Iðnaðarmál - 01.04.1967, Blaðsíða 30

A
Frá vettvangi stjórnunarmála
(|D
Ud
Tímaskipulagning
framkvæmdastjórans
Efftir Peter Drucker
„Einkaritarinn minn hefur strangar fyrirskipanir um að veita engum aðgang nema for-
seta Bandaríkjanna og konunni minni“, segir bandarískur bankaforseti. „Forsetinn
hringir mjög sjaldan, og konan mín hefur vit fyrir sér“. Fáir framkvæmdastjórar geta
gert sér vonir um að jafnast á við þennan stranglega agaða mann eða aðra mikla tíma-
skipulagsmenn á borð við Alfred P. Sloan hjá General Motors — sem ávallt og ein-
göngu gaf sér nægan tíma við ákvarðanir varðandi starfsliðið. En sérhver framkvæmda-
stjóri getur bætt mjög nýtingu sína á þessum dýrmætu og einstæðu gæðum — tímanum.
stjóri — hvort heldur í viðskiptalíf-
inu, opinberri stofnun eða háskóla —
segir mér, að hann ráði yfir meira en
helmingi af vinnutíma sínum, er ég
nokkurn veginn viss um, að hann
hefur raunverulega enga hugmynd
um, í hvað tími hans fer, því að tími
til frjálsra afnota er meðal sjaldgæf-
ustu og dýrmætustu gæða lífsins. Það
er sá tími, sem framkvæmdastjórinn
hefur til eigin umráða til að verja,
samkvæmt eigin mati, til þeirra mála,
sem eru raunverulega mikilvæg. í
starfi með tugum manna úr við-
skiptalífinu hef ég sjaldan rekizt á
meiri háttar yfirmann, sem hefur á
valdi sínu svo mikið sem fjórða
hluta af tíma sínum. Og því hærra
sem yfirmaðurinn er settur í fyrir-
tækinu, þeim mun stærri er sá hluti
af tíma hans, er hann hefur ekki vald
yfir og er ekki varið á hagkvæman
hátt.
Flestir framkvæmdastjórar vita
þetta ekki. Einn forstöðumaður fyrir-
tækis var t. d. algjörlega viss um, að
hann skipti tíma sínum í nokkurn
veginn þrjá jafna hluta — einum
þriðjungnum eyddi hann með fram-
kvæmdastjórum sínum, öðrum með
meiri háttar viðskiptavinum, og hinn
þriðji væri helgaður þjóðfélagsleg-
um störfum eða málefnum. En þegar
ritara var falið að gera skrá yfir það,
sem hann raunverulega gerði á sex
vikna tímabili, komst hann að raun
um, að hann eyddi næstum því eng-
um tíma á þessum sviðum. Skýrslan
leiddi í ljós þá staðreynd, að hann
varði mestum tíma sinum sem nokk-
urs konar hjálparsnati við að rekja
slóð pantana frá viðskiptavinum, er
hann þekkti persónulega, og gera
mönnum sínum í verksmiðjunni
gramt í geði með eilífum símhring-
ingum varðandi þessar pantanir.
(Flestar þessar pantanir gengu sína
leið, hvort sem var, og afskiptasemi
hans hafði aðeins tímasóun í för með
sér, bæði í verksmiðjunni og hjá
honum sjálfum). Þegar hann fyrst
sá tímaskýrsluna, neitaði hann að
trúa henni og kallaði stúlkuna lyg-
ara. Það þurfti tvær skýrslur í við-
bót til að sannfæra hann um, að ekki
sé unnt að treysta á minnið, þegar
um tímanotkun er að ræða.
Þetta tilfelli er alls ekki óvenjulegt.
Það veldur mér stöðugri undrun að
hitta fyrir framkvæmdastjóra, sem
blekkja siálfa sig í þeim efnum,
hvernig þeir áætla tíma sinn, jafnvel
þótt tíminn sé augljóslega þeirra
mikilvægasti forði. Tíminn er, þegar
á allt er litið, einstæður, þar sem
framrás hans er algjörlega ósveigjan-
leg. Flest stór fyrirtæki ráða yfir all-
miklu fé, hægt er að ráða fólk til
starfa, unnt er að auka hráefni og
verksmiðjupláss með einhverjum
hætti — en tíminn er það, sem eng-
inn framkvæmdastjóri getur tekið á
leigu, ráðið til starfa, keypt eða safn-
að í birgðageymslu.
Auk þess er óhj ákvæmilegt, að
mikill hluti vinnudagsins hjá sér-
hverjum framkvæmdastjóra fari for-
görðum. Hann er undir stöðugu á-
lagi að verja tíma sínum á óhagnýt-
an hátt, og þetta álag fer vaxandi
með stærð fyrirtækisins. Sumu af
þessu er ekki hægt að spyrna gegn.
Þegar bezti viðskiptavinur fyrirtækis-
ins hringir, getur sölustjórinn ekki
sagt: „Ég er upptekinn“. Hann verð-
ur að hlusta, jafnvel þótt viðskipta-
vinurinn vilji helzt ræða um efni eins
og bridge-spilið kvöldið áður eða
möguleika einkasonarins til að kom-
ast í hinn eina rétta skóla. Ef for-
stöðumaður sjúkrahúss sækir ekki
fundi allra sinna starfsliðsnefnda,
geta læknar, hjúkrunarkonur eða
tæknimenn fundið til móðgunar. Og
sérhver forstjóri opinberrar stofnun-
ar verður að sýna vakandi athygli,
þegar ráðherrann hringir til að biðja
um upplýsingar, sem hann gæti feng-
ið á fljótari hátt með því að fletta
upp í viðeigandi handbók. Slíkir
tímaþjófar gleypa mikinn hluta af
lífi sérhvers forstöðumanns.
64
IÐNAÐARMÁL