Skinfaxi - 01.01.2020, Blaðsíða 24

24 S K I N FA X I
Félagasamtök, fyrirtæki og stofnanir um heim
allan hvetja nú starfsfólk sitt til þess að breyta
vinnuháttum sínum og vinna til skiptis á skrifstofu
og heima hjá sér til að hindra frekari útbreiðslu
kórónaveirunnar sem veldur COVID-19. Þetta
er vel hægt, það þarf ekki að fara lengra en að
tölvunni til að hitta vinnufélagana.
Tækni, sem auðveldar fjarvinnu, hefur fleygt fram síðustu ár. Kostir fjar-
funda eru þeir, meðal annars, að þeir geta aukið skilvirkni með því að
lágmarka ferðatíma ásamt því að minnka koltvíoxíðslosun af völdum
ferða.
Í gegnum samvinnutólið Microsoft Teams er hægt að bjóða sam-
starfsfólki í spjall, myndfundi, hægt að deila með því og vinna með
skjöl og það geta margir gert á sama fjarfundinum.
Microsoft hefur lagt lóð sitt á vogarskálarnar vegna COVID-19. Fyrir-
Breyttir tímar kalla á fjarvinnu
Hvernig er boðað til
fundar í gegnum Teams?
Ein leiðin til að skipuleggja fund í Outlook-dagatalinu er gera það
að Teams-netfundi og bjóða þátttakendum á fundinn.
Einnig er hægt að gera þetta í Teams-dagatalinu.
Þetta eru einföldustu leiðirnar ef boða á fáa einstakl-
inga á fund eða ef ekki er til Teams-hópur fyrir. Önnur
leið er sú að búa til Teams-hóp og skipuleggja fjar-
fund sérstaklega fyrir þann hóp. Þeir sem eru í þeim
hópi eru þá boðnir sjálfvirkt á Teams-fundinn. Þetta er
einfaldasta leiðin fyrir hópa sem funda t.d. reglulega.
Á heimasíðu upplýsingatæknisviðs Háskóla Íslands
er að finna hagnýtar og nákvæmar leiðbeiningar um
Teams (https://uts.hi.is/teams_fjarfundir). Starfsfólk
UMFÍ er einnig ávallt boðið og búið til þess að miðla
og deila upplýsingum.
Fjarfundir UMFÍ
Þjónustumiðstöð UMFÍ hefur innleitt Microsoft Teams á þessu
ári. Fundir stjórnar UMFÍ og nefnda UMFÍ hafa undanfarið farið að
nær öllu leyti fram á netinu. En hvað þarf að hafa í huga svo að fjar-
fundur geti farið fram á árangursríkan hátt og þannig að allir komi
sínu að?
• Bjóðið upp á prufufund fyrir þá sem eru að fjarfunda í fyrsta
skipti.
• Skráið ykkur inn á fundinn 10−15 mínútum áður en hann á að
hefjast. Nýtið tímann til þess að stilla myndavél, hljóð og fleira.
• Setjið skýr hlutverk. Veljið fundarstjóra og ritara.
• Forðist að halda fjarfundi í fundarsölum. Til að hámarka gæði
fundarins á hver að sitja við sína tölvu.
• Tryggið gott netsamband. Stundum er áreiðanlegri tenging í
gegnum netsnúru en WiFi.
tækið býður nú, til viðbótar við fría áskrift af Teams, fría sex mánaða
áskrift að fullri útgáfu af Office 365 E1 með Teams. Það er gert til að
hjálpa starfsfólki félagasamtaka sem eru ekki með áskrift að dýrum
tæknilausnum. Með því styður Microsoft við félagsstarf og gerir fleirum
kleift að vinna saman.
• Notið vönduð heyrnartól sem þið hafið notað áður.
• Notið myndavél til persónulegra samskipta. Stillið hana í
augnhæð.
• Hafið ljósgjafa fyrir framan ykkur og forðist baklýsingu.
• Notið spjallþráð fyrir spurningar, stuttar athugasemdir,
netslóðir og fleira.
• Deilið skjánum ykkar þegar þið eruð með kynningar.
Sýnið skjöl í vinnslu o.s.frv.
• Réttið upp hönd þegar þið viljið fá orðið (ef þið notið
myndavél).
• Slökkvið á hljóðnema þegar aðrir fundargestir tala, til þess
að lágmarka truflun.
(Upplýsingar eru fengnar frá Umhverfisstofnun)