Tölvumál - 01.10.2013, Page 5

5
• Skýrslugerð, starfs- og færnigreining. Mannauðskerfi sem bjóða
upp á bæði fastar skýrslur og lifandi greiningarvirkni gera
stjórnendum kleift að mæla hvort stefnu félagsins og starfmanna sé
framfylgt í takt við áætlanir. Gott mannauðskerfi breytir hráum
gögnum í aðgengilegar upplýsingar sem birtast t.d. í mælaborði
stjórnandans í auðlæsilegum ritum og myndum. Upplýsingarnar úr
mannauðskerfinu eru gríðarlega mikilvægar þegar kemur að
margvíslegum ákvörðunum stjórnenda, og ætti kerfið bæði að geta
gefið gott yfirlit yfir heildarmyndina og boðið upp á að grafa sig
niður í smáatriðin.
Þó svo að þessi listi sé engan veginn tæmandi sýnir hann að gerðar eru
miklar kröfur til góðra mannauðskerfa úr ólíkum áttum innan hvers
fyrirtækis.
HVerjir æTTu að noTa mannauðSkerfi?
Eins og á við um önnur kerfi þarf að skoða hvort mannauðskerfi henti
stærð og gerð fyrirtækisins. Segja má að því stærra sem fyrirtækið er,
því meiri hagræðing náist með mannauðskerfi. Fyrirtæki sem hafa um
eða undir 30 launþega eru yfirleitt með einfalt launakerfi og þá getur
Excel eða eining í Outlook eða Lotus Notes dugað til þess að halda
utan um önnur starfsmannamál. Oftar en ekki eru starfsmannamálin hjá
fyrirtækjum af þessari stærðargráðu í verkahring framkvæmdastjóra
eða fjármálastjóra sem sinna þeim ásamt öðrum verkum, en um leið og
starfsmenn eru fleiri og fyrirtækið hefur starfsmannastjóra þá má
mannauðskerfi ekki vanta.
fjárHagSlegur áVinningur
Að sjálfsögðu eru mannauðskerfi fjárfesting vegna kostnaðar við
uppsetningu og innleiðingu, og reksturs og þjónustu. Því er mikilvægt
að skoða hvar kerfið skilar fjárhagslegum ávinningi.
• Utanumhald starfsmanna einfaldast þar sem sjálfsafgreiðsla
starfsmanna eykst. Tími mannauðsstjórans losnar í aðra hluti þar
sem kraftar hans og sérþekking nýtast betur til að ná fram betri
framleiðni og árangri fyrirtækisins.
• Minni villuhætta í mikilvægum upplýsingum, þar sem
margskráningar eru úr sögunni. Þetta sparar dýrmætan tíma sem
annars væri eytt í að hreinsa upp villur eða taka á afleiðingum sem
oft geta verið kostnaðarsamar.
• Utanumhald um ráðningaferlið frá A til Ö á þægilegan máta flýtir
fyrir ráðningu nýrra starfsmanna, auðveldar birtingu auglýsinga um
laus störf á vef fyrirtækisins, og einfaldar vinnslu og samanburð
umsóknanna. Þannig sparast verðmætur tími stjórnenda,
mannauðsstjóra og vefstjóra, heildarkostnaður við ráðningu
starfsmannsins lækkar og líkur aukast á að besti umsækjandinn
fáist í starfið.
• Sjálfvirk svörun til umsækjenda á netinu tryggir að umsækjendur
gleymast ekki einhvers staðar í ferlinu. Umsækjendur líta á
ófullnægjandi svörun sem vanvirðingu við þá, og þannig varpar
samskiptaleysið skugga á orðspor fyrirtækisins, sem getur haft
víðtækari áhrif. Til dæmis gætu vinsældir þess sem vinnuveitanda
dalað, og þar með verður erfiðara að fá bestu starfsmennina í
starfið.
• Vefþjónustur sem lesa úr mannauðskerfinu og tryggja að t.d.
starfsmannalistinn á innri og/eða ytri vefnum er ávallt réttur. Þannig
sparast tími á skiptiborði, leit að tengiliðaupplýsingum verður
einfaldari og hætta minnkar á að mikilvægur póstur sé sendur á
starfsmann sem er hættur eða hefur fært sig um set. Samskipti
sem þannig fara forgörðum geta leitt af sér óánægju hjá viðskiptavini
eða glötuð viðskiptatækifæri.
• Samanburður árangursmælinga og starfsmanna kostnaðar
getur varpað ljósi á hverjir bestu starfsmenn fyrirtækisins eru og
hverjir eru ekki að skila nægum árangri miðað við kostnað við laun,
þekkingaröflun og annað slíkt. Þannig má stýra mannaflanum
betur, efla viðleitni til að halda í gott fólk, og finna þeim betra hlutverk
sem ef til vill eru réttir menn á röngum stað.
• Viðskiptagreind gefur til dæmis yfirsýn yfir launaþróun eða fjölda
umsókna eftir árum eða deildum. Þannig má skoða hvort laun fylgi
árangri deildarinnar, eða hvort verið sé að auglýsa eftir starfsfólki á
réttum miðlum og á réttan hátt. Í þessum tilvikum og öðrum
svipuðum, sér stjórnandinn fljótt hvort fjármunum sé best varið.
• Gagnaöryggi er fyrirtækjum og starfsmönnum þeirra mikilvægt.
Slakt gagnaöryggi getur haft bæði fjárhagslegar og lagalegar
afleiðingar, en lög um persónuvernd krefjast þess að fyrirtæki
verndi persónuupplýsingar starfsmanna sinna. Betr i
aðgangsstýringar í fullbúnu, vel vörðu mannauðskerfi tryggja öryggi
gagnanna mun betur en þegar ráðningasamningar, áminningar,
launasamtöl og önnur viðkvæm skjöl liggja á víð og dreif á
sameiginlegum tölvudrifum eða skjalaskápum. Söguskráning gerir
svo umsjónarmanni mögulegt að kanna hver hefur skoðað eða
breytt hvaða gögnum og hvenær.
HorfT Til framTíðar
Mannauðskerfi er nauðsynlegt tól fyrir fyrirtæki sem vilja vaxa og bæta
árangur sinn í þeirri hörðu samkeppni sem ríkir í dag, ekki einungis um
markaðshlutdeild eða fjárhagslegan árangur, heldur einnig um besta
starfsfólkið. Öflugur starfsmannahópur er enda einn mikilvægasti
þátturinn í því að framleiða vöru eða bjóða þjónustu í mestu gæðum
með hagkvæmasta hætti. Eins og fram hefur komið gera sífellt fleiri
stjórnendur og starfsmenn kröfu um að slíkt kerfi sé í notkun, með
mismunandi miklum einingum þó. Fyrirséð er að með aukinni
tækniþróun gefist tækifæri til margvíslegrar hagræðingar og aukinna
sóknarfæra með viðbótum á virkni og notkun mannauðskerfa.
Sem dæmi má nefna að færa margvísleg samskipti innan fyrirtækisins
inn í kerfið, svo hægt sé að greina og nýta þau til þekkingardreifingar og
-vörslu. Jafnvel mætti hugsa sér að útfæra slík samskipti á svipaðan
hátt og samskiptamiðla á borð við Facebook og LinkedIn, svo notendur
séu enn líklegri til að vera virkir þátttakendur í framleiðslu og skráningu
þekkingarinnar. Nú þegar eru ráðningarkerfi farin að nýta sér slíka
samskiptamiðla í miklum mæli til að ná til nýrra starfsmanna. Til dæmis
býður veflæga ráðningakerfið The Resumator viðskiptavinum sínum
upp á að deila atvinnuauglýsingum sínum á Facebook, LinkedIn og
Twitter á auðveldan hátt: með tveimur músarsmellum. Kerfið fylgist svo
með vinsældum auglýsinganna á samskipta miðlunum og hvaða
umsækjendur sækja um starfið eftir að skoða auglýsinguna á hvaða
miðli. Ráðningarkerfið Ascendify leyfir starfsmönnum viðskiptavina
Dæmi um mælaborð