Tölvumál - 01.10.2013, Blaðsíða 26

26
Frá haustinu 2008 hefur hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana verið í
brennidepli. Mikil áhersla er lögð á tæknivæðingu í viðskiptum með það að
markmiði að skila ábata fyrir viðskiptaaðila. Fagstaðlaráð í upplýsinga tækni
(FUT) og ICEPRO stilltu fyrir þremur árum upp sameiginlegri stefnu um
rafvæðingu viðskiptaferla sem skyldi framfylgja á árunum 2010 til 2012.
Stefnan byggði á þeirri framtíðarsýn að í ársbyrjun 2013 væri grunngerð
rafrænna innkaupa innleidd á Íslandi. Nú þegar þessu tímabili er að ljúka er
rétt að líta um öxl og meta stöðu mála.
koSTir rafrænna reikninga
Fyrir 6-7 árum voru rafrænir reikningar ekki mikið til umræðu. Ósjaldan
heyrðist: „Eru pappírsreikningar eitthvert vandamál? Bara lykla, samþykkja
og greiða, málið dautt„. Til að svara þessu er einfaldast að benda á helstu
kosti rafrænna reikninga:
• Skilvirkt og hnökralaust flæði reiknings frá móttöku til samþykktar og
greiðslu
• Rétt bókun og réttur staður (lykill og kostnaðarstaður)
• Réttari upplýsingar (innsláttarvillur hverfandi)
• Stóraukið öryggi (í samskiptum, við móttöku, skráningu og greiðslu)
• Samræmt útlit (hægt að láta alla reikninga líta eins út)
• Minni áhyggjur af dráttarvöxtum og týndum reikningum
• „Grænt„ og ódýrara en pappír (enginn pappír, enginn flutningur,
ekkert að skanna)
• Auðveldari afstemmingar
• Auknir möguleikar á ýmsum tegundum virðisaukandi þjónustu
Rafrænum reikningum fylgja fleiri jákvæðir eiginleikar sem ekki eru týndir til
hér. Þótt erfitt sé að leggja fullkomið tölfræðilegt mat á ávinning þess að
skipta pappírsreikningi út fyrir rafrænan má gera ráð fyrir að sparnaðurinn
nemi 1-2.000 krónum per reikning. Með hliðsjón af því að árlega flæða á milli
íslenskra lögaðila á milli 30 og 40 milljón reikningar eru tækifæri til
hagræðingar í rafrænum viðskiptaheimi.
Lykillinn að því að atvinnulífið og hið opinbera geti innleitt rafræn viðskiptaferli
með góðum árangri er að ná fram samræmingu á innihaldi og umgjörð
rafrænna viðskiptaskjala, með öðrum orðum, að útfæra „staðla„ eða
„tækniforskriftir„ sem lýsa með nákvæmum hætti hvernig útfæra skuli téð
viðskiptaskjöl. Fagstaðlaráð í upplýsingatækni (FUT) hefur undanfarin ár
unnið markvisst að útgáfu tækniforskrifta fyrir grunngerð rafrænna viðskipta
(GRV) sem byggja á vinnu CEN BII. Grunngerð má líta á sem lágmarkskröfur
sem aðilar gera til skjals t.d. reiknings. Það leiðir til þess að þegar
móttakendur lýsa yfir að þeir geti tekið við reikningi skv. tiltekinni grunngerð,
geta allir sendendur sent þeim reikninga án frekari undirbúnings og á þetta
líka við um einstaklinga. Hjá FUT eru eftirtalin skjöl útgefin eða í vinnslu:
Útgefnar tækniforskriftir
• TS135 – NES 04 – Reikningur
• TS136 – BII 04 – Reikningur
• TS137 – BII 05 – Reikningaferli (Kreditreikningur)
• TS138 – BII 03 – Pöntun
Áætluð útgáfa í september 2013
• TS139 - BII 01 – Vörulisti
Í vinnslu eða til skoðunar
• BII 21 – Viðskiptayfirlit
• BII 06 – Rafræn innkaup
• BII 20 – Tilboðsbeiðni / Útboð
• Tækniforskrift fyrir vörpun á milli EDI og BII
Tækninefndir FUT vinna enn fremur að tækniforskriftum um móttöku- og
flutningsfyrirmæli, greiðslu miðlun og fleiri
atriði sem einnig snerta rafræn viðskipti.
Til að einfalda innleiðingu á stuðn ingi við tækniforskriftir fyrir rafræna
reikninga og hámarka útbreiðslu þeirra hefur Fag staðla ráð í upp lýsinga tækni
(FUT) á síðustu vikum og mánuðum gert eftirfarandi ráðstafanir:
1. Tækniforskriftir skulu vera rafrænar
2. Frjáls og óhindruð dreifing tækniforskrifta (með eðlilegum fyrirvara
um höfundarrétt)
3. „Dreifing án endurgjalds - Notendur þurfa ekki að greiða fyrir
tækniforskriftir (kostuð dreifing)
4. Sett hefur verið upp vefsíða þar sem að hugbúnaðarhús og aðrir
geta sannreynt að viðskiptaskjöl sem byggja á tæknifor skriftum séu
efnislega rétt.
Með þessu eru stór skref stigin í átt að því að gera innleiðingu tækniforskrifta
þægilega og hagkvæma fyrir viðskiptaaðila óháð stærð og umfangi.
Nú þegar hefur stuðningur við tækniforskriftir fyrir rafræna reikninga verið
byggður inn í helstu viðskiptakerfi sem nýtt eru af ríki og atvinnulífi. Enn
fremur er hægt að miðla skjölum út fyrir landsteinana með vissu um að
erlend viðskiptakerfi túlki þau rétt. Þar sem skjölin eru efnislega samræmd
skiptir ekki máli með hvaða hætti þau flæða á milli viðskiptaaðila. Miðlun
rafrænna reikninga er enn að slíta barnsskónum en raunhæft er að ætla að
á næstu 1-2 árum þróist hún til samræmis við kröfur atvinnulífsins þannig að
flestir viðskiptaaðilar verði tengdir saman. Burðarlag viðskiptaskjala og
samræming á tengingum á milli viðskiptaaðila hefur verið viðfangsefni
Evrópusambandsins um nokkurt skeið og gera má ráð fyrir að verkefni á
vegum þess, OpenPEPPOL, leggi grundvöllinn að framtíðarskipan í
reikningamiðlun innan Evrópu.
Opinberar stofnanir og sveitarfélög hafa þegar stigið stór skref í átt að
rafvæðingu viðskiptaferla. T.a.m. hefur Reykjavíkurborg nú þegar náð því
markmiði að taka á móti yfir 30% reikninga á rafrænu formi. Einnig eru
útsendir reikningar þeirra að verða rafrænir. Fram hefur komið að borgin telur
hagræðinguna skila að lágmarki 1.000 kr. á hvern móttekinn reikning og að
árlegur sparnaður vegna þeirra nemi amk. 60-70 milljónum. Þá styttist í að
Fjármálaráðuneytið tilkynni fyrir hönd ríkisins, að allir reikningar til ríkisstofnana
vegna kaupa á vöru eða þjónustu, skuli vera sendir með rafrænum hætti. Og
sífellt fjölgar þeim fyrirtækjum sem setja sér það markmið að fjarlægja allan
pappír og senda og taka við öllum skjölum með rafrænum hætti.
Til að liðka enn frekar fyrir á markaðnum hefur Atvinnuvega og nýsköp-
unarráðuneytið ákveðið að endurskoða reglugerð nr. 598 frá 1998 sem
tekur á útgáfu og miðlun rafrænna reikninga með það að markmiði að skýra
betur ábyrgð og verksvið aðila. Úthýsing einstakra þjónustuþátta verður
auðvelduð og tekið á stöðu aðila sem ekki eru bókhaldsskyldir en vilja senda
eða taka við rafrænum reikningum. Öruggt má telja að í framhaldi af
reglugerðinni komi fram nýjar tegundir þjónustu sem munu liðka enn frekar
fyrir á markaðnum og aðstoða þar með við að ná kostnaði enn frekar niður í
viðskiptum. Tilkoma reglugerðarinnar gerir kleift að nánast útrýma útgáfu
pappírsreikninga hjá einyrkjum og smærri aðilum.
Sú vinna sem lögð hefur verið í útgáfu tækniforskrifta staðfestir að staðlar
skapa í reynd markaði fyrir nýjar tegundir þjónustu sem ekki voru til og fæða
af sér tækifæri til hagræðingar í rekstri og sóknar við atvinnusköpun og ný
viðskiptatækifæri. Þau viðskiptaskeyti sem nú hafa verið stöðluð eru
einungis upphafið. Allt bendir til þess að á næstu árum verði víðtækari kröfur
um samræmingu innan upplýsingatækni og vil ég því hvetja alla til að fylgjast
með og taka þátt í starfi vinnuhópa og tækninefnda hjá FUT og Staðlaráði
Íslands, með það að markmiði að nýta sér staðla og tækni til aukinnar
velferðar.
einföldum ViðSkipTi
Ragnar Torfi Jónasson starfar hjá Landsbankanum og situr í
Framkvæmdaráði FUT