Sveitarstjórnarmál - 21.10.2008, Qupperneq 9

Rafræn stjórnsýsla
Fleiri sveitarfélög þróa rafrænar
íbúagáttir
Ýmis sveitarfélög hafa að undanförnu unnið
að þvf að bæta vefsíður sínar og auka mögu-
leika til rafrænnar stjórnsýslu. Rafræn stjórn-
sýsla snýst bæði um samskipti sveitarfélaga,
ýmissa stofnana og ekki síst samskipti al-
mennings við sveitarfélög og stofnanir sem
fólk þarf að eiga erindi við.
Fyrir skömmu tók Mosfellsbær nýja raf-
ræna vefgátt í notkun sem veitir íbúum bein-
an rafrænan aðgang að ýmsum málum
bæjarfélagsins. Fleiri sveitarfélög höfðu farið
þessa leið og má nefna Garðabæ í því sam-
bandi, sem var með fyrstu sveitarfélögunum
til þess að taka þessa tækni í þjónustu sína.
Hinn rafræni aðgangur er ýmist nefndur
„vefgátt" eins og Mosfellingar gera eða þá
„minn bær" en aðgangur Garðbæinga er í
gegnum aðgang á vefsíðu bæjarfélagsins
sem nefnist „Minn Garðabær". Eitt þeirra
kerfa sem notað er til þess að opna fyrir
þessa þjónustu nefnist One Portal - Citizen
og inniheldur m.a. vefgátt fyrir fbúa. Það er
fyrirtækið One Systems sem annast sölu og
þjónustu þessa búnaðar og nota nú um 50
sveitarfélög búnað frá fyrirtækinu. Sveitar-
stjórnarmál spurðu Ingimar Arndal fram-
kvæmdastjóra hvað fælist f þessum búnaði.
Senda erindi og fylgjast
með þeim
Hann sagði að One Portal - Citizen væri vef-
gátt sem byggði á Microsoft vefumhverfi og
stýrikerfum. I raun væri um að ræða viðbótar-
hugbúnað við One Records mála- og skjala-
kerfið sem sérstaklega sé byggt upp til þess
að varðveita gögn á skipulegan máta og veita
rafrænan aðgang að þeim með fljótvirkum
og öruggum hætti. „Ef við horfum á þjón-
ustu sveitarfélaganna við íbúana þá gerir
þessi búnaður þeim kleift að veita ákveðna
þjónustu hvenær sem er á sólarhringnum án
þess að auka á neinn hátt við yfirbyggingu
þeirra.
Vefgáttin vakir 24 klukkutfma á sólarhring
alla daga vikunnar og íbúar geta því hvenær
sem er komist f færi við þá þjónustu sem ver-
Ingimar Arndal.
ið er að veita," segir Ingimar. Dæmi um þjón-
ustu sem sveitarfélög geta boðið með þess-
um gagnvirka hætti er að fylla út ýmsar
umsóknir, senda inn erindi og fylgjast síðan
með hvar erindin eru stödd í kerfinu allt þar
til afgreiðslu þeirra er lokið. í „íbúagátt"
eða „mínu sveitarfélagi" eftir því hvað sveit-
arstjórnir hafa kosið að kalla þennan aðgang
er hægt að koma margs konar erindum
á framfæri og fylgjast síðan með þeim.
Strax og erindin eru móttekin eru þau sett í
ákveðin kerfi, sem byggja á skjalakerfi og síð-
an verða þau aðgengileg fyrir þann sem
sendir þau á öllum stigum stjórnsýslunnar.
Ingimar segir að á örlitlu tæknimáli megi lýsa
þessu þannig að rafrænir innri ferlar séu
tengdir við svokallaðar þjónustugáttir sem
eru aðgengilegar fyrir íbúa sveitarfélaga eða
aðra viðskiptavini. Því megi segja að fólk geti
afgreitt sig sjálft með þessum rafræna bún-
aði. Kerfin séu einnig með innbyggða ferla
sem hafi sérstaka sýn fyrir hvern notanda
þannig að aðrir notendur hafi ekki aðgang
að málum hans. „Með því er tryggður ákveð-
inn rafrænn trúnaður viðkomandi sveitar-
félags fyrir ibúa sem notfæra sér þessa
þjónustu."
Samskiptakerfi fyrir innri málefni
Auk gáttar eða aðgengis fyrir hinn almenna
íbúa sveitarfélags gefur One Portal sveit-
arstjórnarmönnum, nefndamönum, starfs-
fólki og öðrum sem vinna með málefni sveit-
arfélags möguleika og tækifæri á að geyma
og nálgast margvíslegar upplýsingar. Ingimar
segir kerfið búa yfir ákveðinni sýn til að nálg-
ast upplýsingar úr mála- og upplýsinga-
kerfum viðkomandi sveitarfélags sem þessir
aðilar þurfi á að halda vegna vinnu sinnar.
Hann getur annars kerfis sem hann segir
sérstaklega hannað fyrir tæknisvið sveitar-
félaganna og þeirra sem hafi með skipu-
lagsmál að gera innan þeirra. „Þetta kerfi
kallast „One Land" og tengir notandann
bæði við fasteignamat ríkisins og þjóð-
skrá auk þess að vera tengt við upplýs-
ingabanka loftmynda og kerfí landupp-
lýsinga. Þetta kerfi býr yfir skrá um meistara
og hönnuði, einnig lóðaskrá og upplýsingar
um tryggingafélög. Með þessu kerfi er unnt
að halda utan um úttektir og annað sem
tengist úthlutunum lóða og bygginga-
leyfum.
Viðvarandi verkefni
Ýmsir aðilar nota þennan hugbúnað eða
þá hluta hans eftir því sem hentar þörfum
þeirra. Þar má nefna sveitarfélög, ríkisstofn-
anir, stéttarfélög, fjölmiðla, lögmannsstof-
ur, tryggingafélög, þjónustufyrirtæki, banka,
íbúðalánasjóð og fleiri.
Ingimar Arndal segir reynslu One Systems
af samstarfi við sveitarfélögin mjög góða.
Þau séu misjafnlega langt komin við þróun
rafrænnar stjórnsýslu en fleiri og fleiri auki
við getu sína á því sviði. Engin spurning sé
um aukin þægindi fyrir íbúana með opnun
rafrænna samskiptagátta og sveitarstjórnar-
menn og starfsfólk sveitarfélaga hafi einnig
mikinn hag af því að efla þennan þátt stjórn-
sýslunnar. „Þróunin er ör og Ijóst að engum
endapunkti er náð'að þessu leyti vegna þess
að hann er ekki til. Verkefnið er viðvarandi í
Ijósi aukinna tæknimöguleika og þjóðfélags-
breytinga á hverjum tíma."
TÖLVUMIÐLUN
www.h3.is
9