Frjáls verslun - 01.05.1971, Blaðsíða 51

FRJÁLS VERZLUN NR. 5 1971
um hvað þú getur nákvæm-
lega, og ættir að vera að gera,
leggðu þá að þér að útiloka allt
annað. Láttu ekki ómerkileg
mál trufla þig frá því að
vinna að aðaltakmarki dagsins.
Ef það er unnt, skaltu gera
vinnuátælun fyrir heila viku
eða jafnvel mánuð.
Áður en þú hefur vinnu
skaltu ganga úr skugga um að
það sem þú ætlar að gera þann
daginn sé spor í átt að tak-
marki þínu. Ef vinnuáætlunin
tekur yfir vikur eða mánuði,
skaltu ekki nota „eins-dags-
dagatal“. Það takmarkar sjón-
deildarhring þinn, því morgun-
dagurinn er ekki fyrir augun-
um og þá líklega ekki í hugan-
um. Veldu stórt dagatal, sem
sýnir mánuð eða meira fram í
tímann.
Varðandi símtöl eru til ein-
föld ráð sem geta sparað þér
margar vinnustundir á mánuði.
Þegar þú þarft að einbeita þér,
og vilt ekki láta trufla þig,
skaltu gefa einkaritara þínum
grundvallarfyrirmæli um
hvernig hún skuli bregðast við
mismunandi upphringingum.
Ef þú vilt hringja mikið sjálf-
ur, athugaðu þá hvort símafé-
lagið þitt getur ekki sett upp
gataspjaldsJhringjara fyrir þau
númer sem þú hringir oft í.
Hafðu borðsímann þinn á ein-
hverjum þeim stað sem gerir
þér auðvelt að skrifa um leið
og þú talar í hann, án þess að
hengja þig í snúrunni. Undir
venjulegum kringumstæðum
Gataspjalds-hringjari, gagnlcgt
lijálpartæki.
GREINAR OG VIÐTÖL
er bezt að hafa hann þannig,
að þú takir upp tólið með
vinstri hendi og hafir þá hægri
lausa til að skrifa með.
Það kann að virðast ómerki-
legt að fjalla um pappírs-
klemmur. Hvað sem um það má
nú segja, geta þessir bannsettir
smáhlutir kostað töluverð
vandræði og tímaeyðslu. Þeir
vilja krækjast í nærliggjandi
blöð eða skýrslur og festa sam-
an þannig að stafrófið getur
ruglast og allt orðið vitlaust.
Notaðu heftara. Og talandi um
heftara, það er góð hugmynd að
skipuleggja skrifborðið þitt
þannig, að þau tæki sem þú
notar oft, séu við hendina, en
það sem þú notar sjaldan sé
niðri í skúffu. Þetta kann að
virðast augljóst, en ef þú gæt-
ir þess ekki. verður skrifborð-
ið þitt ruslaralegt og truflandi.
Skjótt samband.
Eitt af ergilegustu vandamál-
um f ramkvæmdastjórans er
að þurfa að eyða miklum tíma
í að svara spurningum starfs-
fólks. Hvettu starfsfólk þitt
kurteislega til að vera fáort og
gagnort. Og þú mátt gjarnan
fylgja þessu ráði sjálfur þegar
þú hefur samband við fólk.
Ef þú þarft að hafa samband
við einhvern, skaltu spyrja
sjálfan þig þessarar spurning-
ar: Er þetta svo mikilvægt að
ég ætti að senda minnisblað,
eða myndi símtal nægja? Þú
verður áreiðanlega hissa þegar
þú kemst að raun um hve oft
er hægt að spara tima með sím-
tali í stað þess að senda form-
legt minnisblað.
Almennt umhverfi þitt — á
skrifstofunni — er líka mikil-
vægur þáttur sem getur skað-
að — eða aukið — nýtingu
verkhæfni þinnar. Það hefur
mikið verið skrifað um hvernig
litir hafa áhrif á starfsnýtingu,
þótt fæstar kenningarnar í því
sambandi styðjist við endan-
legar staðreyndir. Bezta ráðið
er að velja liti sem þér líkar
vel við og finnst þægilegir.
Flestu fólki þykir blátt, og
grænt róandi, en gult, appel-
sínulitað og rautt, örvandi.
Mörgum finnst að tónlist sé
ekki aðeins róandi bakgrunnur
heldur hjálpi einnig til við að
dylja truflandi hávaða. Gættu
þess samt að velja tónkerfi
sem er vísindalega hannað fyr-
ir notkun við vinnu.
Truflandi hávaða er einnig
hægt að minnka með því að
51
nota mjúkan gólfflöt og hljóð-
einangrunarplötur á tvo sam-
liggjandi veggi. Gagnstætt því
sem margir halda er loftein-
angrun oftast ónauðsynleg. Það
er betra að setja teppi horn-
anna á milli og plötur á tvo
veggi.
Lýsing er einnig mjög mikil-
vægt atriði. Þér kann að finn-
ast það skrýtið, en ljósmagnið
er — að vissu marki auðvitað
— ekki mikilvægt. Hinir raun-
verulegu óvinir eru endurskin
og ójöfn lýsing.
Gættu þess að ljósið sé það
dempað, (t. d. með möttu
gleri) að það varpi eins fáum
hörðum skuggum og mögulegt
er. Góð lýsing dreifir birtu
jafnt um herbergi. En jafnvel
með góðri lýsingu er mikil-
vægt að velja húsgögn sem
ekki glansa mjög mikið og end-
urkasta þarmeð óþægilegri
birtu. í því sambandi má
nefna glerplötur, fínlakkað tré
og fleira. Matt yfirborð er
miklu þægilegra fyrir augun
því það dregur úr endurskini.
Gerðu meira á styttri tíma.
Einn útbreiddur misskiln-
ingur meðal framkvæmdastjóra
og annarra stjórnenda er,
að því lengur sem þeir vinni,
því meiri séu afköst þeirra.
Þótt þetta virðist nokkuð rök-
rétt, benda staðreyndir til að
þetta sé ekki rétt. Starfshæfn-
in fer að minnka eftir 8-9
klukkustunda vinnu. Því meira
sem vinnudagurinn er lengdur,
því minni verður starfshæfn-
in í lok hans. Það er miklu
betra að hætta þegar þreytan
gerir vart við sig, en að halda
áfram með minni afköstum og
hæfni. Ein rannsókn í Eng-
landi leiddi í ljós að með því
að lengja vinnuvikuna í 48
stundir. MINNKAÐI fram-
leiðslan. Auk þess jukust fjar-
verur og mistök. Og alveg eins
og það er slæmt að vinna
klukkustund eftir klukkustund
án hvíldar hvildar, er slæmt að
vinna viku eftir viku í lengri
tíma, án þess að taka frí. Ef
fyrirtæki þitt býður þér upn á
nokkrar vikur í sumai’frí á ári,
skaltu ekki bíða allt árið og
evða þeim svo í einum sam-
felldum mánuði. Þú munnt
vinna miklu betur ef þú tekur
viku í einu, nokkrum sinnum
á ári. Líklega yrðir þú hissa ef
þú vissir hversu miklu þægi-
legra lifið yrði.