Tölvumál - 01.11.2011, Side 34

3 4 | T Ö LV U M Á L
Hagræðing er lykilorð í nútíma viðskiptum. Hvernig er hægt að flýta
viðskiptum og lækka kostnað? Nútíma tækni býður upp á pantanir á Netinu,
greitt er með greiðslukorti og varan berst með póstinum innan fárra daga.
Fyrirtæki og stofnanir nýta sér enn beinskeyttari og fljótvirkari tækni án
þess að nota vefsíður. Þau skiptast á vörulistum, pöntunum og rafrænum
reikningum, sem aldrei þurfa að sjást á pappír.
Rafræn viðskipti hafa tíðkast hérlendis sem erlendis – en lítt á milli landa.
Með tilkomu nýrrar tækni blasa nú við rafræn millilandaviðskipti.Viðskipta-
liðkun (e: Trade Facilitation) er höfð að leiðarljósi. Hún snýst um hvernig
einfalda má aðferðir og eftirlit með vöruflutningi yfir landamæri. Markmiðið
er að lækka kostnað og auka afköst, með því að einfalda og samræma
viðskiptaferla og flæði upplýsinga.
Hræringar í Evrópu
Evrópubúar teljast vera um hálfur milljarður manna, þ.e.a.s. þeir sem búa í
löndum ESB. Innan bandalagsins eru 27 mismunandi lönd hvert með sitt
lagaumhverfi og þar eru töluð 23 mismunandi tungumál. Mikið starf er því
framundan til samræmingar fyrir þessa heild.
Vinnan við að samræma rafræn innkaup innan Evrópu hefur nú staðið í
nokkur ár. Eins og gefur að skilja er hér um gríðarstórt verkefni að ræða og
flækjustigið hátt vegna hinna mismunandi laga og reglna landanna.
Ávinningur
Það sem knýr menn áfram er vitneskjan um þann ávinning sem hægt er að
ná. Fjöldi útgefinna reikninga í Evrópu eru taldir vera um þrír milljarðar í ár
(2011) en fjöldi þeirra fer vaxandi. (Heimild: Grænblöðungur). Flestir reikn-
inganna eru gefnir út á pappír, aðeins lítill hluti berst rafrænt, enn sem
komið er. Ávinningur rafrænna reikninga er talinn vera 1-2% af veltu.
(heimild: Billentis 2011) Útgáfa rafrænna reikninga kostar innan við helming
af útgáfu pappírsreikninga. Sjá nánar útreikninga PWC hér að neðan.
Rafræn innkaup verða ekki tekin upp nema með innleiðingu nokkurra
rafrænna skjala, sem öll tengjast innkaupum. Heppilegast er að byrja á
rafrænum reikningum, enda gilda sérstök lög um útgáfu og varðveislu
reikninga. Rafræn pöntun er skjal sem tengist reikningi með beinum hætti,
enda nýtast gögn pöntunar við reikingagerðina. Pöntun byggist síðan á
upplýsingum í vörulista, sem þá er þriðja skjalið sem kemur til sögunnar.
Þessi varðveisla upphafsgagna er lykillinn að þeim sparnaði sem fæst með
notkun rafrænna skjala.
Þann 25. maí s.l. var haldinn eins dags vinnufundur um “rafræn innkaup á
örðugum tímum”. Fundurinn var haldinn á vegum e-Practice vefgáttarinnar
og nefndist á ensku: “eProcurement in the time of economic crisis”
Örn S. Kaldalóns, framkvæmdastjóri ICEPRO
Rafræn viðskipti til aukinnar
hagræðingar
Rafræn viðskipti hafa tíðkast hérlendis
sem erlendis – en lítt á milli landa. Með
tilkomu nýrrar tækni blasa nú við rafræn
millilandaviðskipti.
Margir koma að innleiðingu rafrænna
innkaupa innan Evrópu, enda er verkefnið
viðamikið og flókið
Þrír fundarmanna fjölluðu m.a. um:
• Lækkun kostnaðar um 50-60% með rafrænum innkaupum
• 4,6 milljarða evra sparnað Spánverja af rafrænum innkaupum
• Rafræn innkaup án landamæra, með PEPPOL
Price Waterhouse Coopers tók saman lækkun kostnaðar af rafrænum
reikningum, miðað við pappírsreikninga. Kostnaðurinn er sýndur glögglega
á línuritum þeirra, sjá heimild neðar.
Móttakandi rafræns reiknings getur reiknað með 60% lækkun kostnaðar,
vegna skráningar og yfirlestrar sem falla niður, en einnig vegna ódýrari
skjalavistunar.
Sendandi rafræns reiknings má reikna með 50% lækkun kostnaðar, því
ekki þarf að senda pappírinn í pósti og skjalavistun er ódýrari. Heimild:
FRADE.PPT
Hér er samantekt úr línuritum ræðumanna, lesendum til hægðarauka:
Kostn. í evrum Pappír Rafrænt
Móttaka reiknings 1.10 0.00
Skráning 3.00 0.00
Yfirlestur 4.00 1.20
Samþykki 2.50 2.00
Greiðsla 4.80 2.00
Skjalavistun 2.20 0.80
Tölvuvinnsla 0.00 0.70
Samtals 17.60 6.70
Útgáfa reiknings:
Prentun 3.90 0.00
Ítrekun 0.50 0.40
Innheimta 4.50 3.00
Skjalavistun 2.20 0.80
Tölvuvinnsla 0.00 0.50
Samtals 11.10 4.70
Nefndar voru athyglisverðar tölur um kostnað og ávinning Spánverja, sem
reikna sparnað sinn upp á 4.625.000.000 evrur. Sundurliðunina má finna
hér: CANNO.pdf. Spánverjar telja sig hafa um 10% af veltu ESB. Samkvæmt