Fréttablaðið - 04.07.2018, Side 30

Stærstu fyrirtækin
eru langflest með
starfsmenn sem hafa
þekkingu til að geta sett
inn eftirlitsaðgerðir
exMon í sína ferla, en sé
þekkingin ekki til staðar
komum við að sjálfsögðu
inn í fyrirtækin og setjum
upp eftirlitið ásamt því að
miðla þekkingu á notkun
exMon.
Röng gögn og brotalöm í gagna-keyrslum gefa ranga mynd af stöðu reksturs hjá fyrirtækjum
og geta leitt af sér rangar ákvarð-
anir og glötuð tækifæri. Mikilvægi
þess að öll gögn séu rétt var ástæða
þess að við fórum í að þróa og
skapa exMon,“ segir Gunnar Steinn
Magnússon, framkvæmdastjóri
Expectus Software sem var stofnað
utan um hugbúnaðinn exMon árið
2014.
Expectus Software er dótturfyrir-
tæki ráðgjafarfyrirtækisins Expectus
sem stofnað var 2009. Kjarnastarf-
semi Expectus er stefnumótun,
markmiðasetning og viðskipta-
greind (e. business intelligence) til að
styðja stjórnendur fyrirtækja við að
taka réttar ákvarðanir á réttum tíma.
„Slíkt er einungis mögulegt ef
stefna fyrirtækis er skýr, markmið
þess mælanleg og yfirsýnin góð á
mikilvægustu þætti rekstursins á
réttan og tímanlegan hátt. Expectus
hjálpar stjórnendum fyrirtækja í
gegnum allt ferlið; allt frá mótun
stefnu og setningu markmiða í upp-
hafi, til gagnvirkra mælaborða til að
taka réttar ákvarðanir til að fram-
fylgja stefnu fyrirtækisins,“ upplýsir
Gunnar Steinn.
Ná tökum á tekjuleka
Hugbúnaðurinn exMon hefur
reynst vega þungt í viðleitni fyrir-
tækja til að ná tökum á tekjuleka
og koma í veg fyrir kostnaðarsöm
mistök í rekstri.
„Dæmi um tekjuleka eru rangir
afslættir í sölureikningum, vöntun á
gögnum úr sölukerfi eða röng virkni
rafmagnsmæla í orkugeiranum.
Sjást mælarnir örugglega á öllum
reikningum? Eru þeir að skila inn
réttum gögnum? Til er endalaust af
götum í rekstri fyrirtækja sem þarf
að fylla upp í til að hamla því að
tekjur leki út eða óþarfa kostnaður
myndist, og við finnum iðulega hluti
sem við eigum ekki að finna,“ segir
Gunnar Steinn um nákvæmt eftirlit
exMon.
Tekjuleki er algengt vandamál í
öllum geirum, en mismikið þekkt og
í umræðunni.
„Í fjarskiptageiranum, sem dæmi,
er tekjuleki meðvitað vandamál sem
hefur verið alþjóðlega rannsakað
þvert á geirann. Rannsóknir sýna að
algengt er að tekjuleki sé eitt til tvö
prósent af heildarveltu fjarskipta-
fyrirtækja. Um er að ræða gífurlegar
fjárhæðir þegar upp er staðið og til
viðmiðunar má geta þess að heildar-
velta íslenskra fjarskiptafyrirtækja
var rúmlega 57 milljarðar árið 2017,
samkvæmt tölfræðiskýrslum PFS.
Viðskiptavinir okkar í hinum ýmsu
geirum hafa verið að spara tugi og
jafnvel hundruð milljóna með lið-
sinni exMon,“ segir Gunnar Steinn.
exMon framkvæmir samfellda
endurskoðun á rekstri fyrirtækja,
eða svokallað samtímaeftirlit.
„Samfelld endurskoðun er eins
og stækkunargler á starfsemina
og rýnir í hið minnsta; öll gögn og
gagnafærslur fyrirtækja frá upphafi
til enda. Þannig kemur manns-
höndin yfirleitt fyrst að innslætti
gagna og vitaskuld er mannlegt að
gera villur, en villuprófun exMon
finnur villurnar,“ útskýrir Gunnar
Steinn og víst getur exMon svipt
hulunni af mögulegu misferli innan
fyrirtækja.
„exMon hefur sannarlega komið
upp um misferli, til dæmis í tengsl-
um við fríðindakerfi og veitingu
afslátta. Auðvelt er að fylgjast með
myndun mynsturs atvika í rekstr-
inum; til dæmis að skanna hvort
sviksemi eigi sér stað í innri starf-
semi fyrirtækja, en slíkt getur numið
miklu í ársveltu fyrirtækja.“
Gunnar Steinn segir ferla fyrir-
tækja verða sífellt sjálfvirknivæddari
með „robotics“ og „automation“.
„Aukin sjálfvirknivæðing og auk-
inn hraði í ferlum krefst aukinnar
tækni og hraða til að fylgjast með
og tækla frávik sem myndast. Þar
kemur exMon inn sem skilvirkt
eftirlitsverkfæri.“
Frábær árangur
Framúrskarandi árangur exMon
hefur sýnt mikla þörf fyrir slíka vöru
á íslenskum markaði. Í dag nota
um fimmtíu fyrirtæki exMon, þar
á meðal stærstu fyrirtækin í öllum
geirum atvinnulífsins, svo sem
fjarskipta-, flug-, banka-, orku- og
framleiðslugeirum, ásamt fjölda
opinberra stofnana og fyrirtækja.
„Mörg fyrirtækjanna hafa náð
mjög góðum árangri í að minnka
tekjuleka og lækka kostnað,“
útskýrir Gunnar Steinn. „Árangur
samstarfs Vodafone og Expectus
við innleiðingu á exMon í kjarna-
ferlum fjarskiptafyrirtækisins vakti
athygli eins helsta forkólfs sam-
felldrar endurskoðunar í heiminum,
prófessors Miklos Vasarhelyi við
Rutgers-háskólann í New Jersey. Það
varð til þess að einn kafli í kennslu-
bók við endurskoðun í Bandaríkjun-
um var helgaður árangri Vodafone á
Íslandi, en þau náðu meðal annars
að fækka villum í reikningagerð um
74 prósent á tólf mánaða tímabili
með notkun exMon. Allt gefur það
fyrirtækjum samkeppnisforskot að
vera með ferla og gögn sín í lagi.“
Aðgengilegt og frábært
exMon er einstakur hugbúnaður
og ekki til sambærilegt íslenskt
verkfæri sem sinnt getur samfelldri
endurskoðun.
„Hugtakið samfelld endurskoðun
varð til í kjölfar fjármálahneykslis
Enron og Worldcom,“ útskýrir
Gunnar Steinn. „Í gegnum Sarbanes-
Oxley-lögin var öllum Fortune
500-fyrirtækjum gert að vera með
sérstakar deildir og útbúnað sem
sinntu samfelldri endurskoðun.
Skort hefur sambærilega tækni fyrir
minni og meðalstór fyrirtæki og því
þurftum við að miklu leyti að finna
upp hjólið með exMon sem mætir
þörfum fyrirtækja sem falla ekki
undir þau 500 stærstu.“
Grundvallarstef viðskiptagreindar
er að stjórnendur hafi aðgang að
upplýsingum um mikilvæga þætti
rekstursins sem næst í rauntíma,
til að geta tekið réttar ákvarðanir
á réttum tíma. Forsendur góðrar
ákvarðanatöku er að vita á hverjum
tíma raunstöðu tekju- og kostn-
aðarmyndunar, hvernig hinir ýmsu
þættir eru að þróast og hvaða áhrif
sú þróun hefur á aðra þætti starf-
seminnar.
„Viðskiptagreind byggir á öllum
upplýsingum sem unnt er að fá
úr viðskiptagögnum fyrirtækja.
Við tölum um vöruhús gagna sem
geyma öll gögn fyrirtækja á einum
stað; sölugögn, innkaupagögn,
rekstrarleg gögn og upplýsingar
sem nýtast stjórnendum við að taka
réttar ákvarðanir,“ upplýsir Gunnar
Steinn.
exMon er einfalt í uppsetningu og
þægilegt í notkun.
„Stærstu fyrirtækin eru langflest
með starfsmenn sem hafa þekkingu
til að geta sett inn eftirlitsaðgerðir
exMon í sína ferla, en sé þekkingin
ekki til staðar komum við að sjálf-
sögðu inn í fyrirtækin og setjum upp
eftirlitið ásamt því að miðla þekk-
ingu á notkun exMon.“
Stöðug þróun
Expectus Software fékk verkefnis-
styrk hjá Rannís fyrir árið 2016 og
segir Gunnar Steinn styrkinn hafa
skipt sköpum fyrir framgang exMon
á alþjóðamarkaði.
„Góður árangur exMon hér á
landi, ásamt umsögn erlendra sér-
fræðinga, hefur sannfært okkur um
að við gætum náð góðum árangri á
öðrum mörkuðum. Til þess þurftum
við að fara í talsverða þróun sem
gerði okkur kleift að stækka hraðar
en erfitt er fyrir lítil fyrirtæki eins
og Expectus að fara út í slíka fjár-
festingu án aðstoðar,“ segir Gunnar
Steinn um verkefnið sem gekk út á
að þróa skýjaútgáfu af exMon.
„Skýjalausnin er einfaldari
þjónusta sem gagnast betur minni
fyrirtækjum heldur en upphaf-
lega lausnin. exMon Online er því
aðgengilegri og hagkvæmari fyrir
minni fyrirtæki á Íslandi og auð-
veldar okkur að fara með vöruna á
erlendan markað.“
Styrkir Ranníss séu nauðsynlegir
fyrir sprotafyrirtæki sem Expectus.
„Styrkirnir gefa fyrirtækjum og
einstaklingum svigrúm til að prófa
góðar hugmyndir um leið og þeir
gefa líka svigrúm til að mistakast,
sem er nauðsynlegur partur af
nýsköpun. Okkar Rannís-verkefni
gekk vel og með styrknum gátum
við stækkað þróunarhópinn okkar.
Innlendir viðskiptavinir hafa notið
góðs af þeirri þróun, samhliða því að
við höfum hafið erlenda markaðs-
sókn og vinnum nú í tækifærum
þar,“ segir Gunnar Steinn.
Expectus Software er í Vegmúla 2.
Sími 444 9800. Sjá nánar á
expectus.is.
Spara milljónir
með exMon
Hugbúnaðurinn exMon finnur tekjuleka í fyrirtækjum og
kemur í veg fyrir kostnaðarsöm mistök í rekstri. Með
exMon hafa íslensk fyrirtæki sparað hundruð milljóna.
Starfsfólk Expectus og Expectus Software. MYND/ERNIR
Gunnar Steinn Magnússon er framkvæmdastjóri Expectus Software. MYND/ERNIR
8 KYNNINGARBLAÐ 4 . j ú L í 2 0 1 8 M I ÐV I KU DAG U RNýSKöpuN á íSLANDI
0
4
-0
7
-2
0
1
8

0
5
:1
5
F
B
0
6
4
s
_
P
0
4
6
K
.p
1
.p
d
f
F
B
0
6
4
s
_
P
0
3
5
K
.p
1
.p
d
f
F
B
0
6
4
s
_
P
0
1
9
K
.p
1
.p
d
f
F
B
0
6
4
s
_
P
0
3
0
K
.p
1
.p
d
f
A
u
to
m
a
ti
o
n
P
la
te
r
e
m
a
k
e
:
2
0
5
0
-C
A
7
8
2
0
5
0
-C
9
3
C
2
0
5
0
-C
8
0
0
2
0
5
0
-C
6
C
4
2
7
5
X
4
0
0
.0
0
1
4
A

F
B
0
6
4
s
_
3
_
7
_
2
0
1
8
C
M
Y
K