Bókasafnið - 01.10.2008, Blaðsíða 39

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 2008 37
Almenn umfjöllun og fyrri rannsóknir
Upphaf tölvupóstsins má rekja til ársins 1961 en hann
hefur þróast mjög hratt á síðustu árum (Wikipedia,
e.d.). Rúm 50% samskipta milli fyrirtækja í Evrópu
fara fram í gegnum tölvupóst og ekki lítur út fyrir
annað en þessi samskiptaháttur muni aukast á
næstu árum (Glenn, P., 2006). Árið 2006 fjölgaði
tölvupóstsendingum um 30% og hefur þessi
aukning valdið skjalastjórum um allan heim miklum
áhyggjum. Frá því að stjórnvöld tóku ákvörðun
um að tölvupóstur væri jafngildi bréfs og ætti að
vera aðgengilegur almenningi og mætti nota sem
sönnunargagn í dómsmálum hafa vandamálin við að
greina tölvupóst í sundur aukist, hvað á að varðveita
og hvað ekki (Cox, 2007).
Vöxtur óflokkaðra gagna og framþróun í
tölvupóstssamskiptum milli fyrirtækja er ein aðal-
ástæðan fyrir auknu mikilvægi á varðveislu og stjórnun
skjala. Tölfræði sýnir að um 60% af gögnum fyrirtækja
eru varðveitt í tölvupóstkerfum starfsmanna. Til
þess að fyrirtæki geti mætt skilyrðum reglugerða og
kröfum um rafræna þróun þurfa þau að huga að
stjórnun, skráningu og varðveislu tölvupósts eins og
annarra gagna (Mehta, 2006; Chen, 2006).
Í rannsókn sem gerð var á Bretlandi kom fram
að þriðjungur fyrirtækja hefur ekki skýra stefnu og
starfsreglur um varðveislu mikilvægra skjala og yfir
60% starfsmanna vita ekki að tölvupóstur fellur
undir sömu skilyrði og bréfpóstur. Talið er að um
50% notenda tölvupósts skilji ekki nákvæmlega hvað
rafræn skjöl eru og viti ekki að þau þurfi að varðveita.
Þessar niðurstöður benda til þess að það þurfi að
uppfræða og þjálfa starfsmenn betur svo þeir skilji
hverjar afleiðingarnar verða ef ekki er farið eftir
reglugerðum (companies admit to email managements
system chaos). Þjálfun er einn aðalþátturinn í þróun
reglna. Það þarf að fræða starfsmenn um hvers
vegna reglur eru settar og upplýsa þá um hvað þarf
að varðveita og hvað ekki. Það þarf líka að skrá að
starfsmenn hafi verið þjálfaðir svo þeir geti ekki sagt:
„Ég vissi ekki af þessu“ (Train, T.K., 2006).
Í íslenskri könnun sem lögð var fyrir rúmlega
þriðjung embætta, stofnana og fyrirtækja á vegum
ríkisins, sem skylt er að skila skjölum sínum til
Þjóðskjalasafns Íslands, kom í ljós að tölvupóstur
er ekki skráður og varðveittur í jafnríkum mæli og
pappírsskjöl. Um 62% svarenda hvorki skráði né
vistaði tölvupóstinn í skjalakerfi en þeir sem hafa
rafrænt skjalakerfi voru líklegri til þess að varðveita
tölvupóst. Aðeins um helmingur svarenda sagðist
prenta tölvupóstinn út til varðveislu og hjá 63%
svarenda er tölvupóstur varðveittur sem rafrænt
skjal hjá viðkomandi starfsmanni. Þessar niðurstöður
benda til þess að þó nokkuð sé af tölvupósti sem ekki
er skráður eða varðveittur hjá opinberum stofnunum
(Þjóðskjalasafn Íslands, 2005).
Lög og reglugerðir
Skjalameðferð í opinberum stofnunum og fyrirtækjum
þarf að taka mið af ákvæðum laga og reglugerða. Helstu
lög og reglugerðir sem vísað var til í rannsókninni eru:
Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, reglugerð
um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994, upplýsingalög
nr. 50/1996, lög um persónuvernd og meðferð
persónuupplýsinga nr. 77/2000, stjórnsýslulög nr.
37/1993, lög um rafræn viðskipti og aðra rafræna
þjónustu nr. 30/2002, reglur nr. 837/2006 um rafræna
vöktun og lög um réttindi og skyldur starfsmanna
ríkisins nr. 70/1996.
Rannsóknaraðferð, gagnasöfnun og þátttakendur
Undirbúningur rannsóknarinnar hófst um miðjan
janúar 2007 og gagnasöfnun fór fram í febrúar til júní
sama ár. Notaðar voru eigindlegar rannsóknaraðferðir.
Þær byggjast á því að rannsakandinn fer á vettvang
og tekur þátt í lífi fólksins en þannig öðlumst við
skilning á því hvernig fólk upplifir hlutina. Lýsandi
gögnum var safnað saman með því að taka sex opin
viðtöl. Opnu viðtölin voru tekin upp á segulband
með leyfi þátttakenda og þau síðan afrituð orðrétt
af bandinu. Með opnum viðtölum (djúpviðtölum)
er átt við viðtöl sem líkjast samtali á milli tveggja
einstaklinga. Viðtölin eru hálfstöðluð, en það þýðir
að rannsakandinn hefur ákveðið fyrirfram hvað
hann ætlar að rannsaka og er búinn að skrifa niður
spurningar, en hann fylgir samt viðmælandanum eftir
(Esterberg, 2002, Kvale, 1996).
Tekin voru viðtöl við sex skjalastjóra eða ábyrgðar-
menn skjalamála hjá þremur ríkisstofnunum og þremur
borgarstofnunum. Reynt var að velja þátttakendur með
það í huga að þeir endurspegluðu fjölbreytileika og var
því leitað að opinberum stofnunum sem sinna ólíkum
verkefnum. Til þess að halda trúnaði við þátttakendur
var öllum nöfnum breytt. Sjá mynd 1.
Mynd 1: Gervinöfn þátttakenda og stofnana.
Stofnanir Nöfn
Ríkisstofnun A Birna
Ríkisstofnun B Ösp
Ríkisstofnun C Hekla
Borgarstofnun D Erla
Borgarstofnun E Hildur
Borgarstofnun F Sigrún