Fréttablaðið - 20.02.2021, Qupperneq 75

Aðalfundur í Arion banka hf., kt. 581008-0150, verður haldinn með rafrænum
hætti þann 16. mars 2021, kl. 16.00. Fundurinn fer fram á íslensku, en boðið
verður upp á túlkaþjónustu á ensku.
Eftirtalin mál eru á dagskrá fundarins
1. Skýrsla stjórnar um starfsemi bankans á síðasta fjárhagsári
2. Staðfesting ársreiknings bankans fyrir síðastliðið starfsár
3. Ákvörðun um greiðslu arðs
4. Kosning stjórnar bankans
5. Kosning endurskoðunarfélags
6. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna bankans og laun nefndarmanna
í undirnefndum stjórnar fyrir störf þeirra
7. Tillaga um starfsreglur tilnefningarnefndar og samsvarandi breyting á
samþykktum varðandi skipan tilnefningarnefndar
Stjórn bankans leggur til að breyttar starfsreglur tilnefningarnefndar
bankans verði samþykktar, en þær fela í sér breytingu á skipan
tilnefningarnefndar.
Stjórnin leggur enn fremur til að verði hinar breyttu starfsreglur
samþykktar verði gerð breyting á ákvæði 13.2 í samþykktum bankans,
þannig að í stað tilnefningar tveggja meðlima tilnefningarnefndar
verði samþykki tillögu um starfsreglur tilnefningarnefndar á dagskrá
aðalfundar bankans. Verði tillagan samþykkt, koma liðir 8 og 9 ekki til
afgreiðslu á fundinum.
8. Ákvörðun um þóknun til nefndarmanna í tilnefningarnefnd bankans
9. Kosning tveggja nefndarmanna í tilnefningarnefnd bankans
10. Tillaga stjórnar um starfskjarastefnu bankans
11. Tillaga um heimild stjórnar til að samþykkja breytingu á
kaupréttaráætlun
12. Tillaga um lækkun hlutafjár til jöfnunar á eigin hlutum og samsvarandi
breyting á samþykktum
Tillagan felur í sér að hlutafé bankans verði lækkað um kr. 30.000.000
að nafnvirði, úr kr. 1.730.000.000 í kr. 1.700.000.000 að nafnvirði til
jöfnunar á eigin hlutum bankans.
Verði tillagan samþykkt felur hún í sér breytingu á ákvæði 4.1 samþykkta
bankans sem skal eftirleiðis hljóða þannig: „Hlutafé bankans er
kr. 1.700.000.000 – einn milljarður sjöhundruð milljónir króna.“
13. Tillaga um endurnýjun á heimild bankans til kaupa á eigin hlutum og
samsvarandi breyting á samþykktum
Verði tillagan samþykkt felur hún í sér að tímabundin heimild til að
kaupa allt að 10% af hlutafé bankans í þeim tilgangi að setja upp
endurkaupaáætlun eða til að gera hluthöfum almennt tilboð um kaup
bankans á eigin bréfum verði endurnýjuð. Heimildin mun gilda fram að
aðalfundi bankans árið 2022 en hafi hann ekki farið fram 15. september
2022 rennur hún út í síðasta lagi þann dag. Framkvæmd endurkaupa er
háð fyrirframsamþykki Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands.
14. Heimild til útgáfu breytanlegra skuldabréfa viðbótar eigin fjár þáttar 1
og samsvarandi breyting á samþykktum
Tilefni tillögunnar er heimild sem hluthafafundur veitti stjórn bankans á
aðalfundi 2019, til útgáfu breytanlegra skuldabréfa sem uppfylla kröfur
sem viðbótar eigin fjár þáttur 1 samkvæmt 84. gr. b. laga nr. 161/2002.
Heimildin var í gildi fram að aðalfundi árið 2020.
Annars vegar er lagt til að með breyttu orðalagi gr. 4.8 endurspegli
ákvæðið þá staðreynd að hin umræddu breytanlegu skuldabréf hafa
verið gefin út. Hins vegar er lagt til að með nýju ákvæði 4.9 verði
stjórn veitt heimild, með þeim skilyrðum sem þar koma fram, að gefa
út breytanleg skuldabréf að hámarki fjárhæð kr. 20.000.000.000 eða
samsvarandi fjárhæð í öðrum gjaldmiðlum og að sú heimild gildi fram að
aðalfundi ársins 2025.
15. Tillaga um breytingu á samþykktum
Fyrir aðalfundi liggur fyrir tillaga um að samþykktar verði nýjar
samþykktir fyrir félagið. Hinar nýju samþykktir fela einkum í sér einföldun
á gildandi samþykktum, breytta uppsetningu og innbyrðis samræmingu.
Þá felur tillagan í sér að ákvæði gildandi samþykkta sem beinlínis koma
fram í lögum verði felld brott, einkum í þeim tilgangi að takmarka hættu
á misræmi milli samþykktanna annars vegar og ákvæða laga hins vegar,
sem og að koma í veg fyrir að smávægilegar lagabreytingar kalli á frekari
breytingar á samþykktum.
Hinar fyrirhuguðu breytingar fela aðeins að litlu leyti í sér efnislegar
breytingar á ákvæðum gildandi samþykkta félagsins en á vefsíðu
bankans www.arionbanki.is/gm er að finna yfirlit yfir ákvæði hinna nýju
samþykkta og þær breytingar sem lagðar eru til auk þess sem þar er að
finna hreint eintak af nýju samþykktunum (einnig að teknu tilliti til þeirra
breytinga á samþykktum sem lagðar eru til í lið 5 (vegna dagskrárliðar 7)
og liðum 9-11 (vegna dagaskrárliða 12-14)).
16. Önnur mál
Reykjavík, 19. febrúar 2021 —— Stjórn Arion banka hf.arionbanki.is
Boðun til aðalfundar Arion banka hf.
Aðrar upplýsingar
Endanleg dagskrá, tillögur, ársreikningur fyrir árið 2020 og önnur
skjöl sem lögð verða fyrir aðalfundinn er að finna á vefsíðu bankans
www.arionbanki.is/gm og eru aðgengileg í höfuðstöðvum bankans. Sé
misræmi milli fundargagna á ensku annars vegar og íslensku hins vegar,
gildir íslenska útgáfan.
Þeir hluthafar sem óska eftir því að fá tiltekið mál tekið til meðferðar á
aðalfundinum, skulu senda skriflega eða rafræna beiðni um slíkt í síðasta
lagi tíu sólarhringum fyrir boðaðan aðalfund, eða í síðasta lagi fyrir kl.
16.00 þann 6. mars 2021. Kröfu skal fylgja rökstuðningur eða drög að
ályktun til félagsstjórnar. Senda skal slíka kröfu til félagsstjórnar á netfangið
hluthafar@arionbanki.is.
Á aðalfundinum fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf
bankans njóta ekki atkvæðisréttar.
Aðalfundurinn fer eingöngu fram með rafrænum hætti, með Lumi AGM
veflausninni. Athugið að nauðsynlegt er að hafa stöðuga nettengingu.
Hluthafar geta nálgast AGM veflausnina í gegnum vafra í tölvu eða
snjalltæki. Mælt er með því að notast við tölvu og að nýjasta útgáfa af
vafra sé uppsett (Chrome, Safari, Edge eða Firefox). Hluthöfum mun gefast
kostur á því að spyrja spurninga sem kunna að vakna á fundinum, með
skriflegum hætti í gegnum Lumi AGM veflausnina.
Hluthöfum er heimilt að láta umboðsmann sækja aðalfundinn og fara þar
með atkvæðisrétt fyrir sína hönd. Hluthafar einir bera ábyrgð á því hvaða
einstaklingum/aðilum þeir veita umboð eða afhenda aðgangsupplýsingar.
Á vefsíðu bankans, www.arionbanki.is/gm, má finna sniðmát af umboði
sem hluthöfum er bent á að nýta sér. Umboð gilda einungis til fundarsetu á
einum hluthafafundi nema annað sé skýrlega tekið fram í efni umboðsins,
en getur þó aldrei gilt lengur en í eitt ár frá dagsetningu þess.
Hluthafar sem hyggjast sækja aðalfundinn, eða eftir atvikum greiða
atkvæði fyrir fundinn, þurfa að óska eftir aðgangi fyrirfram á vefsíðunni
www.smartagm.com. Hluthöfum, sem jafnframt eru lögaðilar eða hyggjast
láta umboðsmann sækja aðalfundinn, er bent á að tryggja að sá aðili sem
sækir um aðgang hafi til þess heimild. Nánari upplýsingar um hvernig
hluthafar geta nálgast aðgangsupplýsingar, framkvæmd rafrænnar
atkvæðagreiðslu með Lumi AGM, reglur um rafræna atkvæðagreiðslu og
aðrar upplýsingar sem geta átt við er að finna á vefsíðu bankans,
www.arionbanki.is/gm. Til þess að hægt sé að tryggja tímanlega úrvinnslu
á beiðnum hluthafa um aðgangsupplýsingar, skulu hluthafar óska eftir
aðgangi á vefsíðunni www.smartagm.com eigi síðar en fimm dögum fyrir
fundinn, þ.e. eigi síðar en kl. 16.00 þann 11. mars 2021 og fyrir sama frest
leggja fram skriflegar spurningar varðandi dagskrá eða framlögð skjöl sem
þeir óska svara við á fundinum á netfangið hluthafar@arionbanki.is.
Tilkynning til SDR heimildarskírteina
Swedish Depository Receipts (SDR) heimildarskírteinishöfum, sem hyggjast
sækja fundinn með rafrænum hætti eða greiða þar atkvæði samkvæmt
umboði, skulu vera skráðir í skrá Euroclear Sweden AB („Euroclear“) fyrir
kl. 17.00 (CET) þann 11. mars 2021 og framkvæma annað af eftirtöldu:
I. Tilkynna Skandinaviska Enskilda Banken AB („SEB“) um þátttöku á
fundinum með rafrænum hætti í síðasta lagi 11. mars 2021 þar um, eða
II. Senda frumrit umboðs til SEB en það þarf að hafa borist SEB eigi síðar
en 11. mars 2021.
Form af umboðum og tilkynningu verða aðgengileg á heimasíðu bankans
www.arionbanki.is/gm.
Til að taka af allan vafa er athygli vakin á því að þeir SDR
heimildarskírteinishafar sem hyggjast fá aðgangsupplýsingar til að taka þátt
og kjósa rafrænt á fundinum sækja ekki um aðgang í gegnum vefsíðuna
www.smartagm.com, heldur með tilkynningu til SEB sbr. I. hér að ofan.
Frá og með lokun markaða 11. mars 2021 til og með 18. mars 2021 verður
óheimilt að yfirfæra SDR heimildarskírteini í eða úr hlutum í Arion banka hf.
Allar nánari upplýsingar um fundinn má finna á vefsíðu bankans
www.arionbanki.is/gm.