Frjáls verslun - 01.05.1979, Page 98

Hvers ber að gæta við undirbúning
ráðstefnu meðalþjóðlegri þátttöku?
Nokkrar ábendingar
til þeirra, sem hyggj-
ast bjóða erlendum
starfsbræðrum eða
meðlimum fjölþjóð-
legra félagasamtaka
til fundar eða ráð-
stefnu hér á íslandi.
Mannamót eru margvisleg,
bæði að eðli og umfangi. Á Islandi
hefur sú þróun orðið, að ráð-
stefnuheitið nær yfir allt sviðið, í
rauninni án tillits til þess, hvort
um raunverulega ráðstefnu er að
ræða. Við tölum um, að svo og svo
margar ráðstefnur verði haldnar
hér á komandi sumri, þótt tölu-
verður hluti þessara funda sé fyrst
og fremst mót fólks innan ákveð-
inna vébanda eða tiltekins
áhugasviðs og megintilgangurinn
sé miklu fremur að endurnýja
gömul kynni, eiga saman góðar
kvöldstundir og skoða nýtt land
en að sitja á rökstólum.
í Bandaríkjunum eru ráðstefnur
nefndar ,,conventions“, en ein-
ungis alvarlegur fundur stjórn-
málamanna eða annarra forystu-
manna um tiltekin afmörkuð við-
fangsefni, nefnist „conference".
í Evrópu er yfirleitt talað um
„congress", og samsvarar það
ráðstefnunafngift okkar í víðtæk-
um skilningi.
Ráðstefnum innanlands hefur
fjölgað á undanförnum árum, en
aðallega er hér um erlendar og þá
sérstaklega norrænar ráðstefnur
að ræöa.
Alþjóðaráðstefna er skilgreind
sem fundur þriggja eða fleiri þjóð-
erna, jafnvel þótt tunga þeirra allra
sé hin sama. Síðan eru þær flokk-
aðar niður í t.d. Norðurlanda-, At-
lantshafs-, Vestur-Evrópu-, Al-
heimsráðstefnur o.s.frv. Meðal-
lengd ráðstefnu er talin 5 dagar.
Árið 1972 voru
alþjóðaráðst. 6.000
1975 voru
alþjóðaráðst. 9.500
1980verðaþær 15.000
1985 verða þær 19.000
(áætlað af prófessor E. Alkjær,
dönskum sérfræðingi í ferðamál-
um.)
Ráðstefnutíminn.
í Evrópu er ráðstefnutíminn apríl
til október, en aðallega þó maí,
júní og október.
í Bandaríkjunum er tíminn tví-
skiptur, maí — júní og ágúst —
október.
í Bandaríkjunum er erfitt aö fá
fólk til að sækja ráðstefnur um
aðal sumarleyfistímann. Þetta er
andstætt því, sem er hér á íslandi.
Skýring er sú, að meirihluti ráð-
stefnugesta, sem hingað koma,
sameinar að einhverju leyti
sumarleyfi og ráðstefnuþátttöku
með íslandsferðinni.
Stærsti hluti ráöstefnugesta,
sem hingað koma eru Norður-
landabúar eða 1978 75.0%, 1979
88.2% (áætlað) og 1980 80.0%
(áætlað).
Eðlilegt er, að ráðstefnugestir
komi hingað, þegar tíð er bezt, og
talið er, aö Islandsferð sé ánægju-
legust.
Augljóst er, aö erfitt er að tæla
Norðurlandabúa til þess að koma
hingað í vetrarveður. Þeir nota oft
sumarleyfi sitt til ferðarinnar hing-
að. Svipað er um ráðstefnutíma á
hinum Norðurlöndunum.
Ráðstefnuhald er drjúgur þáttur í feróamádastarfsemi
landsmanna og hefur tekiö stórt stökk fram á við á allra
siðustu árum. í tjós hefur komið, að innlend þjónustufyrir-
tæki í ferðamálum eru fullkomlega fær um að skipulegg/a
ráðstefnuhald og veita samhærilega þjónustu á við það, sem
gerist erlendis. Á siðustu árum hafa íslenzkir aðilar öðlazt
dýrmæta reynslu vegna undirhúnings smærri og stærri
funda og ráðstefna með alþjóðlegri þátttöku auk skákmót-
anna, sem allir hajá lokið lofsorði á. Það erþví enginn vafi á
að íslendingar, sem eru í þeirri aðstöðu vegna samhanda
sinna við erlend fyrirtæki eða samtök að geta hoðið til
ráðstefnu hér heima, mega treysta því að skipulag og fram-
kvæmd öll á slíkum mannamótum er verk, sem íslenzkt
hótelfólk og ferðamálamenn kunna til hlítar. En hér á eftir
fara nokkrar áhendingar, um þau atriði, sem hafa her í
huga, þegar ráðstefna er undirhúin.
90