Bókasafnið - 01.04.1995, Blaðsíða 62

magntölur eins og fjöldi útlána, fjöldi millisafnalána, fjöldi
safngesta o.s.frv., heldur einnig hvort sú þjónusta sem veitt
er mæti væntingum notendanna. Leitað er svara við spurn-
ingum eins og, eru bækurnar sem beðið er um inni á safn-
inu, eru þær á réttum stað í hillunni, er auðvelt fyrir notand-
ann að nota tölvuskrár safnsins, hvað sættir notandinn sig við
að það taki langan tíma að fá rit í millisafnaláni. Markviss
söfnun upplýsinga og úrvinnsla þeirra verður sá grunnur sem
ákvarðanataka byggist á. Það leiðir til bættrar starfsemi.
Ahrifgœðastjórnunar á starfslið og
starfsanda bókasafna
An þess að stuðst sé við rannsóknir, er óhætt að staðhæfa
að á mörgum íslenskum bókasöfnum ríkir góður starfsandi
og staðblær þeirra er jákvæður. Til marks um þetta má benda
á, að tilfærsla bókavarða á milli bókasafna og flótti úr stétt-
inni, er mjög lítil, þrátt fyrir vaktavinnu og lág laun. En það
er ekki þar með sagt að bókasöfnin geti ekki orðið enn betri
vinnustaðir, þ.e. vinnustaðir sem þroska, þjálfa og mennta
sitt starfsfólk og gera því kleift að gera sífellt betur og stefna
að því að veita alltaf afbragðsþjónustu.
Markviss þjálfun starfsfólks, sem gerir það hæfara til að
gegna starfi sínu og einnig til að geta tekið þátt í liðsvinnu
og unnið að umbótaverkefnum, eflir sjálfstraust og eykur á-
ræði. Þjálfun í liðsvinnu er mjög mikilvæg, en hún er m.a.
fólgin í fundarsköpum, tækni til að ná sammælum og leikni
við að beita tækjum og tólum gæðastjórnunar eins og t.d. sjö
hjalla umbótaferlinum sem getið var að ofan. Hún felst
einnig í því að þjálfa alla starfsmenn í aðferðum við hugar-
flug, gerð flæðirita og tölfræðilega framsetningu upplýsinga
og gagna. Starfsmenn fá með öðrum orðum, þjálfun í öflun
upplýsinga, úrvinnslu þeirra og því hvernig ákvarðanir eru
teknar útfrá þeim.
Gæðastjórnun leggur hverjum starfsmanni ábyrgð á herð-
ar. Með þátttöku í umbótaliðum fær starfsfólkið vald til þess
að gera ákveðnar breytingar á vinnuumhverfi sínu án afskipta
stjórnenda. Einnig er öll ákvarðanataka færð neðar í stjórn-
skipulagið, svo að almennir starfsmenn þurfa ekki að leita
samþykkis yfirmanna sinna fyrir öllum ákvörðunum, heldur
fá þeir sjálfir að bera ábyrgðina.
Það hlýtur að skapast góður starfsandi og staðblær á
vinnustað þar sem starfsmenn eru sérþjálfaðir til starfa og all-
ir vinnsluferlar eru skýrir og eins einfaldir og hægt er. Einnig
hlýtur það að vera hvetjandi að vinna á vinnustað þar sem
stöðugt er unnið að umbótum með virkri þátttöku starfs-
fólks, sem hefur vald til ákvarðanatöku um ýmis mikilvæg
málefni á vinnustaðnum. Eða hvað?
Lokaorð
Ljóst er að gæðastjórnun hefur reynst vera geysiöflug að-
ferð til að ná árangri með auknum gæðum og bættri starf-
semi. Nægir þar að nefna árangur hinna fjölmörgu japönsku
fyrirtækja þar sem kenningum þeirra Demings og Jurans var
beitt. En það má ekki gleymast að Japanir hafa lagt sitt af
mörkum til gæðastjórnunar. Þeir hafa þróað og þrautreynt
kenningar tvímenninganna og aðlagað japönskum aðstæð-
um. Eitt helsta framlag Japananna voru gæðahringirnir, en
upphaflega notuðu þeir þá eins og Ieshringi til þess að fræðast
um gæðastjórnun og aðferðir við beitingu hennar. Gæða-
hringir hafa alltaf verið vinsælir í Japan og eru það enn. Á
Vesturlöndum hins vegar, voru þeir í tísku á fyrri hluta ní-
unda áratugarins, en lítið fréttist af þeim nú síðustu árin
(Speakman, 1991, s. 22—27). Þetta er nefnt hér sem ábending
til þeirra sem e.t.v. hafa áhuga á því að fræðast um gæða-
stjórnun og hvernig hægt væri að koma á vettvangi til um-
ræðna og skoðanaskipta um gæðastjórnun og bókasöfn.
Gæðahringur gæti verið svarið og samskipti þátttakenda gætu
farið fram með tölvupósti á sama hátt og Skrudda
(skrudda@rhi .h i. is).
Að lokum ber að leggja áherslu á, að gæðastjórnun er ekki
síst fólgin í viðhorfum manna til fyrirtækja og stofnana sem
þeir vinna hjá og viðskiptavina þeirra. Einnig skulu menn
hafa hugfast, að það er langtímaverkefni að koma á gæða-
stjórnun sem nær til allrar stofnunarinnar eða fyrirtækisins,
það getur tekið allt að fimm árum og ekki má gefast upp þó
að einstaka orrusta tapist, því markmiðið er að vinna stríðið.
HEIMILDIR:
Árni Laugdal, Sigurður Jóhannesson og Ögmundur Knútsson. 1993.
Kennsluefiii í hugmyndafrœði gaðastjórnunar. Akureyri: Rannsóknastofn-
un Háskólans á Akureyri og Iðnþróunarfélag Eyjafjarðar.
Bank, John. 1992. The essence of total quality management. New York : Prent-
ice Hall.Hannah, Ian. 1994.The management of quality „ yesterday,
today and tomorrow. Menntun og gœðastjórnun : ráðstejha Háskólans á
Akureyri haldin á Akureyri 4.júní 1993. Akureyri: Háskólinn á Akureyri.
Clayton, Marlene. 1993. Towards total quality management in higher ed-
ucation at Aston University - a case study. Higher Education 25(April):
363,371.
Clayton, Peter. 1992. Japanese management theory and library ad-
ministration. The Journal ofAcademic Librarianship 18(5): 298-301.
Deming, Edwards W. 1990. Out of the crisis. Cambridge : Cambridge Uni-
versity Press.
Imai, Masaaki. 1986. KAIZEN (Ky’zen): the key to Japan's competitive success.
New York : McGraw-Hill
Ishikawa, Kaoru. 1985. What is totalquality control?: the Japanese way. Eng-
lewood Cliffs : Prentice Hall.
Juran, Joseph M. 1988. Juran on planningfor quality. New York : The Free
Press.
Juran, Joseph M. 1993. Made in U.S.A.: a renaissance in quality. Harvard
Business Review 71 (July-August); 42-50.
Logothetis, N. 1992. Managing for total quality: trom Deming to Taguchi and
SPC. New York : Prentice Hall.
Mackey, Terry og Kitty Mackey, Kitty. 1992. Think quality : the Deming
approach does work in libraries. LibraryJournal 117(May): 57-61.
Martin, Di. 1993. Towards Kaizen : the quest for quality improvement.
L'ibrary Management 14(4 ): 4-12.
Quality jargon : gœðatungutak, 30.12.1991 [óútgefmn listij.
Speakman, Gina. 1991. Why not consider quality circles? Library Mana-
gement 12(3): 22-27.
Ulvik, Synnöve. 1994. Finn biblioteket svaret? Bok & bibiiotek 61 (August):
6-12.
Walton, Mary. 1988. The Deming management method. New York : Perigee
Books.
SUMMARY
Quality Control and Libraries
The article is based on a lecture given in Reykjavik on April 20th 1994
for the Association of Professional Librarians (Felag bokasafnsfraedinga).
The historical development of quality control is delineated and the main
theories of its initiators, the Americans Deming and Juran, are introduced.
Quality control was practiced in many American factories during the Second
World War and later adapted and developed further, e.g. the quality circles,
in Japan, where Deming and Juran were lecturing on the subject in the
1950s. Stresses the importance of team work in the quality control process,
with emphasis on the participation of all employees. Describes the basic
concepts and features of quality control. Argues that the methods of quality
control are applicable in libraries as in other service industries. Maintains
that by using methods of quality control, information can be collected more
efficiently and processed further in order to improve the current services of
libraries and to design or develop new ones. The author describes a library
case study, where the methods of quality control were used successfully.
States that more cost-effectiveness can be obtained by using quality control
and further that the activities of libraries can be seen from a new perspecti-
ve, i.e. with emphasis on quality rather than quantity. Coricludes by giving
suggestions for implementing quality control but emphasizes that its
implementation is a long term task.
62 Bókasafhið 19. árg. 1995