Morgunblaðið - 02.11.1985, Blaðsíða 16

16
MORGUNBLADIÐ, LAUGARDAGUR 2. NÓVEMBER1985
c

Árni Sigfússon
„Eftir að hafa leitast viö
að finna ríkisrekstri rétt-
an stað í samfélagi
okkar, greina erfiðleika
slíks rekstrarforms og
lýsa samanburðarat-
hugunum á ríkisrekstri
og einkarekstri, fjallar
þessi fjórða og síðasta
grein um nauðsyn og
möguleika á hagræðingu
í ríkisrekstri.
Ljóst er að ýmsar leið-
ir eru sýnilegar en fáar
færar, nema til komi
stuðningur almennings,
og aukinn efnahagslegur
og pólitískur styrkur.“
töldu þennan þátt hafa haft slæm-
ar afleiðingar í för með sér. Þegar
starfsmenn voru spurðir hversu
vel þeir teldu að hafi verið staðið
að síðasta mati á störfum þeirra
voru 52% ánægðir með lyktir, 28%
óvissir og 18% óánægðir. (Public
Personnel Management, Vol. 14,
No. 2, Summer 1985, IPMA) Hafa
ber í huga að kerfið „refsaði"
starfsmönnum ef starfsmat gaf til
kynna alls ófullnægjandi árangur
miðað við sett markmið.
Möguleikar á starfsmati sem
þessu byggja auðvitað á því að
yfirmaður sé hæfur til þess að
meta störf starfsmanns og að
starfsmaðurinn sjálfur telji svo
vera. Þetta er síður en svo sjálfsagt
mál.
Hugmyndir sem þessar hljóta
að vera athyglisverðar fyrir ís-
lenskar aðstæður. Auðvitað þarf
að aðhæfa þær okkar þjóðfélag-
skerfi og aðstæðum. Þannig reyn-
ist t.d. verulegt vandamál að að-
hæfa stöðulækkanir og brottrekst-
ur samningum og æviráðningar-
kerfi íslenskra ríkisstarfsmanna.
Ég tel líka að mikið þurfi að ganga
á, og starfsmaður þurfi að vera
verulega „slæmur" til þess að til
slíkra „neyðarráðstafana" þurfi að
grípa. Þetta gildir í umhverfi þar
sem hagræðingarátakið er fólgið í
öðru en að fækka verulega í starfs-
liði hins opinbera. En það er ljóst
að veruleg umbylting væri fólgin
í því að hverfa frá stöðuhækkunum
og launahækkunum bygggðum á
starfsaldri til umbunar samkvæmt
gæðum og afköstum starfsmanns.
Eg er þó sannfærður að hér mætti
finna æskilega samsetningu þess-
ara tveggja þátta.
Það jákvæðasta við ofangreind-
ar hugmyndir varðandi starfs-
matskerfi er að markmiðin eru
færð nær starfsmanni sjálfum og
Forsendur hagræð-
ingarátaks
Rekstur á vegum hins opinbera
hlýtur að vera eingöngu sá rekstur
sem almenningur hefur samþykkt
að til skuli stofnað í gegnum full-
trúa sína á Alþingi. Fyrir löggjaf-
ann hefur þannig verið lögð fram
hugmynd, frumvarp, um stofnun
ákveðinnar þjnustu. Krafa okkar
á að vera sú að löggjafinn tilgreini
mjög skýr markmið fyrir þeirri
þjónustu sem veita skal. Hvert er
nákvæmt verksvið stofnunar,
hvernig er henni unnt að fram-
kvæma markmiðin, hvernig á hún
að gera það og hvernig ekki?
Hvernig skal stofnunin fjármagna
þessa þjónustu? Þessa þætti vil ég
nefna sem forsendur rekstrar-
hagræðingar. Því til lítils er að
kukla í rekstrarhagræðingu þegar
mjög óljóst er hver eiginleg verk-
svið stofnunar eiga að vera. Lög-
gjafanum hefur brugðist bogalist-
in í þessu efni. Alltof oft hafa lög
verið sett án þess að markmiðin
séu nægjanlega skýr og að tryggt
sé a þau séu í raun framkvæman-
leg. Eg hef áður minnst á að eitt
helsta vandamál við opinberan
rekstur er hin óljósa markmiða-
setning. Hér er því vandamálið
fyrst og fremst löggjafans, og hann
verður að sækja til saka áður en
menn leysa sig undan ábyrgð með
því að benda á skrifræðið.
Hafi stofnun skýr markmið til
að fylgja, er fyrst kominn grund-
völlur til þess að meta starf hennar
og sneiða af verkefni sem löggjaf-
inn hafði ekki ætlað stofnuninni
að framkvæma. Þegar markmið
stofnunar hafa þannig verið greind
og fáguð er loksins kominn grund-
völlur til þess að kanna með hvaða
hætti megi vinna störfin betur og
hagkvæmar. Algengt er að kannað
sé vinnuálag í hverju starfsgildi
og reynt að fá jafnari, fulla nýt-
ingu á þeim starfsgildum sem fyrir
eru. Til er róttækari leið. Hún er
sú að starfsgildi hverrar stofnunar
eru algjörlega endursköpuð. Þann-
ig eru markmið stofnunarinnar,
þjónustan sem henni ber að veita,
notuð til þess að skapa ný starfs-
gildi, sem best samræmast tilskip-
aðri þjónustu. Viðgætum ímyndað
Tilgangur stéttarfélaga er að verja hagsmuni félagsmanna þegar að þeim er vegið. En andstaða gegn breytingum er líkleg til að vera eitt erfiðasta vanda-
málið í ríkisrekstri.
ljón eru í veginum. Ef hagræðing-
arhugmyndir eru ekki stöðugt á
sveimi rennur hagræðingarátakið
gjarnan inn í hringrás breytinga-
skeiðs, stöðnunar og hrörnunar.
Slík hringrás hefur fremur leitt
til hrörnunarástands þegar til
langs tíma er litið. Þessar tíma-
bundnu hagræðingartilraunir
hafa mjög verið bundnar pólitísk-
um vilja æðstu stjórnenda. Hrörn-
unartilhneiginguna má rekja að
hluta til hinna óljósu og víðu
markmiða. Þegar svo er ástatt vill
„hagræðingin" oft enda samkvæmt
„Parkinsons lögmálinu" þar sem
vinna þenst út í réttu hlutfalli við
þann tíma sem gefinn er til að
ljúka verkinu. Undir slíkum kring-
umstæðum er hættan einnig sú að
áhugasamir stjórnendur „hag-
ræði“ með því að leita að auknum
verkefnum út fyrir hin upphaflegu
markmið stofnunarinnar — til
mati skyldu svo notaðar til þess
að ákveða hvort endurþjálfunar
starfsmanns sé þörf, tilfærslur í
hentugra starf eða hvort verð-
launa skuli starfsmenn á einhvern
hátt. Reyndar gerir þetta amerlska
kerfi ráð fyrir að með þessu móti
sé einnig hægt að segja óhæfum
starfsmönnum upp störfum eða
lækka menn í tign til jafns við
betri laun og stöðuhækkanir. Eins
og áður segir eru markmiðin, sem
keppa skal að, sett í samráði við
starfsmann og mætti því ætla að
hver og einn geti haft töluvert um
það að segja hvað hann telur
æskilegt vinnuálag. Starfsmaður-
inn metur svo skriflega hvernig til
hefur tekist í lok hvers starfsmats-
tímabils sem getur verið nokkrir
mánuðir eða eitt ár. Yfirmaður
starfsmannsins gerir það einnig.
Heildarmat er svo byggt að megin-
hluta á þessum tveimur mats-
gerðum. Aðferð þessi byggir á að
hlutaðeigandi einstaklingar séu
sáttir við hana.
Misvel hefur gengið að koma
þessu starfsmatskerfi i fram-
kvæmd. Árið 1980, einu ári eftir
að þessu kerfi hafði verið komið á
í Washington-ríki í Bandaríkjun-
um, var gerð ítarleg athugun á
afstöðu starfsfólk f ríkisrekstri til
hins nýja kerfis. Leitað var álits
hjá 30 þúsund ríkisstarfsmönnum
í 50 ríkisstofnunum. Heildarsvör
voru mjög jákvæð gagnvart hinu
nýja kerfi. Hvað varðar þann þátt
að starfsmenn meti sjálfir
frammistöðu sína, var tekið 1000
manna handahófsúrtak úr hópi
ríkisstarfsmanna. 45% úrtaksins
töldu þennan þátt vera mjög já-
kvæðan, en tæp 30% höfðu ekki
gert upp hug sinn í þessu máli.
Rúmlega 10% töldu kerfið ekki
hafa áhrif og 14,4% úrtaksins
hann verður meðvitaðri á um-
hverfi sitt. Þessi siðastnefndi þátt-
ur er nauðsynleg forsenda þess að
hagræðingarmálum verði viðhald-
ið í stofnuninni. Við þekkjum
eflaust flest dæmi þess að yfir-
stjórn fyrirtækja hefur tekið sig
til og óskað eftir tillögum og
ábendingum um hagræðingu hjá
starfsmönnum. En þvi miður er
hægt að nefna fá dæmi þar sem
hagræðingartillögur hafa borist
frá starfsmönnum. Þó er ljóst að
starfsmenn hljóta að hafa bestu
þekkinguna á hvernig eðli starfs
þeirra er og hvort ákveðnar hag-
ræðingartillögur geta gengið. Mál-
ið er að gera þá jákvæða fyrir
mögulegum breytingum. Kostur
starfsmatskerfisins er sá að góðir
starfsmenn eru metnir að verðleik-
um og aukin krafa um vandaðri
vinnubrögð hvetur þá til þess að
benda á það sem betur mætti fara
Um einkarekstur — ríkisrekstur. 4. grein:
Hagræðing í opin-
berum rekstri
— eftir Árna
Sigfússon
Efnahagslegar þrengingar og
óánægja með aukna fjárþörf hins
opinbera hafa kallað á löngu tíma-
bæra umræðu um hvernig megi
auka hagræðingu í opinberum
rekstri. Svipuð umræða á sér stað
um öll Vesturlönd, með mismun-
andi áhersluþáttum þó. ísland
hefur ekki farið varhluta af þess-
ari umræðu þótt erfiðlega hafi
gengið að finna lausnir sem meiri-
hlutinn hefur orðið ásáttur um.
Fyrri greinar mínar hafa leitast
við að skýra tilgang og verksvið
hins opinbera reksturs og bera
saman einkarekstur og ríkisrekst-
ur þar sem það hefur átt við. Þótt
erfitt sé að alhæfa út frá þeim
upplýsingum sem ég hef áður til-
greint, virðist nokkuð ljóst að
ákveðin form einkareksturs geta
vel komið í auknum mæli að hlið
hins opinbera rekstrar, i sumum
tilvikum leyst hann af hólmi, en í
öðrum tekið við afmörkuðum verk-
þáttum undir stjórn hins opinbera.
Á fleiri sviðum er þó ljóst að rekst-
ur undir yfirstjórn ríkisfyrirtækja
mun halda áfram. Ég mun hér
ræða um þann þátt, þ.e. möguleika
á því að bæta ríkisrekstur í ís-
lensku samfélagi.
okkur stofnun sem þannig væri
endurskoðuð frá grunni. Fyrst eru
markmiðin skoðuð. Þá er kannað
með hvaða hætti sé hagkvæmast
að ná þessum markmiðum. Þegar
sú ákvörðun liggur fyrir er kannað
hvað mörg starfsgildi þurfi til þess
að framkvæma umrædda þjón-
ustu. Nákvæm starfsgreining fer
fram á hverju starfsgildi til þess
að tryggja jafnt vinnuálag og fulla
nýtingu. Þessu fylgir gjarnan mat
á þeirri lágmarks þekkingu og
hæfileikum þess starfsmanns sem
í starfið skal ráða. Með þessu móti
ætti sem best hagkvæmni að nást
en kostnaðarlegur og gæðalegur
samanburður er síðan stöðugur
fylgifiskur stofnunarinnar.
Þessi vinnubrögð kunna að
hljóma nokkuð vélræn, en það eru
þau alls ekki. Ljóst er að mikið
af þessu mati, sem á ytra borði
virðist vélrænt, er mjög flókið og
fullt af viðkvæmum mannlegum
vandamálum. Þessi vinnubrögð
krefjast mjög mikillar sérþekking-
ar á störfum viðkomandi stofnana
og pólitískrar stjórnunar. Mér er
kunnugt um að stjórnendur og
starfsmenn ýmissa íslenskra ríkis-
stofnana hafa vissulega gert at-
hyglisverðar tilraunir til þess að
ná betri starfsnýtingu. En ýmis
þess að fylla upp í auðan tíma,
fremur en hreinsa markmiðin og
fækka starfsgildum eða halda
þeim í horfinu.
Þörfin fyrir
starfsmatskerfi
Verulegt hagræðingarátak þýðir
jafnan fækkun starfsfólks, þar
sem það er jafnan kosnaðarsam-
asti þáttur þjónustunnar. En þar
sem hægt er að koma við hagræð-
ingu án fækkunar starfsmanna á
megin áherslan að vera sú að
hæfileikar starfsmanna fái sem
best notið sín.
Á seinni hluta kjörtímabils
Jimmy Carters Bandaríkjaforseta
voru athyglisverð lög samþykkt í
þessu veru (The Civil Service Re-
form Act frá 1978), sem m.a. kveða
á um að nokkurs konar starfsmats-
kerfi skuli komið á stofn fyrir
ríkisstarfsmenn. Þetta kerfi skyldi
meta með ákveðnu millibili störf
starfsmanna hvað gæði og afköst
varðar, með því að hver starfsmað-
ur setji sér ákveðin markmið, í
samvinnu við yfirmann sinn, til
að keppa að á ákveðnu starfstíma-
bili. Niðurstöður af þessu starfs-