Helgarpósturinn - 20.07.1979, Blaðsíða 2

Föstudagur 20. júlí 1979. helgarpástúrihn.„
SKJÖLIN OG SKRIFFINNSKAN
Helgarpósturinn hefur gert ör-
litla athugun á þvi hvernig háttað
sé skjalavörzlu I islenzku
stjórnsýslunni, hvernig aðgangi
að þessum skjölum sé háttað og
hvaða opinberar reglur gilda um
þessi mál.
Niðurstaðan er i stuttu máli sú.
aö handahóf ráði mestu i þessu
efni og ekkert sé farið eftir þeim
fáu reglum i lögum og reglugerö-
um, sem lúta aö þessum málum.
Þessimál eru að sjálfsögðu ná-
tengd þingmáli, sem verið hefur 1
deiglunni um margra ára skeiö,
þ.e. upplýsingaskyldu stjórn-
valda. Helgarpósturinn þykist
hafa komist að þeirri niðurstöðu
að án meiri háttar lagfæringa i
skjalavörzlu tslendinga komi lög
um upplýsingaskyldu ekki nema
að hálfum notum.
t kompum og kytrum i
stjórnarráðinu úirog grúir af alls
kyns skjölum, merkum og
1.... "limi-iTT1!
ómerkum. Aðgangur að þessu
efni er hins vegar erfiður enda
engar fastinótaðar reglur til.
Þá virðist hjá sumum
embættum vera með höppum og
glöppunr hvaö er varðveitt,
hvernig það er flokkaö, sem varö-
veitt er og þar fram eftir göt-
unum. Þá er jafnframt áberandi
hversu útgáfustarfsemi er lltil á
vegum rikisins, t.d. útgáfa Itar-
legra nefndarálita, sem tlðkast
með öðrum þjóðum.
Það vakti t.d. athygli Helgar-
póstsins, að ekki var byrjaö að
halda fundargerðir rfkisstjórnar-
funda með reglulegum hætti fyrr
en árið 1963, I tið Bjarna heitins
Benediktssonar, forsætisráð-
herra.
Þá er jafnframt athyglisvert,
að þær fáu reglur, sem þó eru til
um þetta efni, eru litt eða ekkert
virtar.
I „Reglugerö um Þjóðskjala-
safnið i Reykjavik" frá 1916 er
skýrt kveðið á um það, að opin-
berar stofnanir og embætti skuli
skila til safnsins skjölum, séu þau
oröin 20ára gömul. I sömu reglu-
gerðerskýrt tekið fram, að halda
megi leyndum skjölum I 35 ár.
Þetta mun vera eini bókstafurinn
I Islenzkum lögum og reglugerð-
um um geymsluskyldu. í Noregi
t.d. ma' halda tiltekinni tegund
skjala leyndri i allt að 70 ár.
Annars staðar er frjálsræðið
Óaðskiljanlegur þáttur I allri
góöri skriffinnsku sem vill standa
undir nafnieruppsöfnunalls kyns
skjala og plagga. Hundruö
þúsunda skjala fara um hendur
hins opinbera á ári hverju. En
hvaö verður um allan þennan
papplr? Mest af þessu lendir á
skjalasöfnum viðkomandi em-
bætta, svo sem ráðuneytanna,
dómstólanna, skólanna o.s.frv.
Mikill misbrestur er á skilum
skjala til Þjóöskjalasafnsins, þar
sem þetta á að vera fólki aðgengi-
legt. Ástæðurnar eru tvær,
Annars vegar eru ýms embætti
sinnulaus um þessi mál og hins
vegar býr Þjóöskjalasafnið viö of
þröngan húsakost til þess að geta
sinnt verkefni slnu.
Einn ráðuneytisstarfsmaður
sagði við okkur, að menn hefðu
næstum þurft að leggjast á hnén
og þrábiðja Þjóðskjaíasafnið um
aö taka við skjalapökkum. A
safninu er lika fámennt og að öllu
óbreyttu gæti þaö ekki tekið við
öllu skjalaflóðinu.
STJÓRNARRÁÐIÐ -
MUSTERI LEYNDARINNAR?
Það er gjarna haft á orði, að
stjórnarráöið sé hálfgert
musteri embættismanna, sem
fjalli um málefni er varða
almenning, og á það við um flest
sem sýslaö er i ráöuneytunum,
sem einkamál sin.
Þess vegna þurfi aö lögbinda
upplýsingaskyldu og aögang
almennings að upplýsingum,
þótt ekki megi gleyma friðhelgi
einkalifs.
Eins og fram kemur hér I opn-
unni ber ráöuneytunum að skila
af sér öllum skjölum til
Þjóðskjalasafnsins eftir 20
ár. Þetta heitir afhendingar-
skylda. Leynd má rlkja um efni
skjals I 35 ár. Þaö er almenna
reglan. Hins vegar hefur rlkis-
stjórn landsins þaö I hendi sér
hvort leyndin standi lengur en
þessi 35 ár.
1 samtali okkar viö Aöalgeir
Kristjánsson, skjalavörö kemur
glögglega fram, að fæst ráðu-
neytanna fylgja laga- og reglu-
geröarákvæöum um afhending-
arskyldu.
Raunar kom það I ljós við
athugun Helgarpóstsins, að
fæstir ef nokkur ráðuneytis-
manna, sem viö ræddum viö,
þekktu reglugerðina, sem um
þetta fjallar. Sumir komu af
fjöllum.
Guðmundur Benediktsson,
ráðuneytisstjóri I forsætisráöu-
neytinu, kom ekki af fjöllum,
þótt hann teldi sig ekki sérfræð-
ing I faginu.
Ráðherrafundir fyrst
færðir reglulega tii bókar
1963
Okkar erindi var aðallega aö
forvitnast um fundargeröir
rikisstjórnarfunda. Hann sagði
okkur, að byrjað hefði verið á
færslu fundargerða rlkis-
stjórnarfunda I árslok 1963. Þá
var Bjarni Benediktsson
forsætisráöherra. Slöan heföu
fundargerðir veriö færðar
reglulega, fyrst handskrifaöar
en slðan vélritaðar. Þetta væri
siöan bundið inn og geymt I
ráðuneytinu.
Guðmundur Benediktsson
skýrði okkur frá þvi, aö til væru
slitur af eldri fundargerðar-
bókum ráöherra frá fyrri tlö,
jafnvel allt frá fyrri striðs-
árum. Þær heföu þó aldrei
verið færðar reglulega.
„Varðandi þaö, að þessu sé
haldið leyndu er þó ekki meira
en svo, aö ráðuneytis-
stjórar fá alltaf afrit af þvl, sem
þeim hentar hverju sinni,”
sagöi Guömundur ,,en reglurn-
ar eru ekki mjög ákveðnar um
þetta.”
Hversu nákvæmar eru þessar
fundargeröir?
„Aöalreglan er sú, að það er
Svipmynd úr skjalasafni utanrikisráðuneytisins. Það safn sýnist I
fljótu bragði vera til hinnar mestu fyrirmyndar. A öðrum og trygg-
ari stað eru geymd trúnaðarmál. 011 Nató-gögn eru tryggilega
geymd og vandlega merkt eftir mikilvægi: Unclassified, Classified,
Secret, Top Secret og Atomal Top Secret. Siðastnefndi flokkurinn
hefur aö geyma skjöl er varða hermál.
aöeins skýrt frá ákvörðun-
um. Umræður eru ekki skráðar
nema þar sem nauösynlegt er
að skýra aðdraganda aö
ákvörðun,” sagði Guðmundur.
Hann bætti þvi við, að ef ein-
hver ráðherra óskaði eftir
bókun, þá væri hún færö sem
slik.
Utanríkisráðuneytið:
Þar eru trúnaðarmálin
1 utanrlkisráöuneytinu er
sjálfsagt að finna það efni, sem
forvitnilegast er fyrir samtlma-
menn. Þar er I einu sæmilega
stóru herbergi viö Hverfis-
götuna skjalasafn meö á milli 4-
5 þúsund málaflokkum. I safn-
inu eru skjöl allar götur aftur til
1944. Reglan mun vera sú, að
geyma skjöl i ráöuneytinu þar
til þau eru orðin um 20 ára
gömul . Þessar upplýsingar
fengum viö i utanrikisráðu-
neytinu. Þær stangast á við það
sem Aðalgeir Kristjánsson,
skjalavörður segir I viðtalinu
hér I opnunni.
Til þess aö fá aðgang að efni i
skjalasafni utanrlkisráðu-
neytisins þarf leyfi ráðuneytis-
stjóra eða starfsmanns honum
næstráðandi. Raunar þarf leyfi
sömu manna til þess að skoða
skjöl frá utanrikisráðuneytinu,
sem komin eru I vörslu Þjóð-
skjalasafnsins. (Fyrir þessari
reglu fann Helgarpósturinn ekki
staf i lögum eða reglugerð;
raunar þvert á móti.)
Oll mál, sem merkt eru annað
hvort trúnaðarmál eöa algert
trúnaðarmál, eru I vörslu ráöu-
neytisins. Ekkert slikt skjal
hefur veriö sent i Þjóðskjala-
safnið. Dæmi um þetta eru öll
plögg er varða Atlantshafs-
bandalagið. Skjalavörður
utanrlkisráðuneytisins er Bryn-
hildur Jónsdóttir.
Hannes Hafstein, skrifstofu-
stjóri utanrlkisráðuneytisins,
sagði I samtali við Helgar-
póstinn, að meginástæöa þess,
aö ráðuneytið sjálft sæi um
geymslu skjala, sem með réttu
ættu að vera I Þjóðskjala-
safninu, væri sú, að Þjóðskjala-
safniö hefði ekki
húspláss. „Þaö er ekki til þess
að fara fram hjá einu eöa
neinu,” sagði Hannes.
//Engar sérstakar
reglur...."
Viö ræddum viö Hörð Helga-
son, ráöuneytisstjóra utan-
rikisráöuneytisins, og spuröum
hann um aðgang að skjölum og
skjalasafni ráðuneytisins:
„Þaö eru eiginlega engar
sérstakar reglur, sem gilda
heldur er hver beiðni fyrir sig
metin,” sagði Hörður.
Og hvað leggið þið til grund-
vallar?
„Það er ýmislegt, m.a. aldur
upplýsinganna.”
Hafiö þið aldurstakmark?
„Nei, við höfum það ekki, og
það er ekki I lögum eða
reglum. En við virðum náttúr-
lega takmörk, sem sett eru af
öðrum þjóöum, sem við skiptum
við og skjal snertir.”
Farið þið þá ekki eftir regl-
unni, sem gildir um Þjóðskjala-
safnið,35 árin? i
„Nei, við höfum nú ekki gert'
það.”
Og meinið þiö fólki kannski
aðgangi að skjölum, sem eru
eldri en það?
„Beiðnin er metin I hvert
skipti. Ef þjóð hefur t.d. 50 ára
leyndarreglu I einhverju máli,
þá virðum við það.”
Viö forvitnuðumst um Nató-
skjölin hjá Herði:
,.Þau skjöl geymum við sam-
kvæmt reglum sem gilda um
sllk skjöl og Nató-ríkin hafa
komið sér saman um.”
Hvernig hljóða þær?
„Aögang að þeim skjölum fá
aöeins þeir menn, sem þurfa aö
nota þau vegna starfs sins. Það
eru ráðuneytisstarfsmenn.”
Hvað meö fræðimenn?
„Ekki nema stofnunin hafi
tekið af þeim leyndarstimpil-
ínn!
—H.H.