Fréttatíminn - 30.09.2016, Blaðsíða 69

PROevents vinnur allar tegundir af viðburðum, hvort sem það snýr
að starfsmanninum eða að viðskiptavinum fyrirtækisins. Inn á við
geta þetta t.d. verið árshátíðir, starfsdagar og hópefli. Oft er unnið
með alls kyns innri mál s.s. þegar verið er að takast á við breytingar
innan fyrirtækisins, viðbrögð við vinnustaðargreiningu o.s.frv. en
alltaf matreitt með góðri blöndu af skemmtilegum uppbrotum. Einnig
geta þetta t.d.verið opnanir nýs húsnæðis eða fyrirtækja, ýmsar ferðir
starfsmanna, eins og óvissuferðir og hvataferðir af öllu tagi. Út á við
geta þetta t.d. verið ráðstefnur, fundir, viðskiptavinaboð og afmæli.
Hreinlega allt á milli himins og jarðar.
Allar tegundir viðburða
FÖSTUDAGUR 30. SEPTEMBER 2016 5 RÁÐSTEFNUR&HÓPEFLI
Valinn maður Í hverju rúmi hjá Proevents starfa ekki bara Jón og Ragnheiður: stór hópur
öflugra starfsmanna kemur að hverjum viðburði, auk hjónanna. Mynd | Ímynd/Guðmundur
Samhent hjón Ragnheiður og Jón hafa bæði yfirgripsmikla reynslu af hvers kyns
viðburðastjórnun og hafa öflug tengsl við viðskiptalífið. Mynd | Hari
Unnið í samstarfi við Proevents
Hjónin Jón Þórðarson og Ragnheiður Aradóttir hafa rekið viðburðafyrirtækið PROevents um árabil við
góðan orðstír. „Okkar markmið er
að veita persónulega þjónustu og
að sami aðilinn fylgi viðburðum frá
fyrstu hugmynd til framkvæmdar
viðburðar. Þannig náum við að skilja
þarfir og langanir viðskiptavina
okkar og framkvæma samkvæmt
því óháð því um hvernig viðburð er
að ræða,“ segir Ragnheiður. Þau fái
gjarnan ummæli eins og; „þið eruð
næm fyrir okkar þörfum“. „Fyrir-
tækið hefur vaxið hratt og sífellt
bæst í hóp föngulegra viðskipta-
vina sem margir eru á meðal helstu
fyrirtækja landsins,“ segir Jón
og Ragnheiður bætir við að þetta
gætu þau ekki nema vegna þess
stóra hóps af færu fólki sem starfar
með þeim. Ímyndin er alltaf að veði
þannig að þau hafi frá upphafi valið
af kostgæfni allt starfsfólk og alla
samstarfsaðila sína. „Það hefur
tekist vel og fólkið okkar hefur ít-
rekað fengið mikið hrós fyrir sína
vinnu,“ segir Jón. Algengt er að í
viðburðum séu þau með frá 2 upp í
20 starfsmenn fyrir utan aðkeypta
aðila eins og veitingaþjónustu,
tæknimenn og listamenn enda eru
viðburðirnir frá mjög stórum niður
í smáa.
Vandleg þarfagreining
Í upphafi skipulagningar leggja Jón
og Ragnheiður mikið upp úr því að
hitta viðskiptavininn og gera vand-
Hver viðburður
eins og frumsýning
Við komum með „extra-kryddið“
lega þarfagreiningu fyrir viðburðinn
sem er hans gjörningur og snýr að
ásýnd viðkomandi fyrirtækis bæði
innávið og útá við. „Okkar hlut-
verk er að láta viðskiptavininn líta
enn betur út, að hjálpa honum að
standa undir þeim skilaboðum sem
hann vill senda frá sér. Ef þetta er til
dæmis viðburður fyrir viðskiptavini
fyrirtækis þá er það tilfinningin sem
situr eftir sem mestu máli skiptir og
veldur því að þetta fyrirtæki verði
efst í huga viðskiptavinarins þegar
velja á vöru og þjónustu. Við erum
aðilinn bak við tjöldin“.
Hver viðburður frumsýning
Að sögn hjónanna er við-
burðastjórnun svo miklu meira en
að panta sal og ákveða veitingarnar,
hugsunin þarf að rista mun dýpra
en svo enda sjái viðskiptavinir sér
mikinn hag í að nýta sér þjónustuna
sem sparar þeim mikinn tíma og
fyrirhöfn, þeir geti sjálfir notið við-
burðarins áhyggjulausir. „ Viðburður
er hluti af því hvernig skilaboð
fyrirtækið vill senda frá sér, annað
hvort inn á við eða út á við,“ segir
Ragnheiður og Jón tekur undir það.
„Ímyndin sem fyrirtækið vill sýna
skiptir miklu máli, það eru alltaf
einhver skilaboð falin í hverjum
viðburði.“ Jón hefur langa reynslu
úr sýningarstjórn í leikhúsi þar sem
ekkert má fara úrskeiðis. Hann seg-
ir nauðsynlegt að halda vel utan um
hvert einasta smáatriði, hafa algjöra
yfirsýn og horfa á hvern einasta
viðburð sem frumsýningu, enda er
hver viðburður einstakur.
Sífellt að prófa eitthvað nýtt
Proevents klæðskerasníðir hvern
einasta viðburð að viðskiptavinin-
um í hvert sinn. „Það felur í sér að
setja saman lausnir sem við höfum
notað áður eða við þróum okkur
áfram með honum og förum í nýjar
víddir. Við erum sífellt að prófa eitt-
hvað nýtt,“ segir Ragnheiður og Jón
tekur við: „Við hjálpum viðskipta-
vininum að finna út hvernig viðburð
hann vill, hvað hentar best og hvert
markmiðið með honum sé. Stundum
er hann með skýrar hugmyndir um
það annars þróum við hugmyndina
með honum frá grunni.“ Þau segja
að það þurfi að horfa á svo marga
þætti; á frumleikinn að vera í fyrir-
rúmi, á að koma á óvart eða á þetta
að vera hefðbundið? Fyrirtæki eru
svo ólík o.þ.a.l. menningin innan
þeirra. Eitt fyrirtæki getur verið
opið fyrir öllu á meðan annað er
íhaldssamara, það þurfi að sjálf-
sögðu taka tillit til þessa. „Okkar
markmið og mottó er að koma með
þetta extra krydd sem gerir við-
burðinn sérstakan,“ segja þau.
Hjónin segja að niðurstaða vel
heppnaðs viðburðar hjá fyrirtæki
geti skipt sköpum um framgang
þess. Hann eflir starfsandann og
áhuga starfsfólks á að ná bestun og
helgun í starfi. „Það er ekki nóg að
starfsmenn upplifi að það sé alltaf
fjör í vinnunni, það skiptir miklu
máli að það sé verið að gera hluti
af hugsjón, með tilgangi og að allir
gangi í takt.“
Þegar fólk
hefur fundið
sína lausn tekur okkur
innan við tíu mínútur
að gera starfsstöðina
klára og hægt er að
hefja störf undir eins.
Frábær skrifstofuaðstaða
og allt innifalið
Sveigjanleiki og þægindi
Unnið í samstarfi við ORANGE
ORANGE býður einstakling-um, litlum og millistórum fyrirtækjum upp á fullbúna skrifstofuaðstöðu, funda-
herbergi og vinnurými án þess að
þurfa að eyða tíma, fé og fyrirhöfn í
yfirbyggingu,“ segir Tómas Hilmar
Ragnarz, framkvæmdastjóri OR-
ANGE.
Tómas segir hugmyndafræðina
að baki Orange einfaldlega vera
þá að viðskiptavinirnir þurfi ekkert
að gera nema velja sér heppilega
aðstöðu, mæta og stinga tölvunni
í samband. „Allt annað er klárt og
við bjóðum upp á alla þá þjónustu
sem er nauðsynleg skrifstofu- og
fyrirtækjarekstri. Þegar fólk hefur
fundið sína lausn tekur okkur innan
við tíu mínútur að gera starfsstöð-
ina klára og hægt er að hefja störf
undir eins.“
Orange leggur einnig mikinn
metnað í að öll umgjörð og aðstaða
sé þægileg og eins og best verður
á kosið. Þannig er til dæmis boðið
upp á sturtur, stæði fyrir reiðhjól,
hleðslustöðvar fyrir rafmagnsbíla
og móttöku sem getur séð um sím-
svörun sé þess óskað.
Tómas segist leggja áherslu á að
eiga alltaf laus rými og þannig sé
Orange til staðar ef eitthvað óvænt
kemur upp á hjá fyrirtækjum. „Leki,
bruni, mygla eða hvað sem er, þá er
hægt að leita til okkar og við erum
með skrifstofuna tilbúna.“
Sveigjanleiki í fyrirrúmi
„Leigutíminn hjá okkur er eins
sveigjanlegur og hugsast getur, allt
frá hálfum degi upp í þrjú ár. Rýmin
eru í ýmsum stærðum og við lögum
okkur að þörfum hvers og eins. Þú
getur líka verið bara með dagsskrif-
stofu, jafnvel bara aðstöðu í „loun-
ge-inu“ okkar sem er tilvalið fyrir þá
sem eru mikið á ferðinni og vantar
aðsetur til að hitta fólk.“
Á öllum hæðum eru huggulegar
kaffistofur, prentarar, skannar og
allt sem þarf til rekstrarins. „Hægt
er að greiða fyrir hvert skipti eða
mánaðar- eða ársgjald. Hver sem
samningstíminn er fær fólk einfald-
lega aðgangspassa sem gildir alls
staðar þar sem ORANGE er með
skrifstofur sem er eins og staðan
er núna við Ármúla og Tryggva-
götu. Í haust opnar svo Orange
Warehose í Skútuvogi og Orange
Express í Skipagötu 9 á Akureyri
í janúar. Stefnt er að því að fjölga
stöðum í nánustu framtíð, bæði inn-
an höfuðborgarsvæðisins og utan
þess, og þjónusta þannig stærra
svæði.“skrifstofunnar eða fá annað
rými sem hentar betur, annað hvort
tímabundið eða alveg. Þetta gerum
við samdægurs,“ segir Tómas.
Tómas Hilmar Ragnarz,
„Leigutíminn hjá okkur er eins
sveigjanlegur og hugsast getur.“