Bókasafnið - 01.10.2008, Side 44

BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200842
um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985; stjórnsýslulög
nr. 37/1993; upplýsingalög nr. 50/1996). Þessum
niðurstöðum ber nokkuð vel saman við rannsókn
sem gerð var af Þjóðskjalasafni Íslands (2005).
Tölvupóstur sem berst beint á netfang stofnunar
er móttekinn af starfsmönnum skjalasafns eða í
þjónustuveri og færður í skjalakerfið sé hann þess
eðlis að það þurfi að varðveita hann. Starfsmenn
stofnananna eru gerðir ábyrgir fyrir því að tölvupóstur
sem berst á þeirra netfang sé varðveittur í samræmi
við lög og reglugerðir (sjá lög um réttindi og skyldur
starfsmanna ríkisins nr. 70/1996; starfsmannastefnu
Reykjavíkurborgar, e.d.). En í fjórum stofnunum
af sex virðist því ekki vera fylgt nógu vel eftir að
starfsmenn fari að lögum. Fræðsla til starfsmanna um
lög og reglugerðir sem þeim ber að fara eftir virðist
vera mjög lítil og millistjórnendur þessara stofnana
standa sig ekki vel sem ábyrgðaraðilar gagnvart því að
starfsmenn fari að settum reglum um meðferð skjala,
almennt.
Þær tvær stofnanir sem standa sig best varðandi
varðveislu tölvupósts hafa góðan stuðning við
skjalastjórn frá öllum yfirmönnum stofnunarinnar.
Eftirfylgni við starfsmenn er mikil í þessum stofnunum
og stöðug fræðsla í gangi um skjalakerfið, vinnulagið
og verklagið sem stofnunin setur starfsmönnum.
Fimm stofnanir af sex eru með skráðar
verklagsreglur um tölvupóst sem er betri niðurstaða
en kom út í könnun Þjóðskjalasafns Íslands. Fjórar
stofnanir af þeim fimm sem eru með verklagsreglur
um tölvupóst hafa kynnt reglurnar fyrir starfsmönnum
á starfsmannafundi en aðeins ein stofnun lætur
starfsmenn kvitta fyrir því að þeir hafi kynnt sér
reglur stofnunarinnar. Má því segja að það sé aðeins
ein stofnun sem kynnir reglur sannanlega fyrir
starfsmönnum eins og lög gera ráð fyrir (sjá lög
um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga,
nr. 77/2000; Páll Hreinsson, 2001; Persónuvernd,
2006).
Ábyrgðarmenn skjalamála hjá fimm stofnunum
af sex fara ekki yfir tölvupóst með starfsmönnum
þegar þeir hætta störfum. Það eru til reglur hjá
flestum stofnananna um starfslok starfsmanna en
reglunum virðist ekki vera fylgt nógu stíft eftir af
næsta yfirmanni starfsmanns en ábyrgðin liggur þar
samkvæmt svörum þátttakenda. Fjórir þátttakendur
af sex töldu líklegt að eitthvað væri um það að
mikilvæg gögn sem stofnunum ber að varðveita
glatist af þessum sökum.
Mikilvægt er að stofnanir hafi skýrar vinnu-
og verklagsreglur um meðferð tölvupósts, sem og
annarra gagna, og kynni þessar reglur sannanlega
fyrir starfsmönnum. Ábyrgð starfsmanna gagnvart
varðveislu tölvupósts þarf að vera vel skilgreind
og starfsmenn þurfa að vera vel upplýstir um lög
og reglugerðir sem snúa að stofnunum. Hver og
einn starfsmaður þarf að gera sér grein fyrir hvar
ábyrgð hans liggur því stjórnendur verða að treysta
á að starfsmenn fari að lögum og reglum til þess
að stofnunin geti framfylgt lögum. Þess vegna er
Tafla 2: Stofnanirnar bornar saman.
Tafla 2 – samanburður á stofnunum Stig
Stofnanir A B C D E F
Er tölvupóstur varðveittur í jafnríkum mæli og pappírspóstur? 1 4 5 2 3 3
Hvernig er því fylgt eftir að starfsmenn varðveiti tölvupóst? 1 5 5 3 1 1
Eru haldin námskeið um skjalakerfið? 2 5 5 5 5 2
Eru haldin námskeið um tölvupóst? 1 1 1 1 1 1
Hvernig stendur stofnunin sig við varðveislu tölvupósts? 1 5 5 3 3 4
Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldu sína? 1 5 5 3 1 5
Hvernig standa allir stjórnendur sig sem ábyrgðaraðilar? 2 5 5 2 2 2
Hefur skjalastjóri mikið vægi innan stofnunar? 1 5 5 1 1 1
Telur þú að kröfum stjórnenda um varðveislu sé fullnægt? 2 4 4 2 2 4
Eru til verklagsreglur um tölvupóst? 1 5 5 5 5 5
Hafa verklagsreglurnar verið kynntar starfsmönnum? 1 5 4 4 2 4
Hvað er gert við tölvupóst starfsmanns þegar hann hættir? 1 1 3 1 1 1
Er ólíklegt að mikilvæg gögn tapist þegar starfsmenn hætta? 1 1 4 1 1 4
Samtals stig 16 51 56 33 28 37