Tölvumál - 01.11.2011, Blaðsíða 32
3 2 | T Ö LV U M Á L
Rafrænir reikningar birgja
Áherslan undanfarin ár hefur einkum verið að skapa rafrænar viðskipta-
lausnir sem gera Reykjavíkurborg kleift að taka móti stórum hluta reikninga
frá birgjum rafrænt. Reikningar koma frá 5-6 þúsund birgjum og eru
samtals um 200 þúsund reikningar á ári. Um 23 þúsund reikningar koma
með SPAN-tækni sem tekin var upp árið 2003 en allir birgjareikningar hafa
verið skannaðir inn frá 2003. Tilraunaverkefni með rafræna birgjareikninga
var sett upp haustið 2010 með tækni sem byggir á skeytasendingum á XML/
BII formi. Mjólkursamsalan (MS) sem er einn stærsti birgi borgarinnar var
tilbúinn að taka þátt í tilrauninni frá upphafi en MS sendir Reykjavíkurborg
um 12-13 þúsund reikninga á ári. Tæknilega gekk tilraunaverkefnið vel frá
byrjun og þetta góða samstarf lagði grunninn að því að sífellt fleiri birgjar
hafa bæst í hópinn. Gert er ráð fyrir að rafrænir birgjareikningar verði á
bilinu 50-60 þúsund á næsta ári og við það bætast um 23 þúsund SPAN
reikningar.
Samningar hafa verið gerðir við alla skeytamiðlara vegna tilrauna-
verkefnisins og er miðað við að taka við reikningum frá nokkrum birgjum
frá hverjum skeytamiðlara fyrir sig. Bráðlega verður farið að gera tilraunir
með að senda reikninga frá Reykjavíkurborg í gegnum alla skeytamiðlara.
Stefnt er að því að bjóða síðan út þessa þjónustu þegar tilraunaskeiðinu
lýkur á næstunni.
Rafrænt samþykktarferli
Allir birgjareikningar fara í rafrænt samþykktarferli og almenna reglan er
að tveir samþykkjendur bera ábyrgð á því að reikningur sé samþykktur
til greiðslu. Eftir að reikningur er lagður af stað í samþykktarferli er
enginn greinarmunur gerður á hvort hann á uppruna sinn í rafrænu skjali
eða á pappír. Samþykkjendur bera ábyrgð á því að það sem pantað er
hafi borist í réttu magni og á réttu einingarverði, að umsamdir afslættir
fáist, að reikningur sé rétt lyklaður og bókaður á rétta kostnaðarstöð.
Markmið borgarinnar hvað þetta varðar er að tryggja hnökralausa rafræna
leið reiknings frá birgja til samþykkjanda kaupanda með fullkomnum
bókunarstreng.
Ávinningur
Ávinningur Reykjavíkurborgar er þegar orðinn mikill af því að taka rafrænt
á móti birgjareikningum og kemur fram á margvíslegan hátt. Þetta hefur
Birgir Björn Sigurjónsson,
fjármálastjóri
Reykjavíkurborgar
Ávinningur Reykjavíkurborgar er þegar
orðinn mikill af því að taka rafrænt á
móti birgjareikningum og kemur fram á
margvíslegan hátt.
Krafan um ákveðnar upplýsingar á reikningum
hefur tryggt að reikningar fara strax í
samþykktarferli og öll vinnsla hefur orðið
skilvirkari til hagsbóta fyrir Reykjavíkurborg og
birgjana sjálfa
Ávinningur Reykjavíkurborgar af
rafrænum viðskiptalausnum
bætt verulega bókun reikninga og innsláttarvillur hafa minnkað mjög mikið.
Öryggið í móttöku, skráningu og allri meðferð reikninga hefur stóraukist.
Krafan um ákveðnar upplýsingar á reikningum hefur tryggt að reikningar
fara strax í samþykktarferli og öll vinnsla hefur orðið skilvirkari til hagsbóta
fyrir Reykjavíkurborg og birgjana sjálfa. Greiðslur til birgja eru á tíma og
dráttarvextir afar óalgengir. Hagkvæmni felst líka í bættum afstemmingum og
miklu minni pappírsnotkun sem bæði sparar peninga og er í anda um hverfis-
stefnu borgarinnar. Bæði Reykjavíkurborg og birgjar hennar hafa sparað
umtalsverðar fjárhæðir á þessu fyrirkomulagi. Mesti ávinningurinn liggur þó
sennilega í því að færri starfsmenn þarf til að vinna einfaldari verkefni sem
getur skapað möguleika á sparnaði eða möguleika á að setja fleiri manntíma
í vinnu við ábatasamari verkefni. Nú þegar hefur orðið talsverð fækkun á
starfsmönnum í bókhaldi borgarinnar.
Áframhaldandi þróun
Næsta verkefni er að senda út alla innri reikninga rafrænt og er undir-
búningur á lokastigi. Miðað er við að í lok september 2011 verði allir innri
reikningar orðnir rafrænir, en það eru um 6-8 þúsund reikningar á ári!
Nú er lokið undirbúningi á því verkefni að senda stóran hluta af reikningum
rafrænt til ytri viðskiptavina. Tilraunasendingar hafa tekist með ágætum og
útsending rafrænna birgjareikninga er hafin af fullum krafti.
Reykjavíkurborg er nú þegar í fararbroddi þeirra sem nýta sér rafrænar
viðskiptalausnir á Íslandi. En borgin stefnir lengra. Markmiðið er að nota
rafrænar viðskiptalausnir til að bæta innkaupaárangur, tryggja nýtingu
á umsömdum afsláttarkjörum og koma á samþykktarferli áður en stór
innkaup eru gerð. Þess vegna er verið að hefja tilraun með eins konar
rafrænt innkaupatorg í samvinnu við Evenex.
Árangur Reykjavíkurborgar hefur hingað til byggt á miklu samstarfi við
fyrirtæki og birgja, en svo mun einnig verða í áframhaldandi vinnu við
rafrænar viðskiptalausnir borgarinnar. Mikilvægt er í þessu samhengi að
allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi sameinist um að byggja lausnir sínar á
sömu stöðlum (UNSPSC-staðall), þ.e. stöðlum varðandi skeytasendingar og
vöruflokkun, til að tryggja að hnökralaus innbyrðis viðskipti geti farið fram.
Reykjavíkurborg hefur um árabil unnið að því að innleiða rafrænar viðskiptalausnir til að auka
skilvirkni, bæta þjónustu, bæta innra eftirlit og ekki síst til að lækka kostnað.