Frjáls verslun - 01.03.1982, Page 53

störfum stjórnarnefndarinnar svo sem
eðlilegt má teljast.
1. Þóknun til stjórnarnefndar-
manna. Þótt þóknunin sé nokkurtatriði
í sambandi við störf stjórnarnefndar-
innar er ekki ástæöa til að ætla að hún
sé mjög veigamikiðatriði í sambandi við
heildarkostnað af starfi nefndarinnar
og verður því ekki gerö frekari skil
hér. Aðeins er vísað til þess sem áður
sagði um óbein áhrif þóknunarinnar.
2. Tími sem til nefndarstarfanna fer.
Stjórnarstörf eru í vaxandi mæli unnin
innan almenns vinnutíma enda þótt
mörg þeirra, svo sem hjá
sveitarstjórnum og að sjálfsögðu í
félögum, falli utan vinnutímans. Tíminn
sem til starfanna fer er því að miklu leyti
lagður til af vinnuveitanda
nefndarmannsins. Hann þarf einnig, ef
vel er, að vinna að ýmislegri
gagnasöfnum, lestri og skriftum, sem
að sjálfsögðu ganga með ýmsum hætti
á þann tíma sem hann hefur til þess að
rækja aðalstarf sitt vel.
Um leið og sú þróun hefst eru því í
raun engin takmörk sett, hve mikið
hægt er að ganga á aðalstarfið.
Vinnuveitendum er erfitt um vik að
setja skorður við slíkum frama og
borgaralegri skyldu, jafnvel óbeinni
upphefð fyrir fyrirtækið sjálft.
3. Tími starfsmanna sem stjómin sjált
hefur yflr að ráða. Eins og áður var
drepið á er frumvöxtur
stjórnarnefndarinnar tilkominn vegna
þess að stofnanir og fyrirtæki leituðust
við að kalla til sín hæfileika, kunnáttu
og þekkingu sem þeim stóð ekki til
boða með öðrum hætti.
Smám saman er hætt við að menn,
ekki hvað síst þeir sem á hafa hlaðist
„margvísleg trúnaðarstörf" eins og
einu sinni var sagt í afmælisgreinum og
minningarorðum, hætti að taka á sig
vinnu utan fundanna og krefjast þess í
stað aukinna, jafnvel mikilla
undirbúningsstarfa af hálfu
fyrirtækisins eða stofnunarinnar sem í
hlut á:
— Minntu mig á fundinn
— Sendu út dagskrá
— Er ekki hægt að fá
eitthvað með kaffinu
Tilhneiging í þessa átt lætur lítið yfir
sér i hverju einstöku tilviki. Samt sem
áður getur hún smám saman valdið
miklum kostnaði. Það krefst þess að
starfsmenn vinni ekki aðeins
efnistengd störf fyrir fundinn heldur
fundartengd störf einmg, fyrir, meðan
og eftir að fundinum er lokið.
4. Enn melrl fundir. Hver fundur getur
af sér ef ekki er staðið á verði, aðra
minni fundi, verkefni og vandamál. (
sjálfu sér geta þau verið nauösynleg
frá einhverju sjónarmiði, en eru þó ekki
alltaf meðal meginverkefna stofnunar-
innar sem í hlut á eða meðal þess sem
hafa þarf forgang. Getur verið örðugt
fyrir starfsmenn fyrirtækja að standa
gegn óskum stjórnarmanna í þessa átt,
ekki hvað síst vegna þess að þeir sjálfir
geta verið fundarglaðir. Oft er litið á
stjórnarmennina sem yfirmenn starfs-
mannanna, þótt í raun séu þeir það
ekki.
Peter Drucker, sá frægi rekstrar-
fræðingur, segir á einum stað: Annað-
hvort vinnur maður, eða hann er á
fundi. Því má bæta hér við að hann
hefur líka sagt að fundafjöldi bæri vott
um óstjórn.
Hér hefur verið rætt um þann tima
sem fer í undirbúning fundarins sjálfs
og kostar vinnu skrifstofuliðs. Miklu
tímafrekari og kannski afdrifaríkari fyrir
starfsemi stofnananna er gagnasöfnun
og margvíslegur undirbúningur sem
tekur verulegan tíma þeirra starfs-
manna sem oft eru henni hvað verð-
mætastir og verður því að nýta starfs-
orku þeirra af mikilli gát.
5. Gagnaframleiðsla. Stjórnarmenn
sem mæta á fundi einu sinni eða
kannski tvisvar í mánuði hafa það á
tilfinningunni að þeir standi illa að vígi
gagnvart sérhæfðum starfsmönnum.
Orðið „sérfræðingaveldi" er notað sem
vígorð íbaráttunni milli hinna kjörnu og
hinna ráðnu í samfélaginu. Hinir kjörnu
kvarta yfir veldi sérfræðinga og leitast
við að brynja sig með því að gerast
sérfræðingar sjálfir. Þeir krefjast
úttektar, greinargerða og fjölmargra
gagna sem kosta mikið fé, vinnu og
véla, Ijósritunar, prentunar,
burðargjalda. Oft kemur krafan um
valkostina fram á þeim tíma sem illa
stendur á. Þarf því aukavinnu við að
koma slíkum gögnum saman þegar
barist er við að koma þeim frá fyrir
áætlaðan póstburðartíma.
Þá þekkist það að starfsmenn leitist
við að vinna sig í álit með því að ausa
gögnum yfir stjórnarnefndarmenn í
von um einhver komi auga á áhugamál
þeirra, kunnáttu og hæfileika.
Gildrur
Það sem hér hefur verið nefnt er
meðal einkenna skrifræðisins: Byró-
kratísk tilhneiging, stundum í takmörk-
uðum tengslum við heidlarmarkmiðið
stofnunar þeirrar sem í hlut á. Fyrir
kemur að gangslítið starf fari í gang
vegna þess að markmiðin eru óljós og
ágreiningur um hvert stefna beri.
Ef allur kostnaðurinn stuðlaði að
bættum árangri væri allt í góðu lagi.
Ekki er því alltaf að heiisa. Þegar á
fundinn er komið eiga sér stað atvik
sem hindra að árangur náist:
— Gögnin komu ekki í póstinum fyrr
en í gær svo ég hafði ekki tíma til
að kynna mér þau.
— Ég var veikur / í sumarleyfi / í út-
löndum.
— Máliðerof umfangsmikið og flókið
til hægt sé að afgreiða það nú.
— Við felum einhverjum stjórnar-
mönnum að kynna sér málið vel og
leggja nýjar tillögur fyrir næsta
fund.
Þannig má lengi telja upp það sem
reynst getur gildrur framkvæmda og
ákvarðana. Allar eiga þær sínar skýr-
ingar og orsakir sem alls ekki er ástlða
til að gera tortryggilegar eða halda að
mönnum gangi illt til. Sannarlega getur
verið um það að ræða að málið sé illa
undirbúió og tillögur óljósar.
Hins vegar væri mönnum hollt að
staldra við öðru hverju og athuga sinn
gang, verja hluta fundartímans til þess
að ræða markmið stjórnarnefndarinn-
ar og þær leiðir sem hún getur farið.
Dæmi um stefnu
Hér var í fyrra í heimsókn þekktur
maður í hinum alþjóðlega fjármála-
heimi. Hann á sæti i stjórn margra
stórra fyrirtækja, þó hann eigi ekki í
þeim hlut að heitið getur. Stórfyrirtæki
keppa mjög eftir að fá til sín ráðholla
menn, framsýna með mikla yfirsýn. Ég
spurði hann hvernig starfið færi fram í
slíkum stjórnum. Hann svaraði að um-
fram allt væri þaö skemmtilegt. Það
væri gert til þess að auðvelda mönnum
að sjá mál frá ólíkum hliðum og láta
gamminn geysa. Formsatriði væru í
lágmarki. Megintilgangurinn er sá að
þoka fyrirtækinu áfram, stuðla að vexti
þess, sjá við hættum þeim sem fram-
undan væru og styðja framkvæmda-
stjórann til góðra verka.
Ef skoðanir stjórnarmannanna
mættuandstöðueðaféllu ígrýttanjarð-
veg sagði hann að yfirleitt hættu menn
í stjórn af eigin hvötum. Þá væri til-
gangurinn ekki lengur fyrir hendi og
starfsánægjan.
Skoðun þessa fjármálamanns á að
sjálfsögðu ekki allsstaðar við. Þó get-
um við dregið af henni nokkurn lær-
dóm. Auðvitað hafa menn komist að
sömu skoðun í mörgum stjórnarnefnd-
49