraftana.
• Reiknið allar stærðir út í hörgul (hillumetr-
ar, kassastærðir, bretta/bílastærðir, flatar-
mál húsnæðis, nýjar hillustærðir, allan
kostnað...)
• Áætlið tíma út frá mannafla: hve margir við
pökkun, uppsetningu, flutning o.s.frv.
Þótt það hafi verið tregablandið fyrir bókasafn Þjóð-
minjasafnsins að flytja í annað bæjarfélag fyrir rúm-
32
BÓKASAFNIÐ 25. ÁRG. 2001