Ársrit um starfsendurhæfingu - 2010, Blaðsíða 49

49www.virk.is
ATVINNULÍF
hætta á að starfsmaðurinn sem ekki á
sömu möguleika á að nýta sér aðstæður
sem höfða til hans eða hann hefur þörf
fyrir, muni taka sér skipulagt veikindafrí
í tilefni dagsins.
Auk þess að meðhöndla réttmætar
veikindafjarvistir á jákvæðan hátt og
aðstoða einstaklinga við að stytta þær
með nauðsynlegum stuðningi og skilningi
á mismunandi aðstæðum þeirra, þurfa
samræmdar aðgerðir að vera til staðar til
að draga úr óvæntum fjarvistum. Nokkur
ágreiningur er um hvort aðferðir við að
höndla fjarvistir ættu að vera hvetjandi
og vellíðunartengdar eða agandi og
refsandi. Í rauninni getur fjarvistarstefna
þurft að styðjast við allar aðferðir til að ná
hámarksárangri en það er mikilvægt að
traust og stuðningur séu í fyrirrúmi til að
minnka tíðni og lengd fjarvista.
Fjarvistastefna tekur á því hver á að gera
hvað, hvenær, hvernig og með hverjum.
Stefnan þarf að taka á eftirfarandi þáttum
og skilgreina vinnuferla í sambandi við
þá: Ábyrgð, hlutverk, verkefni, ferlar,
markmið, skráning og árangursmat.
Viðhorf starfsmanna til vinnu sinnar hafa
mikil áhrif á mætingu. Starfsmaður sem
er sáttur og ánægður vill vera í vinnunni,
en sá sem er ósáttur notar hverja
afsökun til að sleppa því að mæta. Þættir
í vinnuumhverfinu eins og vinnuskipulag,
samskipti og streitustig hafa áhrif á
vellíðan starfsfólks og fjarveru frá vinnu.
Langur ferðatími, ferðamáti og færð til og
frá vinnu hafa áhrif á fjarvistir og staða
einstaklingsins í fyrirtækinu hefur einnig
áhrif. Langur vinnudagur og mikil yfir-
vinna auka líkur á veikindafjarvistum.
Starfsfólki er mikilvægt að sjá að fjar-
vistastefnan sé lifandi og að stjórnendur
jafnt sem starfsmenn taki hana alvarlega.
Það ætti að vera hluti nýliðafræðslu að
upplýsa starfsmenn um fjarvistastefnu
fyrirtækis og þær leiðir sem farnar eru til
að fylgja henni eftir.
Stjórnendur gegna lykilhlutverki við
stjórnun fjarvista og nauðsynlegt er að
starfsmenn þekki til stefnu og vinnuferla
sem unnið er eftir. Til að ná árangri í
fjarvistastjórnun er mikilvægt að á vinnu-
staðnum sé samstarf og skilningur milli
stjórnenda og starfsmanna. Einnig þurfa
læknar, stéttarfélög og heilbrigðiskerfið
að vera virkir þátttakendur í ferlinu eftir
því sem við á.
Lykilatriði góðrar
fjarvistastefnu:
Fjarvistamenning
fyrirtækisins
Ef fjarvistir eru álitnar óviðráðanlegar
og óhjákvæmilegar skapar það
menningu þar sem léleg mæting er
viðurkennd. Án jákvæðra aðgerða
geta skapast viðhorf þar sem
fjarvistir eru taldar óviðráðanalegar
eða óstjórnanlegar, eða í versta falli
álitnar vera réttur til að taka sér auka
frídag. Þetta undirstrikar mikilvægt
hlutverk yfirstjórnar og stjórnenda
við að koma þeim skilaboðum klárt
og skýrt til skila hvaða væntingar
fyrirtækið hefur varðandi mætingar.
Án frumkvæðis af þessu tagi
er mögulegt að hafa menningu
þar sem fjarvistir eru taldar vera
óstjórnanlegar.
Skilvirk stefna þarf að vera þekkt og
skiljanleg öllum í fyrirtækinu og þarf
að eiga við allsstaðar og gagnvart
öllum.
Vel skilgreind hlutverk
Lengd fjarvistar einstaklings getur
krafist viðbragða fjölda fólks innan
og utan fyrirtækisins, svo sem
næstu yfirmanna, millistjórnenda,
mannauðsstjóra, trúnaðarmanns
verkalýðsfélags, trúnaðarlæknis eða
starfsmannaheilsuverndarinnar,
eða ráðgjafa í starfsendurhæfingu
og heilsugæslulæknis. Til að fjar-
vistastefna virki í framkvæmd þurfa
allir aðilar að hafa vel skilgreind
hlutverk. Þetta tryggir að hvert
tilfelli sé meðhöndlað á skilvirkan
og kerfisbundinn hátt. Á hverju stigi
fjarvistarinnar þarf að vera ljóst hver
er ábyrgur fyrir hvaða þætti og hvaða
niðurstöðu er vænst.
Vel skilgreindir verkferlar
Samfara skilgreiningu á ábyrgðarhlut-
verkum þarf að setja skýrar vinnureglur.
Þetta tryggir að hvert tilfelli er meðhöndlað
á sama hátt, sömu vinnuferlar notaðir og
stöðluðum upplýsingum safnað.
Fjarvistasamtal við endurkomu til vinnu
er áhrifaríkt tæki til aðstoðar starfsmanni
sem á í veikindum, til að láta hann
vita að hann skiptir máli í gangverki
starfseminnar. Á vef VIRK (www.virk.
is) er að finna dæmi um slíkt samtal,
sem ætti alltaf að fara fram sem hluti
af undirbúningi fyrir endurkomu til
vinnu eftir langtíma veikindafjarvist
og í sumum tilfellum í hvert sinn sem
starfsmaður kemur aftur til vinnu
eftir endurtekin skammtímaveikindi. Í
fjarvistasamtali ræða starfsmaðurinn og
yfirmaður hans saman um hvað hægt er
að gera á vinnustaðnum til að auðvelda
starfsmanninum að mæta í vinnu eða
koma sem fyrst aftur til vinnu. Markmiðið
með því er að byggja brú milli þess sem
starfsmaðurinn getur og á að geta og
finna leiðir fram hjá þeim hindrunum
sem starfsmaðurinn upplifir gegn því að
vera áfram í vinnu eða koma aftur í vinnu
eftir veikindi.
Vinnuferlar fela meðal annars í sér skil-
greiningu á tímatakmörkum varðandi
tilkynningar, forvarnir og viðbrögð, upp-
lýsingamiðlun og fræðslu til viðeigandi
aðila.
Í niðurstöðum könnunar frá CBI6
(Confederation of British Industry) kom
fram að í aðeins 54% fyrirtækjanna sem
voru skoðuð var talið að stjórnendur
hefðu fengið sérstaka fræðslu eða
þjálfun í fjarvistastjórnun. Þekking og
áhugi yfirmanna og starfsmanna á
þeim þáttum sem hafa áhrif á heilbrigði
og veikindafjarvistir á vinnustað eru
grundvallaratriði þegar kemur að
árangursríkri fjarvistastjórnun. Shaw og
fleiri7 rannsökuðu áhrif af fræðslu fyrir
yfirmenn um forvarnir og vinnuaðlögun á
tíðni fjarvista og bótakrafna. Niðurstaðan
var að á fyrstu sjö mánuðum minnkaði
kostnaður vegna veikindafjarvista um 25%
og nýjum bótakröfum fækkaði um 47%.