Bókasafnið - 01.10.2008, Síða 41

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 2008 39
sem berst á þeirra netfang og inniheldur erindi sé
skráður í skjalakerfið. Hvort eða hvernig því er
fylgt eftir virðist hins vegar vera nokkuð misjafnt
eftir stofnunum. Þrír þátttakendur sögðust fylgja því
eftir á einhvern hátt að starfsmenn varðveiti og skrái
tölvupóstinn í skjalakerfi stofnunarinnar en hinir þrír
sögðu að því væri ekkert fylgt eftir.
Þegar Hildur var spurð hvernig fylgst væri með
því að starfsmenn skrái og varðveiti tölvupóst sem
berst á þeirra netfang sagði hún: „Já, það er nú það,
það er ekkert fylgst með því … Birna sagði að það
væri ekki nógu gott kerfi á tölvupósti starfsmanna
hjá stofnuninni. Því væri ekkert fylgt eftir hvort
starfsmenn varðveittu tölvupóstinn eða ekki. Sigrún
hafði sömu sögu að segja og sagði: „Það verður bara
að vera á ábyrgð hvers og eins starfsmanns, maður
getur ekki gengið á eftir fólki og sagt þeim það.
Hekla sagðist vera með stöðuga fræðslu, skýrar
verklagsreglur, skýr fyrirmæli og námskeið til þess
að koma því til starfsmanna hvernig þeir eiga
að fara með erindi sem þeim berast. Starfsmenn
stofnunarinnar hafi lítil innbox sem hvetji þá til þess
að skila tölvupóstinum inn í skjalakerfið. Hún sagðist
fylgjast með skjalakerfinu og að ábyrgð starfsmanna
væri vel skilgreind hjá stofnuninni. Ef í ljós kæmi að
einhver einstaka starfsmaður notaði skjalakerfið lítið
væri gripið til aðgerða: „Við höfum alveg gripið til
aðgerða þegar okkur finnst einhver starfsmaður nota
GoPro mjög lítið. Við höfum talað við hann, þannig
að við fylgjumst alveg með því ef það er eitthvað
óvenjulítið sem er að skila sér inn frá einhverjum
ákveðnum starfsmanni“. Ösp sagði að stofnunin legði
mikla áherslu á að starfsmenn geti sjálfir metið hvort
tölvupósturinn ætti að heyra undir málið eða ekki.
Erla sagði að helsta eftirfylgnin fælist í áminningum
til starfsmanna og skjalaviku þar sem starfsfólk væri
minnt á að ganga frá sínum málum. Hún sagði: „Það
sem við þurfum raunverulega og er alveg lykilatriði
það er utanumhald yfirmanna um sína starfsmenn. Að
þeir fylgi því eftir og að starfsmenn fari eftir settum
reglum, sem settar eru um meðferð skjala, almennt hjá
stofnuninni.“
Hvað telja ábyrgðarmenn skjalamála að virki
best til þess að fá starfsmenn til að varðveita
tölvupóstinn sinn?
Þegar þátttakendur voru spurðir hvað þeir teldu
líklegt að virkaði best til þess að fá starfsmenn til að
varðveita tölvupóstinn sinn voru allir sammála um að
fræðsla, upplýsingar og námskeið væri það sem myndi
skila sér best. Birna, Erla, Hildur og Sigrún telja að
það þurfi einnig að eiga sér stað viðhorfsbreyting
hjá starfsmönnum stofnananna gagnvart tölvupósti
svo þeir fáist til þess að varðveita hann. Erla sagði:
„Þetta er svona ákveðin kúltúrbreyting sem verður
að verða í svona stofnunum, svo fólk fái sko þennan
skilning á því að þetta sé raunverulegt skjal ekki bara
tölvupóstur.“ Hildur sagði að það þyrfti örugglega að
verða eitthvert slys, að einhver mikilvæg skjöl týndust,
þá fyrst myndu starfsmenn fást til þess að varðveita
tölvupóstinn sinn.

Eru haldin námskeið hjá stofnunum og hvernig
gengur þeim að varðveita tölvupóstinn?
Það virtist vera mjög misjafnt milli stofnana hversu
oft námskeið voru haldin og hversu fjölbreytt þau
voru. Hjá ríkisstofnun A kom fram að námskeið
um skjalakerfið voru aðallega haldin í byrjun, eða
þegar verið var að innleiða kerfið, en það eru rúm
sex ár síðan. Þegar Birna var spurð hvernig hún
teldi að stofnunin stæði sig við varðveislu tölvupósts
svaraði hún: „Ekki vel, ekki í varðveislu tölvupósts.“
Hildur sagðist vera með mörg námskeið í boði fyrir
starfsmenn um skjalakerfið en engin námskeið hafa
hins vegar verið haldin fyrir starfsmenn um vinnulag
og verklag sem stofnunin setur starfsmönnum. Hildur
sagði að stofnunin stæði sig hvorki vel né illa við
varðveislu tölvupósts. Erla sagðist halda þrjú þriggja
tíma námskeið, tvisvar á ári, fyrir nýja starfsmenn og
væru allir nýliðar skyldugir að sækja þessi námskeið.
Síðan væru haldin upprifjunarnámskeið fyrir eldri
starfsmenn en það væri val hvers og eins hvort þeir
færu á námskeiðin eða ekki. Erla sagðist telja að
stofnunin stæði sig svona sæmilega við varðveislu
tölvupósts.
Sigrún sagði að það væri langt síðan haldið hefði
verið námskeið um skjalamál hjá stofnuninni. Hún
sagði að það væru fáir starfsmenn sem þyrftu að nota
skjalakerfið og auðveldara væri að ganga bara á milli
starfsmanna. Þegar Sigrún var spurð hvernig hún
teldi að stofnunin stæði sig við varðveislu tölvupósts
sagði hún að það mætti alltaf betur gera í öllu
en: „Já, ég held að við gerum það bara ágætlega.“
Hekla sagðist vera með stöðuga fræðslu í gangi, um
skjalakerfið, vinnulagið og verklagið sem stofnunin
setur starfsmönnum. Hún sagðist blanda þessum
námskeiðum saman og þar væru starfsmönnum
kynnt helstu lög sem þeim ber að fara eftir og
hvers vegna stofnunin þurfi að varðveita gögnin.
Allir nýir starfsmenn hjá stofnuninni fá kennslu,
maður á mann, þegar þeir hefja störf. Hekla telur
að stofnunin standi sig frekar vel við varðveislu
tölvupósts. Hún sagði að auðvitað mætti alltaf betur
gera og það sé ekki nóg að setja tölvupóstinn inn í
skjalakerfið, það þurfi líka að setja hann á réttan stað
og því þurfi að vera stöðug eftirfylgni, fræðsla og
utanumhald. Ösp sagði að haldin væru námskeið fyrir
alla nýja starfsmenn stofnunarinnar. Hún sagði að