Bókasafnið - 01.10.2008, Blaðsíða 28

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200826
Síðastliðin október sótti ég ARMA (American Records
Management Association) ráðstefnu í Baltimore. Þar
kenndi ýmissa grasa í fyrirlestrum og hér fyrir neðan
er samantekt úr þremur fyrirlestrum sem ég fór á
undir yfirskriftinni Metadata.
Áður en lengra er haldið er rétt að útskýra hug-
takið metadata. Algengasta útskýringin á metadata er
gögn um gögn, nánar tiltekið gögn sem lýsa gögnum
eða segja okkur hvað um sé að ræða. Metadata nýtist
við að finna gögn eftir lýsingu þeirra frekar en stað-
setningu. Íslenska orðið yfir metadata er lýsigögn og
verður það notað héðan í frá.
Fyrstu tveir fyrirlestrarnir fjölluðu um hvað lýsi-
gögn eru. Þegar rafrænt skjal verður til fylgja því frá
upphafi lýsigagnaupplýsingar. Dæmigerð lýsigögn úr
word skjali innihalda til dæmis heiti skjals, stærð þess,
hvenær það var búið til og hvenær því var breytt.
Lýsigögn verða til á tvo vegu, annars vegar eru það
sjálfvirkar kerfisupplýsingar og hins vegar eru upplýs-
ingar eða lýsingar sem við setjum inn sjálf.
Á veraldarvefum taka leitarvélar í sífellt meiri mæli
mið af hvers kyns lýsigögnum. Það er því mikilvægt að
skrá meðvitað lýsigögn með það í huga hvernig eigi að
finna efnið. Auðveldara er að finna vel skráð efni og
það fær meira vægi í leitarniðurstöðum.
Lýsigögn gegna einnig mikilvægu hlutverki í
skjalastjórn. Þau vernda sönnunargildi skjala, tryggja
og stjórna aðgengi, auka skilning og hjálpa til við að
staðsetja gögn.
Áhugaverð aðferð við notkun lýsigagna var tekin
fyrir í fyrirlestri sem fluttur var af Miroslav Sirl.
Hugmynd hans fól í sér að setja rafræn lýsigögn
á pappír. Með því að nota pappír sem miðil fyrir
lýsigögn má komast hjá skjalafalsi. Í dag búum við
yfir fjölbreyttri tækni sem hægt er að nota til þess
að vista stafræn gögn beint á pappír. Fyrirtækið HP
Labs á Indlandi hefur þróað tækni sem gengur út á að
setja vatnsmerki á bakhlið pappírs sem hefðbundinn
Alexandra Þórlindsdóttir
Metadata
Samantekt þriggja fyrirlestra af ARMA ráðstefnunni
í Baltimore 7.­10. október 2007
skanni les merkingu úr með hugbúnaði sem fyrirtæk-
ið hefur hannað. Hægt er að sannreyna upplýsingar í
gegnum vefsíðu á þeirra vegum.
Með þessari tækni er hægt að setja inn upplýsingar
um höfund skjals, fjölda blaðsíðna, leyndar upplýs-
ingar, mynd og rafræna undirskrift sem varpað er á
skjalið sjálft. Einnig má nota punktamynd eða strika-
merki til að setja þessar upplýsingar inn í skjalið sem
skannar eru síðan látnir lesa. Inn í skjalið er hægt að
bæta við upplýsingum um breytingar á skjalinu jafn-
óðum ásamt dagsetningum. Þannig getur viðtakandi
séð í gegnum skanna hvenær skjalinu hafi síðast verið
breytt og af hvaða einstaklingi.
Þó svo að pappír og stafræn gögn komi út úr mis-
munandi umhverfi höfum við tilhneigingu til þess
að meðhönda rafræn gögn eins og þau séu á pappír.
Rafræn gögn búa hins vegar yfir tæknimöguleikum
sem hingað til hafa ekki náð yfir á pappír. Þetta dæmi
hér fyrir ofan er tilraun til þess að nota rafræna tækni
og varpa henni yfir á pappír. Þessi leið gefur okkur
nýja sýn, ekki aðeins á notkun lýsigagna heldur einnig
sterkari tengsl milli rafrænna gagna og pappírsgagna.
Þetta verður sífellt mikilvægara þegar skjalastjórn-
unarkerfin eru að færast frá pappír í rafrænt form.
Á ARMA ráðstefnunni var af mörgu að taka og
komst ég ekki yfir nema brot af því sem í boði var
og vakti áhuga minn. Fjöldi fólks sem kemur að
skjalastjórn safnast þarna saman víðs vegar úr heim-
inum. Fyrir utan fyrirlestra er EXPO sýningin þar
sem hægt er að sjá hvað verið er að bjóða upp á í
hugbúnaði, tækni og geymslulausnum. Ekki má svo
gleyma partíunum þar sem gefst tækifæri til þess að
hitta fólk sem er að fást við sömu áskoranir í sínum
daglegu störfum. Fyrir þá sem hafa áhuga verður
næsta ARMA ráðstefna 20.-23. október í Las Vegas.
Hægt er að lesa nánar um hana á slóðinni: http://
www.arma.org/conference/2008/index.cfm