Bókasafnið - 01.10.2008, Blaðsíða 42

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200840
helsta fræðsla til starfsmanna væri maður á mann og
væri það mest í kringum tiltektardaginn sem er einu
sinni á ári hjá stofnuninni. Ösp taldi að stofnunin
stæði sig bara vel viðvíkjandi varðveislu tölvupósts.
„Auðvitað má alltaf gera betur en ég tel okkur vera
á góðri siglingu. Málafjöldi í skjalakerfinu hjá okkur
fer stöðugt vaxandi, en það er ekki þar með sagt að
við séum að fá inn fleiri erindi heldur er starfsfólk að
verða meðvitaðra um hvað á að skrá og hvað ekki.“

Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldur sínar
varðandi varðveislu tölvupósts og hverjir eiga að
upplýsa þá?
Allir þátttakendur voru sammála um að það væru
skjalastjórar eða ábyrgðarmenn skjalamála sem ættu
að upplýsa starfsmenn um skyldur sínar varðandi
varðveislu tölvupósts. Þrír þátttakendur töldu að
starfsmenn væru vel upplýstir um skyldur sína í þessu
sambandi, einn þátttakandi taldi að starfsmenn væru
svona í meðallagi upplýstir en tveir þátttakendur töldu
hins vegar að starfsmenn væru ekki vel upplýstir.
Þegar Hekla var spurð hvað væri gert til þess
að upplýsa starfsmenn sagði hún: „Það eru haldin
námskeið, fræðsla og svo er maður náttúrulega bara
leiðbeinandi. Það er náttúrulega bara stór hluti af
starfinu að vera bara innan handar og leiðbeina
og fræða starfsmenn.“ Ösp sagði að starfsmenn
skjalasafns sæju um að upplýsa starfsmenn og Sigrún
sagði að öllum nýjum starfsmönnum væri leiðbeint
um hvernig þeir ættu að nota skjalakerfið og svo
leituðu starfsmenn til hennar ef þeir þyrftu aðstoð.
Erla sagði að starfsmenn ættu að vera vel upplýstir
þar sem það væri margbúið að segja þeim til hvers
væri ætlast af þeim í starfi en það væri bara eins
og þeir gleymdu þessu jafnóðum. Hildur sagði að
starfsmenn væru ekki vel upplýstir. Hún sagði að það
væri ábyrgðarmaður skjalamála sem ætti að upplýsa
starfsmenn en það þyrfti að koma frá yfirmönnum
stofnunarinnar. Hún sagði: „Þetta verður allt að
koma ofan frá.“ Birna sagði að það hefði verið reynt
að upplýsa starfsmenn en það væri bara eins og að
tala fyrir daufum eyrum.
Hvernig standa stjórnendur sig sem
ábyrgðaraðilar og hvað geta þeir gert til þess að
hvetja starfsmenn?
Tveir þátttakendur sögðu stjórnendur standa sig vel
sem ábyrgðaraðilar gagnvart því að farið væri að lög-
um um varðveislu tölvupósts. Þeir voru sammála um
að stjórnendur stofnana þyrftu ekkert að gera til þess
að hvetja starfsmenn til að varðveita tölvupóst, það
væri hlutverk ábyrgðarmanns skjalamála að tryggja að
starfsmenn færu að lögum. Fjórir þátttakendur voru
hins vegar sammála um að æðstu yfirmenn stæðu sig
ágætlega en millistjórnendur væru mjög misjafnir og
oft erfitt við þá að eiga. Þeir töldu að stjórnendur
þyrftu að vera fyrirmynd annarra starfsmanna og þeir
þyrftu að fylgja því betur eftir að millistjórnendur og
undirmenn þeirra færu að lögum.
Hildur sagði að stjórnendur stæðu sig ekki vel
við að tryggja að farið væri að lögum um varðveislu
tölvupósts. Æðsti yfirmaður stofnunarinnar væri
mjög meðvitaður um þessi mál og það væri ekkert
yfir honum að kvarta en hann gæfi sér bara ekki tíma
til þess að hafa þetta í lagi. Deildarstjórar væru mjög
misjafnir og sumir hverjir teldu varðveislu tölvupósts
ekki skipta neinu máli. Erla var sammála Hildi og
sagði það vera mjög misjafnt hvernig millistjórnendur
stæðu sig sem ábyrgðarmenn skjalamála, það færi
alveg eftir hverjum og einum yfirmanni.
Ösp sagði yfirmenn sýna skjalamálum mikinn
áhuga: „Þeir styðja vel við skjalastjórn og það sem
starfsmenn skjalamála eru í rauninni að gera. Þannig
sjá starfsmenn að það er stuðningur við þessi málefni
hjá stofnuninni og að þetta er eitthvað sem þeir
ættu að sinna líka. Hekla sagði að yfirmenn þyrftu
auðvitað að vera fyrirmynd en þeir gætu ekki verið
í öllum störfum sjálfir. „Þeir ráða starfsmann til þess
að sinna ákveðnum verkefnum og mér var falið að sjá
um skjalastjórn. Þar af leiðandi er það mitt verkefni
að tryggja að starfsmenn fari að lögum varðandi
varðveislu tölvupósts.“
Þátttakendur voru einnig spurðir hvort
ábyrgðarmaður skjalamála hefði mikið vægi innan
stofnunarinnar. Hjá ríkisstofnunum tveimur, B og C,
kom fram að ábyrgðarmenn skjalamála hefðu mikið
vægi og stjórnendur sýndu skjalamálum mikinn stuðn-
ing. Í ríkisstofnun A og borgarstofnunum D, E og F
kom hins vegar fram að ábyrgðarmenn skjalamála
hefðu ekki mikið vægi innan stofnunarinnar.
Hverjar eru kröfur stjórnenda um varðveislu
tölvupósts og er kröfunum fullnægt?
Það kom fram hjá öllum þátttakendum að kröfur
stjórnenda um varðveislu tölvupósts væru þær sömu
og gagnvart öðrum skjölum sem ber að varðveita.
Stjórnendur gera kröfur um að skjalakerfið sé notað
og að öll lagaleg skilyrði séu uppfyllt. Hjá þremur
stofnunum kom það fram að þessum kröfum væri
ekki fullnægt. Hjá einni stofnun kom það fram
að kröfunum væri nokkurn veginn fullnægt og hjá
tveimur stofnunum kom það fram að kröfunum væri
fullnægt að mestu.
Hildur sagði að hún væri alveg viss um að þessum
kröfum væri ekki fullnægt. „Það eru enn svo margir
starfsmenn hérna sem líta ekki á tölvupóst eins og
bréf.“ Erla sagðist vera hrædd um að þessum kröfum
væri ekki fullnægt hjá stofnuninni. Hún sagði að það