Bókasafnið - 01.01.2001, Page 66

AUGLÝSING
Andrés Erlingsson , ráögjafi
Rafræn skjalavarsla, ný sýn á nýrri öld
Gífurlegar breytingar hafa orðið á starfi skjalavarða
og annarra sem sinna skjalavörslu á fáum árum og
eru þær breytingar á á öllum sviðum skjalavörslu.
Hæst ber þar náttúrulega að geta, þróun upplýs-
ingatækninnar sem hefur leitt til margvíslegra
nýjunga s.s. á sviði tölvutækni, bæði hugbúnaðar
og vélbúnaðar. Þetta hefur leitt til þess að enn fleiri
nýta sér nú gögn á rafrænu formi. Þá hefur verald-
arvefurinn (Internetið) margfaldað aðgengi fólks að
upplýsingum og gögnum. Þróun fjarskiptatækninn-
ar (GSM/WAP nettengingastaðallinn) hefur einnig
gert fólki kleift að nálgast ýmsar upplýsingar óháð
því hvar það er statt hverju sinni.
Þessar breytingar hafa einnig kallað á nýjar
stjórnunaraðferðir (til dæmis þekkingarstjórnun/-
skjalastjórn) þar sem horft er á virði upplýsinga
(upplýsingar sem auðlind). Þessar breyttu áherslur í
þjóðfélaginu og atvinnulífinu hafa einnig kallað á
nýja hugsun og nýja starfshætti. Skjalaverðir nú-
tímans hafa þurft að tileinka sér þekkingu á sviði
tölvunotkunar, hugbúnaðar, fjarupplýsinga og ann-
arra tæknisviða sem í dag mynda þann grunn nýrra
upplýsinga sem eru víðast hvar í notkun í dag.
En um leið og eðli upplýsinganna hefur breyst hafa
þær dreifst líka til muna innan hvers vinnustaðar.
Áður fyrr varðveittu skjalaverðir fmmrit af inn-
komnum og útsendum skjölum í málamöppum á
skjalasafni og starfsfólk fékk aðeins afrit af þeim til að
vinna með. Alltaf átti að vera hægt að ganga að fmm-
skjölunum vísum. í dag horfir öðmvísi við. Hver starfs-
maður geymir mikið magn skjala á sinni tölvu sem
ekki em aðgengileg öðm starfsfólki t.d. ef viðkomandi
er í leyfi eða veikur. Þetta skapar þær aðstæður að upp-
lýsingaflæði innan vinnustaðarins er alltof oft ekki
nógu gott og aðgengi að gögnum takmarkað.
En hvað er til ráða kunna einhverjir að spyrja?
Mjög margir opinberir aðilar og einkafyrirtæki hafa
fjárfest í í hugbúnaði sem heldur utan um skjöl
vinnustaðana. GoProCase er slíkur hugbúnaður.
Það kom fyrst fram á sjónarsviðið árið 1993 þegar
Hugvit hannaði í samvinnu við Stjórnarráð íslands
og ráðuneyti þess skjalavistunarkerfi sem að
varðveitir öll skjöl þessara stofnana eftir fýrirfram
ákveðnu skráningar- og vistunarkerfi. Þetta kerfi
hefur verið í stöðugri þróun síðan og í dag hafa
fjöldamargar aðrar stofnanir og fyrirtæki tekið
þetta kerfi upp. Bæði er hægt að stýra skjalaferli
vinnustaðana í gegnum málaskrá og einnig býður
það upp á að skjölum er raðað eftir viðskiptavinum
eða samskiptaaðilum og vistuð í málamöppur
tengdar þeim.
Þá býður kerfið upp á það að öll skjöl sem mynd-
ast innan vinnustaðarins eru gerð í kerfinu undir
viðkomandi viðskiptavini og vistast beint undir þá.
Hægt er að leita að viðskiptavinum, málum og
skjölum eftir hinum ýmsu leitarskilyrðum auk þess
býður kerfið upp á það að þau gögn sem í því eru
geymd séu skráð samkvæmt bréfalykli og hvaða
málaflokkum þau tilheyra. Þetta gerir það að verk-
um að öll leit í GoPro er afar öflug og fljótleg. GoPro
er keyrt á sameiginlegum miðlara sem gerir öllum
starfsmönnum kleift að nálgast þau gögn sem eru í
notkun hjá vinnustaðnum sem og eldri gögn.
Þannig stuðlar GoPro að öflugu upplýsingaflæði
innan vinnustaðarins um leið og það sinnir allri
skjalastýringu þess.
Á síðasta ári kom út ný viðbót við GoPro, svoköll-
uð Thin Client þar sem hægt er að vinna í kerfmu
óháð staðsetningu, þ.e. í gegnum vefmn og þannig
tryggt að öll skjölun fari fram í kerfinu og vistis á
miðlara vinnustaðarins. Þá eru margs konar við-
bætur til við kerfið s.s. e-statistics sem býður upp á
margvígslega tölfræðiúrvinnslu úr GoPro, GoPro
Archive sem flytur óvirk gögn úr kerfinu yfir á
geymslubrunn eftir fýrirfram ákveðnum skilgreind-
um ferlum, GoPro Geymsluskrá sem er sérhannað
með þarfir skjalavistunar í huga en hugbúnaðurinn
vinnur geymsluskrár og límmiða á öskjur úr GoPro
Case í samræmi við kröfur Þjóðskjalasafns íslands
um frágang og skráningu óvirkra gagna, og að lokum
má nefna bókasafnsbrunn sem að heldur utan um
skráningu og útlán prentaðs efnis.
Lesendur eru hvattir til að kynna sér nánar
hvað er í boði varðandi skjalavistun og skjalastjórn
er bent á að skoða heimasíðu Hugvits en vefslóðin
er www.hugvit.is
64
BÓKASAFNIÐ 25. ÁRG. 2001