Bókasafnið - 01.10.2008, Page 44

Bókasafnið - 01.10.2008, Page 44
BÓKASAFNIÐ 32. ÁRG. 200842 um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985; stjórnsýslulög nr. 37/1993; upplýsingalög nr. 50/1996). Þessum niðurstöðum ber nokkuð vel saman við rannsókn sem gerð var af Þjóðskjalasafni Íslands (2005). Tölvupóstur sem berst beint á netfang stofnunar er móttekinn af starfsmönnum skjalasafns eða í þjónustuveri og færður í skjalakerfið sé hann þess eðlis að það þurfi að varðveita hann. Starfsmenn stofnananna eru gerðir ábyrgir fyrir því að tölvupóstur sem berst á þeirra netfang sé varðveittur í samræmi við lög og reglugerðir (sjá lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996; starfsmannastefnu Reykjavíkurborgar, e.d.). En í fjórum stofnunum af sex virðist því ekki vera fylgt nógu vel eftir að starfsmenn fari að lögum. Fræðsla til starfsmanna um lög og reglugerðir sem þeim ber að fara eftir virðist vera mjög lítil og millistjórnendur þessara stofnana standa sig ekki vel sem ábyrgðaraðilar gagnvart því að starfsmenn fari að settum reglum um meðferð skjala, almennt. Þær tvær stofnanir sem standa sig best varðandi varðveislu tölvupósts hafa góðan stuðning við skjalastjórn frá öllum yfirmönnum stofnunarinnar. Eftirfylgni við starfsmenn er mikil í þessum stofnunum og stöðug fræðsla í gangi um skjalakerfið, vinnulagið og verklagið sem stofnunin setur starfsmönnum. Fimm stofnanir af sex eru með skráðar verklagsreglur um tölvupóst sem er betri niðurstaða en kom út í könnun Þjóðskjalasafns Íslands. Fjórar stofnanir af þeim fimm sem eru með verklagsreglur um tölvupóst hafa kynnt reglurnar fyrir starfsmönnum á starfsmannafundi en aðeins ein stofnun lætur starfsmenn kvitta fyrir því að þeir hafi kynnt sér reglur stofnunarinnar. Má því segja að það sé aðeins ein stofnun sem kynnir reglur sannanlega fyrir starfsmönnum eins og lög gera ráð fyrir (sjá lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nr. 77/2000; Páll Hreinsson, 2001; Persónuvernd, 2006). Ábyrgðarmenn skjalamála hjá fimm stofnunum af sex fara ekki yfir tölvupóst með starfsmönnum þegar þeir hætta störfum. Það eru til reglur hjá flestum stofnananna um starfslok starfsmanna en reglunum virðist ekki vera fylgt nógu stíft eftir af næsta yfirmanni starfsmanns en ábyrgðin liggur þar samkvæmt svörum þátttakenda. Fjórir þátttakendur af sex töldu líklegt að eitthvað væri um það að mikilvæg gögn sem stofnunum ber að varðveita glatist af þessum sökum. Mikilvægt er að stofnanir hafi skýrar vinnu- og verklagsreglur um meðferð tölvupósts, sem og annarra gagna, og kynni þessar reglur sannanlega fyrir starfsmönnum. Ábyrgð starfsmanna gagnvart varðveislu tölvupósts þarf að vera vel skilgreind og starfsmenn þurfa að vera vel upplýstir um lög og reglugerðir sem snúa að stofnunum. Hver og einn starfsmaður þarf að gera sér grein fyrir hvar ábyrgð hans liggur því stjórnendur verða að treysta á að starfsmenn fari að lögum og reglum til þess að stofnunin geti framfylgt lögum. Þess vegna er Tafla 2: Stofnanirnar bornar saman. Tafla 2 – samanburður á stofnunum Stig Stofnanir A B C D E F Er tölvupóstur varðveittur í jafnríkum mæli og pappírspóstur? 1 4 5 2 3 3 Hvernig er því fylgt eftir að starfsmenn varðveiti tölvupóst? 1 5 5 3 1 1 Eru haldin námskeið um skjalakerfið? 2 5 5 5 5 2 Eru haldin námskeið um tölvupóst? 1 1 1 1 1 1 Hvernig stendur stofnunin sig við varðveislu tölvupósts? 1 5 5 3 3 4 Eru starfsmenn vel upplýstir um skyldu sína? 1 5 5 3 1 5 Hvernig standa allir stjórnendur sig sem ábyrgðaraðilar? 2 5 5 2 2 2 Hefur skjalastjóri mikið vægi innan stofnunar? 1 5 5 1 1 1 Telur þú að kröfum stjórnenda um varðveislu sé fullnægt? 2 4 4 2 2 4 Eru til verklagsreglur um tölvupóst? 1 5 5 5 5 5 Hafa verklagsreglurnar verið kynntar starfsmönnum? 1 5 4 4 2 4 Hvað er gert við tölvupóst starfsmanns þegar hann hættir? 1 1 3 1 1 1 Er ólíklegt að mikilvæg gögn tapist þegar starfsmenn hætta? 1 1 4 1 1 4 Samtals stig 16 51 56 33 28 37

x

Bókasafnið

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.