Frjáls verslun - 01.01.2006, Page 106

106 F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 0 6
Við skipulagningu funda eða ráðstefna er mikilvægt að dag-
skráin teygist ekki of langt fram á daginn. „Núorðið er krafa
Íslendinga að vera búnir með verkefni dagsins um klukkan
fimm síðdegis. Vinnumynstur okkar hefur breyst að þessu
leyti. Tíminn að loknum vinnudegi fer í að sinna börnum, fara
í líkamsrækt eða önnur skylduverkefni. Því er mjög mikilvægt
að skipuleggja fund þannig að honum sé lokið klukkan fimm,
ella fer fólk að tínast í burtu af sjálfsdáðum,“ segir Inga Sólnes,
framkvæmdastjóri Gestamóttökunnar ehf.
Inga hefur skipulagt mikinn fjölda ráðstefna á undanförnum
árum fyrir hin ýmsu félagasamtök, fyrirtæki og stofnanir, inn-
lendar sem erlendar. „Á Norðurlöndunum er vinnudegi víðast
lokið klukkan fjögur. Þetta þarf að hafa sérstaklega í huga
við skipulagningu norrænna ráðstefna. Hins vegar er fólk frá
þessum nágrannaþjóðum okkar yfirleitt tilbúið að hefja fundi
dagsins snemma, jafnvel klukkan átta, á meðan okkur Íslend-
ingum hentar betur að byrja klukkan níu, ef um heilsdags fund
er að ræða,“ segir Inga og bætir við að sjálfsagt þyki að enda
góðan fund með svokölluðum léttum veitingum til að spjalla
um viðfangsefnið og hitta mann og annan í fundarlok.
„Stundum taka erlendir ráðstefnugestir börnin með - og þá
þarf að vera dagskrá fyrir þau ekki síður en maka. Einu sinni
fengum við starfsfólk ÍTR okkur til aðstoðar, þeir fóru með
barnahópinn í Húsdýragarðinn og síðan með strætó í Árbæj-
arlaug, þar sem allir fengu pylsur að íslenskum sið að lokinni
laugarferð. Fékk það góðar undirtektir, sem sannar að hlutirnir
þurfa ekki alltaf að kosta mikið svo allir verði ánægðir, það eru
hugmyndaauðgi og áræði sem ráða úrslitum.“
Inga Sólnes, framkvæmdastjóri Gestamóttökunnar ehf.
Mikilvægar tímasetningar við ráðstefnuhald:
Dagskrá sé lokið
klukkan fimm
Ráðstefnuborgin Reykjavík:
Menningarlíf
hefur aðdráttarafl
„Reykjavík er að styrkjast sífellt betur í sessi sem alþjóðleg ráð-
stefnuborg. Bæði þykir borgin og ekki síður Ísland áhugaverður
áfangastaður og sömuleiðis er hér nú komin ágæt aðstaða til að
halda stóra fundi og ráðstefnur,“ segir Svanhildur Konráðsdóttir,
formaður stjórnar Ráðstefnuskrifstofu Íslands og sviðsstjóri menn-
ingar- og ferðamálasviðs Reykjavíkur.
Á síðustu misserum hefur verið unnið nokkuð markvisst
markaðsstarf af hálfu Ráðstefnuskrifstofunnar. Að henni eiga
aðild Reykjavíkurborg, Icelandair og Ferðamálastofa auk um
40 ferðaþjónustufyrirtækja, sem koma með einum eða öðrum
hætti að markaðssetningu og móttöku ráðstefnu- og hvataferða.
Framundan er svo að beina sjónum að þeim tækifærum sem skap-
ast þegar nýja ráðstefnu- og tónleikahúsið í Austurhöfn verður
tekið í notkun haustið 2009.
„Okkur veitir ekkert af tímanum því stórar og fjölmennar ráð-
stefnur kalla á margra ára undirbúning og fundarstaður er gjarnan
ákveðinn með margra ára fyrirvara. Þannig eru þegar farnar að
berast fyrirspurnir vegna ráðstefnuhússins sem sýnir ágætlega
hve mikil þörfin er. Það er jafnframt æ algengara að alþjóðlegum
ráðstefnum hér á landi sé valinn tími í tengslum við Listahátíð
eða Menningarnótt, viðburði sem setja skemmtilegan svip á borg-
arlífið og þykja nú ómissandi. Kröftugt menningarlíf hefur mikið
að segja við markaðssetningu borgarinnar Það sem vinnur gegn
Íslandi á þessum alþjóðlega ráðstefnumarkaði er fyrst og fremst
óhagstætt og hátt gengi krónunnar og
sú ímyndaða fjarlægð, sem margir
sjá okkur í. Á milli Lundúna og
Íslands er aðeins tveggja og hálfs
tíma flug en margir Bretar halda
hins vegar að flugið hingað sé
kannski fjórir tímar og þessum
misskilningi er mikilvægt að
eyða,“ segir Svanhildur Kon-
ráðsdóttir.
Svanhildur
Konráðsdóttir,
formaður stjórnar
Ráðstefnuskrif-
stofu Íslands.