Tölvumál - 01.06.1988, Blaðsíða 26

□r. Jón Þór Þórhallsson:
Er skrifstofusjálfvirkni úrelt?
Hvað er skrifstofusjálfvirkni? Orðið kemur ekki
fyrir í orðabók Menningarsjóðs. En sjálfvirkni er
þar að finna og er skýrt þannig, að það sé að
vera sjálfvirkur um vél eða tæki, sem vinnur
fyrirfram ákveðin verk undir stjórn sérstaks
vélbúnaðar. En ef þetta er skrifstofusjálfvirkni,
þá ber ekki mikið á henni á skrifstofum í dag. Ætli
það sé af því, að fyrirtækin hafi ekki náð tökum
á sjálfvirkninni, hafi dregist aftur úr og séu úrelt.
Nei, það er miklu fremur skilgreiningin sjálf, sem
er úrelt. Við þurfum því nauðsynlega að endur-
skoða hana og færa í nútímalegt horf. Þá þarf að
taka tillit til þeirra tækniframfara, sem hafa átt
sér stað og breyttra hugmynda um starfshætti
og vinnuaðstöðu á skrifstofum. Einnig verður
að gæta þess, að ástkæra ylhýra málið verði
ekki undir í sjálfvirknivæðingunni á skrifstofum.
En það er ekki bara á íslandi, sem verið er að
endurskoða skilgreiningu orðsins skrifstofu-
sjálfvirkni. Aðrar og stærri þjóðir eru að fást við
það líka1. En allar þessar endurskoðanir ber að
sama brunni, sem sé að tæknin ein leiði ekki til
aukinnar sjálfvirkni á skrifstof um. T æknin þarf á
manninum að halda til að ákveða hvað gera
skal. Hún er verkfæri mannsins, sem flýtir fyrir
honum og bjargar honum frá því að drukkna í
flóði talna og upplýsinga. Það má kalla þetta
verkaskiptingu milli mannsins og tækninnar.
Sjálfsagt mun þessi verkaskipting eitthvað
breytast með tímanum og meiri framförum. En
það er ekki bara tæknin, sem mun þróast. Kyn-
slóðin sem elst upp við upplýsingatækni, mun
hafa aðra afstöðu til tækninnar og gera meiri
kröfur til hennar sem hjálpartækis en sú sem
varð að tileinka sér hana á fullorðinsárum.
Tæknin mun bjóða nýjungar, sem jafnvel er erf-
itt að láta sig dreyma um í dag. Gervigreindin
svokallaða mun þó skipta miklu máli og gera
tæknina að mun betra hjálpartæki en hún er nú.
Mikil áhersla verður lögð á að gera tæknina
aðgengilegri og meðfærilegri en við eigum að
venjast. Fólk mun ekki miklu lengur sætta sig
við alla þá „latínu" sem tækni og tölvur láta frá
sér fara. Hvert forrit er með sína eigin fram-
setningu skjámynda og leiðbeininga. Framsetn-
26//////////// TÚL VUMfiL
Dr. Jón Þór Þórhallsson er forstjóri SKÝRR og dósent í
upplýsingatækni við Viðskipðtadeild Háskóla íslands.
Hann var formaður Skýrslutæknifélagsins frá 1979til
1983. Jón hefur mikla Þekkingu á tölvutækninni og
notkun hennar. Hann hefur ritað margar greinar um
upplýsingamál. Sjálfvirkni í skrifstofum og þáttur
tölvunnar þar íhefur verið sérstakt áhugaefni hans að
undanförnu.
ingar eru nú næstum því jafnmargar og forritin
eru mörg. í vaxandi mæli gerirfólk kröfur um, að
framsetningarmátinn sé svipaður, þannig að
það sem menn læra og temja sér í einu forriti
nýtist í því næsta líka. Viðbrögð framleiðenda
hljóta því að verða stöðlun á framsetningu skjá-
mynda og annars úttaks. í allri þjónustu er að
verða áherslubreyting í þá átt að spara við-
skiptamanninum sporin. Stefnan hlýtur að vera
sú, að afgreiðsla fari helst fram á einum stað.
Sami starfsmaðurinn þarf því f rá sinni vinnustöð
að hafa aðgang að mörgum hefðbundnum töivu-
kerfum og geta fært sig milli þeirra fljótt og fyrir-
hafnarlaust. Og frá sjónarhóli starfsmanns þarf
þetta að verða eitt heillegt kerfi, upplýsinga-
kerfi starfsmannsins. Hvað viðkemur þægind-
um og meðfærileika, er enginn vafi á því, að sú