Bókasafnið - 01.10.2008, Side 40

Bókasafnið - 01.10.2008, Side 40
BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200838 Við gagnagreiningu voru gögnin kóðuð og flokkuð og reynt að draga fram sameiginlega þætti sem finna mátti í frásögnum og lýsingum þátttakenda (Strauss og Corbin, 1998). Meginþemu í gögnunum voru: • Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum mæli og bréfpóstur? • Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur starfs- manna sé varðveittur og er því fylgt eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti tölvupóstinn? • Hvað telja ábyrgðarmenn skjalamála að virki best til þess að fá starfsmenn til að varðveita tölvupóstinn sinn? • Eru haldin námskeið hjá stofnunum og hvernig gengur þeim að varðveita tölvupóstinn? • Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldur sínar varðandi varðveislu tölvupósts og hverjir eiga að upplýsa þá? • Hvernig standa stjórnendur sig sem ábyrgðar- aðilar og hvað geta þeir gert til þess að hvetja starfsmenn? • Hverjar eru kröfur stjórnenda varðandi varð- veislu tölvupósts og er kröfunum fullnægt? • Eru stofnanir með verklagsreglur um meðferð starfsmanna á tölvupósti og hafa þessar reglur verið kynntar starfsmönnum? • Hvað er gert við tölvupóst starfsmanna þegar þeir hætta störfum? Niðurstöður Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum mæli og bréfpóstur? Tölvupóstur sem berst á netfang stofnananna er móttekinn af starfsmönnum skjalasafns í fjórum stofnunum af sex og færður í skjalakerfi stofnananna sé hann þess eðlis að það þurfi að varðveita hann. Tölvupósturinn er síðan sendur áfram á starfsmenn eins og hvert annað erindi. Hjá tveimur stofnunum er tölvupósturinn hins vegar flokkaður í þjónustuveri og sendur þaðan til skjalasafns til skráningar eða á starfsmenn eftir því sem við á hverju sinni. Allar stofnanirnar nema ríkisstofnun B prenta út tölvupóst sem á að varðveita og setja hann í möppur með málum. Það er hins vegar misjafnt hvort tölvupósturinn er prentaður út um leið og hann berst stofnuninni eða um leið og gengið er frá málum til skjalasafns. Ástæðan fyrir því að ekki er prentaður út tölvupóstur hjá ríkisstofnun B er sú að stofnunin hefur átt samstarf við Þjóðskjalasafn Íslands um rafræn skil frá því í janúar 2007. Allur tölvupóstur var prentaður út hjá stofnuninni fram að þeim tíma. Fjórir þátttakendur af sex töldu að það væri þó nokkuð af tölvupósti sem stofnununum ber að varðveita og berst á netfang starfsmanna sem skili sér ekki inn í skjalakerfið. Einn þátttakandi taldi að tölvupóstur væri skráður og varðveittur í jafnríkum mæli og bréf og einn þátttakandi taldi að of mikið af tölvupósti væri skráð og varðveitt hjá stofnuninni. Þegar Birna var spurð hvort hún teldi að tölvupóstur væri varðveittur og skráður í jafnríkum mæli og pappírsskjöl sagði hún: „Tölvupósturinn er svolítið í lausu lofti hjá okkur, nema það sem kemur beint á netfang stofnunarinnar. Það er alveg sama hversu mikið við reynum, það virðist bara fara eftir því hvernig starfsmaður er gagnvart skjalakerfinu hvort tölvupósturinn fari inn í kerfið eða ekki.“ Erla sagðist vera hrædd um að það væri enn mikið af tölvupósti hjá stofnuninni sem ekki skilaði sér inn í skjalakerfið. Hildur sagðist halda að örugglega um helmingur af tölvupósti sem berst á starfsmenn skili sér ekki inn í skjalakerfið hjá stofnuninni. Hún sagði: „Menn líta einhvern veginn ekki á tölvupóst eins og bréf.“ Sigrún sagðist vera viss um að tölvupóstur skilaði sér ekki allur inn í skjalakerfið. „Ég held að við þurfum að fara að hugsa betur um þetta, ég held sko að fólk haldi að tölvupósturinn sé sín einkaeign og finnist hann ekki skipta neinu máli, þannig að það þurfi að varðveita hann í GoPro.“ Ösp sagði að tölvupóstur væri varðveittur og skráður í jafnríkum mæli og bréfpóstur hjá stofnuninni. Hún taldi þó líklegt að það væri eitthvað um að starfsmenn gleymdu að setja tölvupóst undir málin og væru með hann í innboxinu hjá sér. Hekla sagði að það skilaði sér inn of mikill tölvupóstur í skjalakerfið hjá stofnuninni. Hún taldi að ástæðan fyrir því gæti verið sú að verklagsreglur og leiðbeiningar frá Þjóðskjalasafni Íslands væru of einfaldar. Það væru engar leiðbeiningar til frá þeim um hvernig stofnanir ættu að meðhöndla tölvupóstinn, „þannig lagað séð“. Hún sagði: Það liggur hins vegar í augum uppi að tölvupóstur er ekki það sama og bréf. Það er ekki allur tölvupóstur skjal, það þarf að taka afstöðu til hans hverju sinni. Áður fyrr þegar allt var á formi pappírs þá tók skjalastjórinn við póstinum og tók ákvörðun um hann en í dag er ákvörðunin komin í hendurnar á hverjum og einum starfsmanni þegar honum berst tölvupósturinn. Það er slæmt að fá of lítið inn í kerfið og það er líka slæmt að fá of mikið. Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur starfsmanna sé varðveittur og er því fylgt eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti tölvupóstinn? Allir þátttakendur voru sammála um að starfsmenn stofnananna bæru sjálfir ábyrgð á því að tölvupóstur

x

Bókasafnið

Direkte link

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.