Morgunblaðið - 28.06.2009, Page 16

16 Atvinnulíf
MORGUNBLAÐIÐ SUNNUDAGUR 28. JÚNÍ 2009
Eftir Ingvar Örn Ingvarsson
ingvarorn@mbl.is
H
vað er góður stjórnandi?
Er hann aðeins sá sem
hefur fengið stöðu-
hækkun á eftir stöðu-
hækkun án þess að
vanhæfi hans komi í ljós eins og meg-
inregla dr. Laurence Johnston Peter
segir til um? Eða er góður stjórnandi
sá sem brýtur allar reglur og lögmál
með það að markmiði að viðhalda
frjósemi hugans, og fyrirtækisins?
Snýst það að vera stjórnandi fyrst og
fremst um að viðhalda óbreyttu
ástandi eða taka af skarið þegar stað-
ið er frammi fyrir breytingum? Eða á
hann bara að halda mannskapnum á
lífi andlega?
Staðalímynd stjórnenda
Með aukinni fagmennsku í at-
vinnulífinu og meiri sérhæfingu hef-
ur það orðið vinsælla að gera grín að
vinnuumhverfi fólks, sérstaklega
skrifstofufólks, en líklega eru þó fáar
starfsstéttir undanþegnar gagnrýni.
Hefur grínið verið svo arðbært að
um þetta efni hafa verið gerðir sjón-
varpsþættir eins og The Office með
Ricky Gervais í hlutverki stjórans
Davids Brent, mannsins sem nánast
aldrei getur klárað heila setningu,
sem og kvikmyndir eins og Office
Space. Á vinnustað Brents fljúga
óborganlegir frasar eins og „þú verð-
ur að vera 100% á bakvið þann sem
þú vilt stinga í bakið“ og „reyndu að
komast hjá því að ráða óheppið fólk,
hentu helmingnum af ferilsskránum í
ruslið án þess að lesa þær“. Stjórn-
unarstíll hans er vissulega afar
óæskilegur og sennilega ekki líkleg-
ur til árangurs heldur. Margir
virðast þó kannast við að
hafa unnið með stjórnendum
sem að einhverju leyti minna
á David Brent eða Lumbergh úr Of-
fice Space. Frasar sem gætu sem
best verið ættaðir frá undirsátum
þessara vafasömu stjórnenda eru
reglulega í umferð á skrifstofum
landsins. Þannig ganga sérfræðingar
að sunnan undir heitinu SAS utan
höfuðborgarsvæðisins og iðulega er
vísað til stjórnenda sem jakkafata
innan þess.
Áhrif frá vinnustöðum
Frasar úr vinnustaðagrínþætt-
inum Næturvaktinni hafa náð gríð-
arlegum vinsældum. Það er kannski
ekki síst vegna þess að persónurnar
eru fólki eins og ljóslifandi vinnu-
félagar. Setningar eins og „þarf eitt-
hvað að ræða það frekar“, „já, sæll“
og „já, fínt“ og „út úr bænum bara“
hafa því náð því stigi að lifa sjálf-
stæðu lífi utan sjónvarpsþáttarins,
enda er vísað í afar minnisstæðar
persónur.
Góðir stjórnendur eru augljóslega
mikilvægir en þeir slæmu eru líklega
eftirminnilegri. Þá geta afleiðingar
slæmrar stjórnunar verið mjög al-
varlegar. Til dæmis er bandaríska
orðatiltækið „going postal“ rakið til
raða ofbeldisverka sem starfsmenn
bandaríska póstsins framkvæmdu
upp úr 1983. Árið 1993 hafði orða-
tiltækið fest sig í sessi enda höfðu ell-
efu árásir verið staðfestar á póst-
húsum Bandaríkjanna og höfðu þá 35
manns látið lífið í árásunum. 1993
brugðust stjórnendur bandarísku
póstþjónustunnar loksins við og
reynt var að bæta vinnuumhverfið og
féllu árásirnar niður fram til ársins
2006.
Stjórnendur í
Vinsældir Ricky Gervais í hlutverki David Brents ásamt meðleikendum sín-
um í sjónvarpsþættinum Skrifstofan sem lýsir daglegu lífi á skrifstofu papp-
írsheildsölunnar Wernham Hoggs.
Stjórnendur í atvinnulíf-
inu eru ekki þeir
öfundsverðustu um
þessar mundir. Eftir
margra ára gott gengi
er á brattann að sækja
og sú þrautaganga
getur reynst mörgum
stjóranum erfið.
Meginregla Peters
„Í stigskiptu kerfi er tilhneig-
ingin sú að sérhver starfsmaður
fái á endanum stöðu sem hann
ræður ekki við“.
Árið 1968 skrifuðu Dr. Laurence
Johnston Peter og Raymond
Hull bókina um Meginreglu Pet-
ers. Bókin snýst meðal annars
um að innan hvers valdakerfis fái
fólk stöðuhækkanir til samræmis
við hæfni sína, þangað til loksins
að það fær starf sem það ræður
ekki við. Eftir það situr fólkið
fast og hreyfist hvorki upp né
niður.
Meginregla Dilberts
„Stjórnun er náttúruleg leið til
þess að fjarlægja fífl úr verkflæð-
inu“.
Í teiknimyndasögunum um Dil-
bert eftir Scott Adams er það
Dogbert sem lætur þessa fleygu
setningu falla og tekur þar með
snúning á meginreglu Peters.
Meginmunurinn er sá að Dog-
bert vill meina að starfsmenn fái
stöðuhækkun í stjórnendastöðu
til þess að þeir valdi sem minnst-
um skaða og þar er byggt á því að
stjórnendur séu oft úr tengslum
við það sem gerist á gólfinu.
Meginregla Parkinsons
„Verkefni tekur alltaf allan þann
tíma sem er ætlaður því“.
Þessi meginregla hefur verið út-
færð á ýmsan máta og virðist
vera nokkuð mikið til í henni.
Þannig kannast sumir við hana
sem bílskúrslögmálið og er þar
vísað í það að bílskúrar enda yf-
irleitt alltaf fullir af rusli alveg
sama hve rúmgóðir þeir eru.
Uppruna reglunnar má rekja til
Cyril Northcote Parkinson sem
starfaði lengi sem opinber starfs-
maður í Bretlandi en árið 1955
skrifaði hann hnyttna grein í
tímaritið The Economist um
þessa tilhneigingu verkefna til að
taka eins langan tíma og hægt er.
Önnur meginregla Parkinsons
„Útgjöld munu alltaf aukast þar
til þau ná tekjunum“.
Með öðrum orðum, ef launin
hækka þá verður lífstíllinn bara
kostnaðarsamari. Líklega efast
fáir Íslendingar um gildi þess-
arar meginreglu.
Meginregla Greshams
„Slæmir peningar útrýma góðum
peningum“.
Þessi regla er kannski nokkuð
lýsandi fyrir ástandið í heiminum
í dag en hún heldur
því fram að slæmar
eignir útrými góðum
eignum, eða peningum,
þar sem fólk sitji fremur á
góðu peningunum heldur
en þeim slæmu. Hækk-
andi verð á gulli gæti ver-
ið ein birtingarmynd
þessarar reglu og hið sama má að
sjálfsögðu segja um fall krón-
unnar.
Meginregla Paretos
„80% af afleiðingunum stafa af
20% af orsökunum“.
Reglan er frá hagfræðingnum
Vilfredo Pareto sem hafði árið
1906 komist að þeirra niðurstöðu
að 20% þegna Ítalíu áttu 80% af
auðæfum landsins. Það er
skemmst frá því að segja að
margir aðrir rannsakendur
fundu keimlíkar hlutfallslegar
niðurstöður í eigin rannsóknum.
Það virðist vera rík tilhneiging til
þess að stór hluti árangurs stafi
af litlum hluta vinnuframlagsins.
Meginregla Suttons
„Til að leysa vandamál ætti helst
að reyna að finna hvort vandinn
stafi af líklegustu útskýring-
unni“.
Meginreglan er rakin til banka-
ræningjans William Sutton sem
benti á hið augljósa þegar hann
var spurður um af hverju hann
rændi bara banka en þá svaraði
hann um hæl „því þar eru pen-
ingarnir“. Ólíklegustu menn hafa
tekið sér þetta spakmæli til fyr-
irmyndar síðan. Sutton neitaði
því hinsvegar síðar að hafa látið
þessi orð falla og sagði setn-
inguna vera afsprengi blaða-
manns sem vantaði gott efni.
Þekktar meginreglur
Þ
að sem hefur nýst mér
best er Pareto-lögmálið
sem byggist á því að
sum verkefni eru mik-
ilvægari en önnur og að
80% árangurs næst í 20% verk-
efna sem eru forgangsverkefni. Ég
kenni tímastjórnun hjá Stjórn-
unarfélagi Íslands, sem í rauninni
er ekki tímastjórnun því engin
stjórnar tímanum, en hinsvegar er
um að ræða verkefnastjórnun.
Vandamálið er hinsvegar að þú hef-
ur í raun aldrei tíma til þess að
gera allt sem þú telur að þurfi að
gera.
Á námskeiðinu erum við með
tuttugu ráð sem hægt er að nota
til að ná meiri árangri. Ráð númer
þrettán er að setja lokatíma á verk-
efni því annars er hægt að vinna
endalaust í því. Til dæmis hef ég
tekið eftir því að fólk vinnur mjög
markvisst þegar sumarfrí eru að
nálgast. Þá ýtir fólk öllu því sem
ekki skiptir miklu máli til hliðar og
einbeitir sér að aðalatriðunum.“
Thomas Möller segir að einn
mesti tímaþjófurinn í dag sé tölvu-
pósturinn. Aðalþróunin í dag er sú
að fyrirtæki hreinlega loki fyrir vef-
póst í nokkra klukkutíma. „Í gamla
daga kom pósturinn í umslögum
einu sinni á dag. Í dag pípir póst-
urinn í hvert skipti sem ný skilaboð
koma og þetta er bara truflun. Ég
hvet fólk til þess að loka bara fyrir
póstinn hluta af deginum og vinna
bara eins og venjulega því tölvu-
póstur er gríðarleg truflun og hann
er ekki endilega það mikilvægasta,“
segir Thomas.
Thomas segir jafnframt að áreit-
ið á stjórnendur í dag sé mjög mik-
ið og að rannsóknir hafi sýnt að
fólk í stjórnunarstöðum sé að með-
altali truflað á ellefu mínútna
fresti. Við þetta bætist svo tölvu-
Þörf á meiri aga
Thomas Möller, hagverkfræðingur, MBA og leiðbeinandi
Morgunblaðið/Kristinn Ingvarsson
Tímastjórnun Thomas Möller, hagverkfræðingur, MBA og leiðbeinandi hjá
Stjórnunarfélagi Íslands segir Drucker hafa verið mikinn frumkvöðul.
Peter Ferdinand Drucker lést 11.
nóvember árið 2005, þá 95 ára að
aldri. Hann hefur verið talinn til
frumkvöðla stjórnunarfræðanna en
ferill hans á því sviði hófst árið
1942.
Það var bílarisinn General Mot-
ors, sem nú berst reyndar í bökk-
um, sem leitaði til Druckers ári síð-
ar með það að markmiði að
endurskoða ákvarðanferli og upp-
byggingu fyrirtækisins, sem þá var
eitt stærsta fyrirtæki í heimi.
Drucker, sem var fæddur 1909 og
uppalinn í Austurríki, var eðli
málsins samkvæmt heillaður af
áhrifum yfirvalds á fólk og mót-
uðust kenningar hans mikið af
þeirri umgjörð sem hann bjó við
þangað til hann flutti frá Þýska-
landi. Drucker kláraði dokt-
orsgráðu sína í Frankfurt árið
Frum-
kvöðullinn
í stjórnun-
arfræðum