Tölvumál - 01.10.2013, Blaðsíða 4

4
Mannauðsstjórnun er nýlegt fag, en verður sífellt mikilvægara í stjórnun
fyrirtækja. Hörð árferði síðustu ára hefur fylgt frekari nauðsyn þess að
hlúa vel að mannauðnum, en með aukinni starfsánægju fást traustir
starfsmenn sem hafa frjórri hugsun, skila meiri framleiðni, og leggja
meira á sig fyrirtækinu til framdráttar. Útkoman eru ánægðari
viðskiptavinir og minni starfsmannavelta, sem hvort tveggja eru
mikilvægir þættir í afkomu og árangri fyrirtækja. Traust og öflugt
mannauðskerfi er mikilvægt tól þegar kemur að árangursríkri
mannauðsstjórnun; það er tímasparandi, einfaldar allar greiningar og
vinnslur, og minnkar líkur á villum og mistökum í ferlum tengdum
starfskraftinum. Þannig gerir gott mannauðskerfi mannauðsstjóra kleift
að nýta eigin krafta og krafta starfsmanna sinna enn frekar fyrirtækinu til
góðs.
HluTVerk mannauðSSTjóranS
Í grunninn felst mannauðsstjórnun í því að halda utan um málefni
starfsmanna í samræmi við stefnu fyrirtækisins. Mannauðsstjórinn sér til
þess að starfsmannastefnan sé í takt við heildarstefnuna og að innan
fyrirtækisins sé hæft starfsfólk sem getur tekist á við þau verkefni sem
framundan eru. Hann er mikilvægur hluti stjórnendateymisins, enda er
mikilvægt að við stefnumótun sé tekið mið af núverandi hæfileikum,
þekkingu og kunnáttu innan starfsmannahópsins. Ekki er síður
mikilvægt að greina hvort hægt verði að bæta við nýjum starfsmönnum
með þá þekkingu, hæfileika og kunnáttu sem þarf til vinna þau verkefni
sem stefnt er að – nú eða þróa það upp hjá núverandi starfsmannahópi.
Mannauðsstjóri passar upp á velferð bæði einstaklingsins og
heildarskipulagsins þannig að ákvörðunum stjórnenda sem snerta
starfsmenn sé framfylgt svo að mestur árangur og framleiðni náist.
Mannauðsstjórar eru í lykilhlutverki í því að þróa fyrirtæki áfram og ná
árangri.
HVernig nýTaST mannauðSkerfi
fyrirTækinu?
Gott mannauðskerfi er hægt að laga að viðkomandi fyrirtæki, eftir
stærð, umfangi, starfsmannaveltu og viðfangsefni. Mannauðs stjórinn
getur notað kerfið til að halda utan um allar upplýsingar um starfsmanninn
– svo sem þekkingu, hæfileika, kunnáttu og aðstandendur – til viðbótar
við nafn, heimili, fæðingardag og svo framvegis. Laun og kjör eru
sömuleiðis oft hluti af mannauðskerfi, og þar með talið orlof, launatöflur,
lífeyrissjóðs- og stéttar félagsgreiðslur og aðrar vinnslur sem tengjast
fjárhagslegri umbun.
Kerfið auðveldar mannauðsstjóranum ráðningarferlið; býður utanumhald
um starfsauglýsingar og umsóknir, samskipti við umsagnaraðila,
skráningu og samanburð frammistöðu í starfsviðtölum og ráðningu
starfsmannsins. Eins má nýta kerfið til að greina hvar þörf er á öflugra
átaki í ráðningarferlinu, til að mynda ef verið er að ráða í mjög sérhæfð
störf. Í kerfinu má einnig skrá og fylgja eftir verkefnum tengdum
starfsmanni, þekkingarþörf hans, markmiðum, starfsþróun,
frammistöðu, mætingu, hrósum eða umkvörtunum – og jafnvel tiltali
eða öðrum samtölum stjórnanda við starfsmann, sem þarf að vera
formleg söguskráning fyrir. Eins eru stundum skráðir í mannauðskerfið
hlutir í vörslu starfsmannsins, svo sem símar, fartölvur, einkennisbúningar
og aðgangskort. Þannig getur kerfið minnt mannauðsstjórann á að
starfsmaðurinn þurfi að skila þessum hlutum við starfslok.
Öflugt mannauðskerfi getur gefið notendum mismunandi aðgang að
gögnum, svo stjórnendur geti unnið með og skoðað gögn fyrir sína
undirmenn, skráð ráðningabeiðnir og frammistöðuviðtöl, svo eitthvað
sé nefnt. Ekki er verra að gefa starfsfólki aðgang að því að uppfæra
ákveðnar upplýsingar um sjálft sig, og auka þannig líkur á að þær
upplýsingar innihaldi alltaf réttustu gögnin. Um leið minnkar álag á
mannauðsdeild eða mannauðsstjóra, sem geta þá frekar sinnt
verkefnum sem krefjast sérmenntunar þeirra eða reynslu.
Upplýsingarnar í kerfinu flæða að sjálfsögðu á milli kerfiseininga, svo
aldrei þarf að tvískrá upplýsingar, en þar með sparast tími
mannauðsstjórans, og hætta á innsláttarvillum minnkar stórlega.
Gögnin geta líka flætt yfir í önnur kerfi og á innri eða ytri vefi fyrirtækisins
með innbyggðum vefþjónustum og samþættingar möguleikum, svo þar
sé alltaf að finna nýjustu upplýsingar.
af HVerju að noTa mannauðSkerfi?
Það eru fjölmargar ástæður fyrir því að fyrirtæki sem taka mannauðsmálin
föstum tökum taki upp mannauðskerfi, en hér er stiklað á stóru:
• Starfsmannastjórar og aðrir stjórnendur þurfa að fá tól og tæki
til þess að sinna sínu starfi sem best, spara tíma og minnka líkur á
villum við gagnaskráningu og -vinnslu.
• Metnaðarfullir starfsmenn gera kröfu um aðgang að eigin
upplýsingum sem varða fyrirtækið, svo sem skjöl (t.d.
ráðningasamninga, launaseðla og fundargerðir), persónu-
upplýsingar, starfsþróun, þekkingu, hluti í vörslu, starfs- og
launaþróun o.fl.
• Gott aðgengi að tölfræði og öðrum mælingum stuðla að eftirliti,
eftirfylgni og betri árangri. Í góðu mannauðskerfi er hægt að halda
utan um laun, ráðningar, mannauð, fræðslu, þekkingu, markmið,
árangur og fleiri upplýsingar. Stjórnendur þurfa að hafa yfirlit yfir
þessa liði og fylgjast með þróun á þeim til þess að ná fullnægjandi
arðsemi vegna fjárfestingarinnar, enda eru laun stærsti staki
útgjaldaliður flestra fyrirtækja.
• Allt í einu kerfi. Það er mikil hagræðing í því að hafa allar
starfsmannaupplýsingarnar í einu kerfi. Nægilega öflug mann-
auðskerfi bjóða mannauðsdeildinni alla þá virkni sem þau þurfa að
nota, í einni, notendavænni og traustri lausn. Þetta leiðir til aukinna
afkasta deildarinnar þar sem ekki þarf að fara milli mismunandi
kerfa með ólíka flýtilykla eða leiðir til aðgerða og upplýsingaöflunar
eða -skráningar.
faglegri
mannauðSSTjórnun
með aðSToð
TölVuTækninnar
Hólmfríður Steinþórsdóttir, vörustjóri mannauðslausnarinnar H3 hjá
Tölvumiðlun