Fréttablaðið - 15.02.2008, Page 42

15. FEBRÚAR 2008 FÖSTUDAGUR4 ● fréttablaðið ● ráðstefnur
Jón Hákon Magnússon, stofn-
andi og framkvæmdastjóri
KOM, elsta almannatengsla-
fyrirtækis á Íslandi, segir að
mörgu þurfi að huga þegar
skipuleggja á ráðstefnur og
fundi. Misheppnuð ráðstefna
geti hreinlega lagt orðspor
fyrirtækja, samtaka eða stofn-
ana í rúst og því sé öruggast
að kalla einhverja fagmenn til
verksins.
Ýmislegt þarf að taka með í
reikninginn þegar skipuleggja
þarf ráðstefnur eða fundi, eins og
blaðamaður Fréttablaðsins komst
að raun um þegar hann leitaði til
svarar hjá fyrirtækinu KOM al-
mannatengslum. Starfsfólk KOM
hefur yfirgripsmikla reynslu af
því að ná til fólks og fjölmiðla,
enda fyrirtækið elsta almanna-
tengslafyrirtæki á Íslandi, stofn-
að árið 1986, og hefur aðstoð-
að fjölda fyrirtækja og stofnana
við ráðgjöf um framkomu og fjöl-
miðla.
„Aðalatriðið er að byrja nógu
snemma að undirbúa. Íslending-
um hættir til að bíða fram á síð-
ustu stundu og ætla svo að redda
hlutunum. Það er mjög slæmt
þar sem fyrirtæki geta eyði-
lagt eigið orðspor ef ráðstefna
er misheppnuð. Það eru oft litlu
atriðin sem öllu máli skipta. Þúf-
urnar velta hlassinu,“ útskýrir
Jón Hákon Magnússon, stofnandi
og framkvæmdastjóri KOM al-
mannatengsla, en hann hefur ára-
langa reynslu af störfum á sviði
almannatengsla.
Jón bætir við að gott orðspor
sé ein verðmætasta eign hvers
fyrirtækis, stofnunar eða sam-
taka. Miklu máli skipti að gera
vel og því geti margborgað sig að
fá fagaðila til að koma að verkinu
með einhverjum hætti.
„Þegar við komum að ráðgjöf
þá er mjög misjafnt hvað við
gerum eða hversu mikla aðstoð
fyrirtækin vilja,“ segir Jón um að
starfsemi Kom.
„Við byrjum á að spyrja hvers
eðlis ráðstefnan er og hversu
margir þátttakendur koma til með
að verða. Þá er leitað að hentug-
um vettvangi fyrir ráðstefnuna
ásamt gistirými og ferðatilhögun
ef við tökum skipulagninguna frá
a til ö.“
Jón segir tækni oft til vandræða
á ráðstefnum og fundum og þótt
ýmislegt hafi vissulega breyst til
batnaðar síðan KOM var stofn-
að fyrir 22 árum geti tæknin enn
verið vandamál sem þarfnist úr-
lausnar. Hann rifjar upp atvik þar
sem ráðstefnuhaldarar á Kirkju-
bæjarklaustri lentu í töluverðum
vandræðum þegar pera bilaði í
myndvarpa en myndvarpar voru
hér í eina tíð eitt helsta tækið sem
menn notuðu á ráðstefnum.
„Eini maðurinn sem gat fund-
ið nýja peru og lagað lampann var
bóndi á svæðinu sem leita þurfti
að og eftir tveggja tíma bið var
loksins komin ný pera í lampann
og fyrirlestrar gátu haldið áfram,“
segir Jón.
„Tæknin getur alltaf brugðist
og það er því mjög mikilvægt að
hafa hæft starfsfólk og yfirfara
alla hluti áður en að ráðstefnu
kemur. Það er aldrei gott ef gest-
ir þurfa að bíða meðan verið er að
laga og stilla.“
Jón bætir við að eins sé mikil-
vægt að vanda valið á fyrirlesur-
um og hafa þá sterka í upphafi og
í lokin. Upphaf og endir verði að
vera sterkir pólar. - vaj
Sterkir pólar við upphaf og endi
Jón Hákon Magnússon, stofnandi og framkvæmdastjóri KOM almannatengsla, segir að Íslendingum hætti til að bíða fram á síð-
ustu stundu og ætli svo að redda hlutunum. Það sé mjög slæmt þar sem fyrirtæki geti eyðilagt orðsport sitt ef ráðstefna sem það
heldur utan um misheppnast. FRÉTTABLAÐIÐ/VALLI