Bókasafnið - 01.10.2008, Blaðsíða 54

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200852
• Vaxandi umsvif og aukin efnahagsleg þýð-
ing fyrirtækja sem byggja starfsemi sína að
mestu á upplýsingum af einhverju tagi, s.s.
fjármálafyrirtækja, ráðgjafarfyrirtækja og
fyrirtækja í heilbrigðisþjónustu.
• Sífellt umfangsmeira og flóknara lagaumhverfi
og auknar kröfur um skjalastjórn samfara því.
• Tilurð og útbreiðsla nýrrar tækni, s.s. tölva,
prentara og ljósritunarvéla, faxtækja og
Internets (Saffady, 2004, s. 3).
Eitt mikilvægasta hjálpartæki skjalastjórnenda fyrir-
tækja og stofnana í dag má telja alþjóðlega staðalinn
um skjalastjórn, ÍST/ISO 15489:2001, sem gekk í
gildi árið 2001. Segja má að í staðlinum endurspeglist
þær viðteknu aðferðir við skjalastjórn sem höfðu
verið notaðar frá upphafi en fengu ekki formlegt gildi
fyrr en með útgáfu hans. Sumir hafa tekið svo djúpt
í árinni að segja að með tilurð hans hafi skjalastjórn
verið fest í sessi sem fræðigrein (Stephens, 2001, s. 70).
Staðallinn tekur jafnt til skjalastjórnar hjá opinberum
stofnunum og einkafyrirtækjum þar sem skjöl eru
mynduð eða móttekin og gildir um öll skjöl á hvaða
formi sem er. Mikilvægi hans fyrir skjalastjórn er talið
jafnast á við mikilvægi ISO 9000:2000 staðalsins fyrir
gæðastjórnun. Staðallinn tók gildi á Íslandi þann 1.
maí 2005.
Á Íslandi hafa kröfur um skilvirkni fyrirtækja og
stofnana í rekstri og bætta þjónustu þeirra stuðlað
að úrbótum í skjalamálum en fleira kemur til. Með
setningu Stjórnsýslulaga árið 1993 og Upplýsingalaga
árið 1996 voru gerðar þær kröfur til stjórnvalda að þau
tækju upp kerfisbundna skjalastjórn svo hægt væri að
framfylgja þessum lögum. Í Stjórnsýslulögunum er
m.a. að finna ákvæði um upplýsingarétt almennings
en þar segir að aðili máls eigi rétt á að kynna sér skjöl
og önnur gögn er málið varða og fá afrit af þeim
með ákveðnum takmörkunum þó. Upplýsingalögin
varða rétt almennings til aðgangs að upplýsingum
úr gögnum í vörslu stjórnvalda hvort sem um er að
ræða persónulegar upplýsingar um einstaklinginn
sjálfan eða upplýsingar sem almenningur á rétt til
aðgangs að. Í lögum þessum er beinlínis kveðið á um
að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál sem koma til
meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita
þau með aðgengilegum hætti. Engu að síður er þó enn
verk að vinna hvað varðar skjalastjórn. Samkvæmt
skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um umfang og
eðli rafrænnar skjalavörslu og annarrar rafrænnar
gagnavinnslu hjá opinberum aðilum, er framkvæmd
var árið 2004, fóru um 40% opinberra aðila ekki
að ákvæðum Upplýsingalaganna um kerfisbundna
skráningu mála þrátt fyrir að tæp 10 ár væru þá liðin
frá gildistöku þeirra og þurfa stjórnvöld að beita sér
fyrir úrbótum á þessu sviði (Þjóðskjalasafn Íslands,
2005, s. 12).
Áherslur íslenskra stjórnvalda á sviði upp-
lýsingamála, og þá einkum á sviði rafrænnar stjórn-
sýslu, auka stöðugt mikilvægi skjalastjórnar en þær
birtast m.a. í ritunum Auðlindir í allra þágu – Stefna
ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið 2004 ­
2007 og Framtíðarsýn um rafræna stjórnsýslu 2004
sem unnin voru fyrir forsætisráðuneytið. Aukin
rafræn stjórnsýsla gerir kröfur um gott skipulag
skjalamála og öryggi við meðhöndlun upplýsinga.
Fjölmörg einkafyrirtæki hafa innleitt skjalastjórn,
þótt jafnríkar lagaskyldur séu ekki gerðar til þeirra
og opinberra aðila, m.a. til að tryggja aðgang að
upplýsingum og öryggi þeirra, styðja við gæðastarf
og bæta þjónustu. Félag um skjalastjórn mun áfram
vinna að upprunalegum markmiðum sínum um
eflingu þekkingar og skilnings á sviði skjalastjórnar
þó áherslur breytist með nýrri tækni.
Heimildir:
Félag um skjalastjórn – IRMA (2008). Um félagið. Reykjavík:
Félag um skjalastjórn. Sótt 10. janúar 2008: http://www.irma.is/
Umf%C3%A9lagi%C3%B0/tabid/211/language/en-US/Default.
aspx
Forsætisráðuneytið (2004). Auðlindir í allra þágu: Stefna
ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið 2004­2007. [Reykjavík]:
Forsætisráðuneytið.
Forsætisráðuneytið (2004). Framtíðarsýn um rafræna stórnsýslu.
[Reykjavík]: Forsætisráðuneytið.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir (1998). Félag um
skjalastjórn tíu ára. Bókasafnið, 22, s. 6-7.
Saffady, William (2004). Records and Information Management:
Fundamentals of Professional Practice. Lenexa, Kansas: ARMA
International.
Stephens, David O. (2001). The world´s first international records
management standard. Information Management Journal, 35(3), s.
68–70.
Þjóðskjalasafn Íslands (2005). Rafræn skjala­ og gagnavarsla
ríkisstofnana: Könnun Þjóðskjalasafns á skjalavörslu ríkisstofnana árið
2004. Reykjavík: Þjóðskjalasafn Íslands.
Þátttakendur á fyrsta fræðslufundi starfsársins 2008­2009 hlýða á
fyrirlestur Ingrid Kuhlman um markmiðasetningu. Mynd: Heiðrún
Dóra Eyvindardóttir.