Bókasafnið - 01.10.2008, Blaðsíða 43

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 2008 41
væri vegna þess að stofnunin þyrfti að treysta því að
starfsmenn sinntu sínu hlutverki, en það vantaði í
rauninni eftirfylgnina við hvern og einn starfsmann.
Birna sagði að kröfunum væri ekki fullnægt en
ástandið væri samt að lagast.
Sigrún taldi að kröfum stjórnenda væri nokkurn
veginn fullnægt hjá stofnuninni. Ösp sagði að kröfunum
væri ekki fullnægt en stofnunin stæði sig nokkuð vel
gagnvart öllum stjórnsýslulegum ákvörðunum. Hekla
taldi að kröfunum væri fullnægt að mestu.
Eru stofnanir með verklagsreglur um meðferð
starfsmanna á tölvupósti og hafa þessar reglur
verið kynntar starfsmönnum?
Fimm þátttakendur af sex, í stofnunum B, C, D, E og
F, sögðu að það væru til verklagsreglur um meðferð
starfsmanna á tölvupósti. Birna hjá ríkisstofnun
A sagði hins vegar að það væru ekki til neinar
verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti.
Í fjórum stofnunum, B, C, D og F, voru reglurnar
kynntar starfsmönnum á starfsmannafundi. Í stofnun
E voru reglurnar einungis kynntar starfsmönnum í
tölvupósti. Tvær ríkisstofnanir, B og C, dreifa hand-
bók til starfsmanna en í handbókinni eru allar reglur
stofnunarinnar. Handbókin er líka aðgengileg starfs-
mönnum á rafrænu formi. Borgarstofnanirnar þrjár,
D, E og F, hafa ekki dreift handbók til starfsmanna
en reglurnar eru til í handbók á rafrænu formi. Hjá
ríkisstofnun B þurfa allir starfsmenn að kvitta fyrir
að þeir hafi lesið þær reglur sem settar eru í handbók
stofnunarinnar í hvert sinn sem nýjar reglur eru
gefnar út.
Hvað er gert við tölvupóst úr tölvum
starfsmanna þegar þeir hætta störfum?
Þegar þátttakendur voru spurðir hvað væri gert við
tölvupóst úr tölvu starfsmanns þegar hann hætti
störfum kom í ljós að ábyrgðarmenn skjalamála koma
lítið nálægt þeim málum. Fimm þátttakendur af
sex; Birna, Ösp, Erla, Hildur og Sigrún sögðu að
það væri á ábyrgð yfirmanna að sjá til þess að
tölvupóstur starfsmanna skilaði sér inn í skjalakerfið
áður en starfsmenn hætta störfum. Hekla sagði hins
vegar að gerðir væru þannig starfslokasamningar við
starfsmenn hjá ríkisstofnun C að þeim bæri skylda til
að fara yfir allan sinn tölvupóst og færa allt sem skiptir
máli inn í skjalakerfið. Þegar þátttakendur voru
spurðir hvort þeir teldu að mikilvægum gögnum væri
jafnvel eytt úr tölvum starfsmanna þegar þeir hætta
störfum kom fram hjá þátttakendum í stofnunum A,
B, D og E að það væri mjög líklegt. Hjá stofnunum C
og F töldu þátttakendur hins vegar ekki hættu á því
að mikilvæg gögn týndust þegar starfsmenn hætta
störfum.
Samanburður á stofnunum
Til þess að auðveldara væri að bera saman frásagnir
þátttakenda var búinn til skali. Sjá töflu 1.
Fyrir hvert þema voru stofnunum gefin stig eftir
ummælum þátttakenda á skalanum 1-5. Í töflu 2 má
sjá stig stofnana fyrir hvert þema og samanlögð stig
þeirra.
Ríkisstofnun C fær flest stig eða 56 af 65 mögulegum
og ríkisstofnun B kemur þar rétt á eftir með 51 stig.
Ríkisstofnun A fær hins vegar fæst stig eða 16 stig og
samanlagt eru ríkisstofnanirnar þrjár með 123 stig
af 195 mögulegum. Borgarstofnun F er með 37 stig
af 65 mögulegum, borgarstofnun D með 33 stig og
borgarstofnun E fær 28 stig, fæst stig borgarstofnananna.
Samanlagt eru borgarstofnanirnar þrjár með 98 stig
af 195 mögulegum. Ríkisstofnanirnar eru samanlagt
með 25 stig fram yfir borgarstofnanirnar.
Tafla1: Frásagnir þátttakenda á skalanum 1–5.
Það má draga þá ályktun af niðurstöðum að
meðferð og eftirfylgni við lög og reglugerðir sem
snúa að tölvupósti starfsmanna sé jafnari á milli
borgarstofnana heldur en á milli ríkisstofnana. Enn
vantar þó nokkuð upp á að ástandið sé gott hjá
borgarstofnunum. Hjá tveimur ríkisstofnunum, B og
C, virðist ástandið vera nokkuð gott og meðferð og
eftirfylgni við starfsmenn varðandi lög og reglugerðir
til fyrirmyndar. En hjá ríkisstofnun A virðist ástandið
vera frekar slæmt.
Samantekt og lokaorð
Helstu niðurstöður rannsóknarinnar eru að ekki
virðist vera um að ræða vandamál með varðveislu
tölvupósts sem berst beint á netfang stofnana. Aftur
á móti virðist vera erfitt að fylgjast með varðveislu
tölvupósts sem berst á netföng starfsmanna. Af
niðurstöðum má draga þær ályktanir að í fjórum
stofnunum af sex sé þó nokkur hluti af tölvupósti
sem berst á netfang starfsmanna, og inniheldur
erindi, ekki varðveittur í skjalakerfi stofnananna. Má
því ljóst vera að þessar stofnanir framfylgja ekki
lögum um varðveislu tölvupósts (sjá lög um rafræn
viðskipti og aðra rafræna þjónustu nr. 30/2002; lög
Skali Svör þátttakenda
1 Nei/illa/aldrei
2 Sjaldan/frekar illa
3 Hvorki né/sæmilega
4 Ágætlega/frekar vel
5 Já/vel/oft