Bókasafnið - 01.10.2008, Page 53

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 2008 51
Stofndagur Félags um skjalastjórn er 6. desember 1988
og er félagið því tuttugu ára á þessu ári. Frá upphafi
hefur það starfað óslitið að því markmiði sínu að „efla
þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum,
fyrirtækjum og opinberum aðilum, ennfremur að
efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla
að samvinnu þeirra á milli“ eins og kveðið er á um í
lögum félagsins. Þar segir einnig að félagar geti allir
þeir orðið sem vilja vinna að markmiðum félagsins
(Félag um skjalastjórn, 2008). Árið 1998, á tíu ára
afmæli félagsins, voru félagsmenn um 170 talsins en
eru í dag um 230 sem segir meira en mörg orð um
síaukinn áhuga á skjalastjórn og hagnýtingu hennar í
fyrirtækjum og stofnunum.
Stofnun félagsins
Í afmælisgrein, sem Jóhanna Gunnlaugsdóttir og
Kristín H. Pétursdóttir rituðu í Bókasafnið árið 1998,
er greint frá aðdraganda þess að félagið var stofnað
en hann var sá að tíu konur frá ýmsum stofnunum og
fyrirtækjum í Reykjavík, sem kölluðu sig Áhugahóp
um skjalastjórn, komu saman árið 1987 til að ræða
úrbætur og fræðslu í skjalamálum. Þessar konur
voru: Jóhanna Gunnlaugsdóttir, bókasafnsfræðingur
hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir, forstöðumaður
Bóka- og skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I.
Jónsdóttir, kennari í Verzlunarskóla Íslands, Kristín
Ólafsdóttir, bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf.,
Kristín H. Pétursdóttir, forstöðumaður Skjalasafns
Landsbanka Íslands, Ragnhildur Bragadóttir,
for stöðumaður Ameríska bókasafnsins, Svanhildur
Bogadóttir borgarskjalavörður, Una Eyþórsdóttir,
kennari hjá Flugleiðum hf., Stefanía Júlíusdóttir,
kennari í Háskóla Íslands, og Vilborg Bjarnadóttir
stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf. Fyrirmyndina að
formlegri samvinnu þeirra sem vinna við skjalastjórn
sótti hópurinn til ARMA International, alþjóðlegra
samtaka skjalastjórnenda, sem hafa höfuðstöðvar
í Bandaríkjunum. Áhugahópurinn bauð síðan til
stofnfundar þann 6. desember 1988 (1998, s. 6 - 7).
Stjórn og starfsemi
Í fyrstu stjórn félagsins sátu Kristín Ólafsdóttir
formaður og Svanhildur Bogadóttir varaformaður
ásamt Jóhönnu Gunnlaugsdóttur, Kristínu Geirs-
dóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og Ragnhildi Braga-
dóttur. Formenn félagsins hafa verið síðan þau
Svanhildur Bogadóttir, Magnús Guðmundsson, Bjarni
Þórðarson, Alfa Kristjánsdóttir, Kristín H. Pétursdóttir,
Guðný Ragnarsdóttir, Sigurður Þór Baldvinsson,
Alma Sigurðardóttir, Ásgerður Kjartansdóttir, Ing-
veldur Hafdís Karlsdóttir og núverandi formaður,
sem er Ingibjörg Hallbjörnsdóttir.
Frá stofnun hefur stór þáttur í starfsemi félagsins
verið að halda fræðslufundi og námstefnur um
margvíslega þætti á sviði skjalastjórnar. Meðal þeirra
sem komið hafa til landsins og haldið fyrirlestra
og námskeið eru Dr. Mark Langemo, prófessor í
skjalastjórn og upplýsingatækni við University
of North Dakota, David Stephens, ráðgjafi um
skjalastjórn hjá Zasio Enterprises Inc. og fyrrverandi
forseti ARMA, og á síðasta ári var Catherine Hare,
fyrrverandi skjalastjóri Sameinuðu þjóðanna og
lektor í upplýsinga- og skjalastjórn við Northumbria
University í Bretlandi, fyrirlesari á ráðstefnu félagsins
um skjalastjórn í rafrænu umhverfi. Fjöldamargir hópar
og nefndir hafa starfað á vegum félagsins í gegnum
tíðina, s.s. fræðslunefnd, kynningarhópur, orðanefnd,
ritnefnd, staðlahópur, lagahópur og siðanefnd, svo
nokkuð sé nefnt og voru m.a. samþykktar siðareglur
fyrir félagið á síðasta starfsári. Félagið hefur gefið út
fréttabréf árlega og haldið úti vefsíðunni www.irma.is
um starfsemina frá árinu 1998.
Skjalastjórn í nútíð og framtíð
Á síðustu áratugum hefur magn skráðra upplýsinga
margfaldast og má einkum rekja það til eftirtalinna
fimm þátta:
• Aukin umsvif, bæði einkafyrirtækja og
opin berra aðila, og stöðugt flóknara við-
skiptaumhverfi.
• Aukið hlutfall vinnuafls þarf á skráðum
upplýsingum að halda við vinnu sína.
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir
Tuttugu ár liðin frá stofnun
Félags um skjalastjórn