Bókasafnið - 01.10.2008, Side 38

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200836
Útdráttur
Eigindleg rannsókn var gerð í sex opinberum
stofnunum á Íslandi, þremur ríkisstofnunum og
þremur borgarstofnunum. Þátttakendur voru
ábyrgðar menn skjalamála hjá stofnununum. Lýsandi
gögnum var safnað saman með því að taka opin viðtöl
við þátttakendur og þau síðan greind, kóðuð og
flokkuð. Settar voru upp töflur með spurningum og
búinn var til skali á bilinu 1–5 til þess að auðveldara
væri að bera stofnanirnar saman.
Markmið rannsóknarinnar var að afla upplýsinga
um skráningu og meðhöndlun á tölvupósti í rafrænum
skjalakerfum hjá opinberum stofnunum til þess að
varpa ljósi á það hvort stofnanir framfylgi lögum
og reglugerðum um varðveislu tölvupósts. Skoðað
var hvernig stofnununum gengur að varðveita
tölvupóst og hvernig því er fylgt eftir að tölvupóstur
stofnunarinnar og starfsmanna sé varðveittur.
Helstu niðurstöður voru þær að það virðist
ekki vera neitt vandamál með varðveislu tölvupósts
sem berst beint á netfang stofnana. Erfitt er hins
vegar að fylgjast með varðveislu tölvupósts sem
berst á netfang starfsmanna stofnana, og er þess
eðlis að það þurfi að varðveita hann. Niðurstöður
benda til þess að starfsmenn í fjórum stofnunum
af sex skrái ekki eða varðveiti tölvupóst eins og lög
gera ráð fyrir. Kröfur stjórnenda stofnananna um
varðveislu tölvupósts eru í samræmi við lögin en
aðeins tvær stofnanir af sex fullnægja þeim helstu.
Það má draga þær ályktanir af niðurstöðunum að
þær fjórar stofnanir þar sem starfsmenn fara ekki
að lögum varðandi varðveislu tölvupósts hafi ekki
nógu vel skilgreinda ábyrgð starfsmanna innan
stofnunar, of litla fræðslu til starfsmanna (sérstaklega
um lög og reglugerðir), ófullnægjandi stuðning við
skalastjórn frá deildarstjórum/millistjórnendum og
óskýr fyrirmæli til starfsmanna. Það er ekki nóg
að setja lög og reglur, það þarf að fylgja þeim eftir
og kynna þær sannanlega fyrir starfsmönnum. Allir
starfsmenn, bæði deildarstjórar og aðrir, þurfa að
skilja að stofnunin taki lög og reglugerðir alvarlega.
Inngangur
Með tilkomu nýrrar tækni hafa orðið stakkaskipti á
bréfasamskiptum milli fyrirtækja og viðskiptavina
þeirra. Áður fyrr fóru bréfasamskipti að mestu fram
með bréfpósti en í dag er tölvupóstur notaður í meira
mæli en bréfpóstur. Tölvupóstur berst ekki bara á
einn stað innan fyrirtækisins heldur á marga aðila.
Af þessum sökum getur verið erfitt að halda utan
um, skrá og varðveita tölvupóstinn. Fyrirtæki þurfa
að geta kallað fram gögn úr tölvupóstkerfum sínum
ef þörf krefur vegna viðskiptalegra og lagalegra
hagsmuna sinna og er þeim því nauðsynlegt að huga
jafn vel að varðveislu tölvupósts og pappírspóst.
Erlendar rannsóknir sýna að rúmlega helmingur af
tölvupósti fyrirtækja er varðveittur í tölvupósthólfum
starfsmanna og hvorki skráður né vistaður í miðlægt
skjalakerfi. Rannsókn sem gerð var á ríkisstofnunum
á Íslandi (Þjóðskjalasafn Íslands, 2005) sýnir svipaðar
niðurstöður og er þetta sláandi þar sem opinberum
stofnunum er skylt að taka mið af ákvæðum laga og
reglugerða um varðveislu skjala. Þetta bendir til þess
að skráningu og meðhöndlun á tölvupósti sé mjög
ábótavant hjá fyrirtækjum og stofnunum og var því
ákveðið að rannsaka þessa þætti nánar.
Rannsóknin sem hér er greint frá var unnin á
tíma bilinu janúar til september 2007 og var loka verkefni
mitt til BA-prófs í bókasafns- og upplýsingafræði við
Háskóla Íslands. Í rannsókninni var kannað hvernig
opinberar stofnanir skrá og meðhöndla tölvupóst í
rafrænu skjalakerfi. Markmið rannsóknarinnar var að
afla upplýsinga um meðferð tölvupósts hjá opinberum
stofnunum til þess að varpa ljósi á það hvort stofnanir
framfylgi lögum og reglum sem þeim eru settar.
Leitast var við að fá innsýn í hvað stofnanirnar eiga
sameiginlegt og hvernig þeim gengur að halda utan
um tölvupóst fyrirtækisins og starfsmannanna. Þessar
rannsóknarspurningar voru lagðar fram:
1. Hvernig gengur stofnunum að varðveita
tölvu póst?
2. Hvernig er því fylgt eftir að tölvupóstur
stofnunar og starfsmanna sé varðveittur?
Sigríður Ó. Halldórsdóttir
Tölvupóstur opinberra
starfsmanna
Meðferð og eftirfylgni við lög og reglugerðir