Tölvumál - 01.07.2000, Blaðsíða 27

Gögn verða a<S uppiýsingum
Gögn verða að upplýsingum
Lykilatriði í rekstri nútíma fyrirtækja
Björn Þór Jónsson
Gögn flestra fyrir-
tækja í dag eru skráð
og geymd í tölvum.
Ef gögnin tapast er í
flestum tilfellum um
óbætanlegt tjón að
ræða. Tímabundinn
skortur á gögnum
getur leitt til rekstrar-
stöðvunar
Vaxandi samkeppni og hraði í öll-
um viðskiptum gerir auknar kröf-
ur til stjómenda fyrirtækja. Þeir
þurfa að hafa góða yfirsýn og vera fljótir
að grípa til aðgerða ef nauðsyn krefur. En
til að geta tekið markvissar ákvarðanir
þurfa stjómendur upplýsingar. Þær þurfa
að vera aðgengilegar og auðfengnar og
veita stjómendum nauðsynlega yfirsýn.
Gögn flestra fyrirtækja í dag eru skráð
og geymd í tölvum. Ef gögnin tapast er í
flestum tilfellum um óbætanlegt tjón að
ræða. Tímabundinn skortur á gögnum get-
ur leitt til rekstrarstöðvunar. Slíkt tjón er
alltaf óásættanlegt. Fagleg högun gagna
getur komið í veg fyrir slík slys.
EJS býður upp á alhliða ráðgjöf, hönn-
un, uppsetningu og þjónustu við gagna-
söfn fyrirtækja. Einkum hefur verið um
að ræða þrenns konar verkefni: Gagna-
högunarúttektir, verkefni á sviði stjóm-
endaupplýsinga og OLAP, og rekstrar-
þjónustu.
Gagnahögun
Gagnahögun er ráðgjafarþjónusta sem
miðar að því að tryggja öryggi og góða
umgengni um gögn í fyrirtækjum og
stofnunum. Slík högun hentar bæði í stór-
um og litlum fyrirtækjum.
Rekstur fyrirtækja er skráður á tölvur -
hið íslenska þjóðfélag hefur nefnilega
breyst mikið á síðustu árum ekki síður en
önnur þjóðfélög hvað tölvur og tölvunotk-
un varðar. Öll gögn fyrirtækja em staðsett
í tölvum og það er nokkuð ljóst að ef þau
tapast þá er um óbætanlegt tjón að ræða.
Tímabundinn skortur á gögnum getur leitt
til rekstraistöðvunar sem er óásættanlegt
og ekkert fyrirtæki ætti að þurfa þola slíkt.
Markmiðið með slíkri þjónustu er fyrir-
byggjandi vinna - þ.e. að fá ástandið gott
og tryggja að það verði svo til frambúðar.
Því er gagnahögun nauðsynleg í nútíma
fyrirtækjum.
Aðferðafræði gagnahögunarúttekta
Gerð er almenn úttekt á stöðu mála hjá
viðskiptavininum. Öryggi gagnaumhverf-
isins er metið, t.d. hvort hægt sé að
skemma gögn, stela þeim, hvort afritunar-
ferlið sé í lagi eða í stuttu máli sagt er ver-
ið að skoða hvemig fólk hirðir tölvumar
með tilliti til stöðu gagna. Þetta er m.a.
gert með viðtölum við þá sem vinna með
gögnin en það geta verið yfirmenn tölvu-
deilda, þeir sem reka tölvudeildir eða yfir-
menn fyrirtækjanna. Einnig er sest niður
við tölvumar og ástandið skoðað frá þeirri
hlið. Þetta er alltaf sniðið að hverju verk-
efni fyrir sig.
Tími sem fer í úttektir er misjafn eftir
verkefnum - smærri verk taka allt frá 24
tímum en oftast er um að ræða 40 tíma
verk, sem eru unnin á allt að þremur vik-
um. Þegar um stór fyrirtæki eða stofnanir
er að ræða má búast við mun lengri tíma.
Niðurstöður úttektarinnar em skjalaðar í
skýrslu. í skýrslunni er gerð grein fyrir
núverandi gagnahögun hjá fyrirtækinu og
settar fram tillögur að bættri gagnahögun.
Einnig er gerð framkvæmdaráætlun, en í
henni er forgangsraðað þeim verkum sem
vinna þarf til að bæta gagnahögunina.
Loks fylgir kostnaðaráætlun vegna
tillagnanna og áhættumat, annarsvegar
miðað við óbreytta stöðu mála og hins
vegar áhættumat á því að framkvæma þá
verkliði sem lagt er til að framkvæmdir
séu.
Það er mikilvægt að fá sérfræðing inn í
fyrirtækið til að skoða umgengni við tölv-
ur og gögn óháð öllu öðru sem er að ger-
ast í fyrirtækinu. Með því móti er auðveld-
ara að fá skýra mynd af stöðunni eins og
hún er hjá hverjum og einum. Mikið er
lagt upp úr því að viðskiptavinurinn fái
strax nákvæma mynd af því hvað þurfi að
gera, hvað það taki langan tíma og hvað
það muni kosta. Með því móti skapast
traust milli EJS ráðgjafa og viðskiptavina
fyrirtækisins.
Framlcvæmd úrbóta
EJS getur framkvæmt öll þau verkefni
sem lögð eru til í lokaskýrslu en engar
kvaðir eru á viðskiptavininum um að
kaupa þá þjónustu frá okkur. Það er öllum
Tölvumál
27