Bókasafnið - 01.10.2008, Side 40

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200838
Við gagnagreiningu voru gögnin kóðuð og flokkuð
og reynt að draga fram sameiginlega þætti sem finna
mátti í frásögnum og lýsingum þátttakenda (Strauss
og Corbin, 1998). Meginþemu í gögnunum voru:
• Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum
mæli og bréfpóstur?
• Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur starfs-
manna sé varðveittur og er því fylgt eftir
á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti
tölvupóstinn?
• Hvað telja ábyrgðarmenn skjalamála að virki
best til þess að fá starfsmenn til að varðveita
tölvupóstinn sinn?
• Eru haldin námskeið hjá stofnunum og hvernig
gengur þeim að varðveita tölvupóstinn?
• Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldur sínar
varðandi varðveislu tölvupósts og hverjir eiga
að upplýsa þá?
• Hvernig standa stjórnendur sig sem ábyrgðar-
aðilar og hvað geta þeir gert til þess að hvetja
starfsmenn?
• Hverjar eru kröfur stjórnenda varðandi varð-
veislu tölvupósts og er kröfunum fullnægt?
• Eru stofnanir með verklagsreglur um meðferð
starfsmanna á tölvupósti og hafa þessar reglur
verið kynntar starfsmönnum?
• Hvað er gert við tölvupóst starfsmanna þegar
þeir hætta störfum?
Niðurstöður
Er tölvupóstur stofnana varðveittur í jafnríkum mæli
og bréfpóstur?
Tölvupóstur sem berst á netfang stofnananna er
móttekinn af starfsmönnum skjalasafns í fjórum
stofnunum af sex og færður í skjalakerfi stofnananna
sé hann þess eðlis að það þurfi að varðveita hann.
Tölvupósturinn er síðan sendur áfram á starfsmenn
eins og hvert annað erindi. Hjá tveimur stofnunum
er tölvupósturinn hins vegar flokkaður í þjónustuveri
og sendur þaðan til skjalasafns til skráningar eða
á starfsmenn eftir því sem við á hverju sinni. Allar
stofnanirnar nema ríkisstofnun B prenta út tölvupóst
sem á að varðveita og setja hann í möppur með málum.
Það er hins vegar misjafnt hvort tölvupósturinn
er prentaður út um leið og hann berst stofnuninni
eða um leið og gengið er frá málum til skjalasafns.
Ástæðan fyrir því að ekki er prentaður út tölvupóstur
hjá ríkisstofnun B er sú að stofnunin hefur átt
samstarf við Þjóðskjalasafn Íslands um rafræn skil frá
því í janúar 2007. Allur tölvupóstur var prentaður út
hjá stofnuninni fram að þeim tíma.
Fjórir þátttakendur af sex töldu að það væri
þó nokkuð af tölvupósti sem stofnununum ber að
varðveita og berst á netfang starfsmanna sem skili
sér ekki inn í skjalakerfið. Einn þátttakandi taldi að
tölvupóstur væri skráður og varðveittur í jafnríkum
mæli og bréf og einn þátttakandi taldi að of mikið af
tölvupósti væri skráð og varðveitt hjá stofnuninni.
Þegar Birna var spurð hvort hún teldi að
tölvupóstur væri varðveittur og skráður í jafnríkum
mæli og pappírsskjöl sagði hún: „Tölvupósturinn er
svolítið í lausu lofti hjá okkur, nema það sem kemur
beint á netfang stofnunarinnar. Það er alveg sama
hversu mikið við reynum, það virðist bara fara eftir
því hvernig starfsmaður er gagnvart skjalakerfinu
hvort tölvupósturinn fari inn í kerfið eða ekki.“ Erla
sagðist vera hrædd um að það væri enn mikið af
tölvupósti hjá stofnuninni sem ekki skilaði sér inn í
skjalakerfið. Hildur sagðist halda að örugglega um
helmingur af tölvupósti sem berst á starfsmenn skili
sér ekki inn í skjalakerfið hjá stofnuninni. Hún sagði:
„Menn líta einhvern veginn ekki á tölvupóst eins og
bréf.“ Sigrún sagðist vera viss um að tölvupóstur
skilaði sér ekki allur inn í skjalakerfið. „Ég held að
við þurfum að fara að hugsa betur um þetta, ég held
sko að fólk haldi að tölvupósturinn sé sín einkaeign
og finnist hann ekki skipta neinu máli, þannig að það
þurfi að varðveita hann í GoPro.“
Ösp sagði að tölvupóstur væri varðveittur og
skráður í jafnríkum mæli og bréfpóstur hjá stofnuninni.
Hún taldi þó líklegt að það væri eitthvað um að
starfsmenn gleymdu að setja tölvupóst undir málin og
væru með hann í innboxinu hjá sér. Hekla sagði að það
skilaði sér inn of mikill tölvupóstur í skjalakerfið hjá
stofnuninni. Hún taldi að ástæðan fyrir því gæti verið
sú að verklagsreglur og leiðbeiningar frá Þjóðskjalasafni
Íslands væru of einfaldar. Það væru engar leiðbeiningar
til frá þeim um hvernig stofnanir ættu að meðhöndla
tölvupóstinn, „þannig lagað séð“. Hún sagði:
Það liggur hins vegar í augum uppi að
tölvupóstur er ekki það sama og bréf. Það er
ekki allur tölvupóstur skjal, það þarf að taka
afstöðu til hans hverju sinni. Áður fyrr þegar
allt var á formi pappírs þá tók skjalastjórinn
við póstinum og tók ákvörðun um hann en
í dag er ákvörðunin komin í hendurnar á
hverjum og einum starfsmanni þegar honum
berst tölvupósturinn. Það er slæmt að fá of
lítið inn í kerfið og það er líka slæmt að fá of
mikið.
Hver ber ábyrgð á því að tölvupóstur
starfsmanna sé varðveittur og er því fylgt
eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti
tölvupóstinn?
Allir þátttakendur voru sammála um að starfsmenn
stofnananna bæru sjálfir ábyrgð á því að tölvupóstur