Bókasafnið - 01.04.1995, Blaðsíða 89

Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingar, Gangskör sf.
Skjalastjórn hjá fyrirtækjum
og tölvutæknin
AUt frá því að sá orðrómur barst fyrir u.þ.b. tuttugu árum
þess efnis, að IBM hefði sett upp pappírslausa skrifstofu
í tilraunarskyni, hefur verið talið, að pappírslausa skrifstofan
væri í sjónmáli. Hún er hins vegar ekki á næsta leiti nú frem-
ur en þá og verður trúlega aldrei að veruleika, þó svo að ný
tækni hafi gert það mögulegt að varðveita öll skjöl í tölvu-
tæku formi. Staðreyndin er nefnilega sú, að hvorki er hag-
kvæmt né skynsamlegt að geyma öll skjöl eingöngu í tölvu-
tæku formi og miklu máli skiptir að huga vel að því, hvaða
skjöl má einungis geyma í tölvutæku formi og hvaða skjöl
verður ennfremur að varðveita á pappír eða á örfilmum.
Talsvert framboð er nú af tölvukerfum, sem ætlað er að
leysa af hólmi hefðbundna skjalavistun og útrýma pappír af
skrifstofum. Við höfum orðið varar við að margir telja þenn-
an möguleika allsherjarlausn á skjalavanda fyrirtækjanna og
teljum því ástæðu til þess að reifa ýmsar staðreyndir um þessi
mál. Við munum leitast við að vega og meta kosti og galla
þess að hagnýta tölvutæknina við skjalastjórn fyrirtækja, eink-
um þar sem kostnaður við þess háttar tölvuvæðingu er mikill
og öryggi varðandi varðveislu skjala í tölvutæku formi getur
verið ábótavant.
Skjalastjórn ífyrirtœkjum
Markmiðin með skjalastjórn eru einkum eftirfarandi:
* að hægt sé að finna tiltekin skjöl fljótt og örugglega, þegar
á þarf að halda, og að ekki þurfi að eyða dýrmætum tíma í
að leita að þeim
* að tryggja að skjöl hvorki glatist, skemmist né komist í
hendur óviðkomandi aðila
* að komið sé í veg fyrir, að ónauðsynlegur pappír eða upp-
lýsingar í hvaða forrni sem er safnist fyrir á skrifstofum og
í geymslum og ótímabær eyðing skjala sé jafnframt fyrir-
byggð
Taka verður mið af þessum markmiðum án tillits til þess í
hvaða formi skjölin eru, þ.e. hvort sem þau eru á pappír,
filmum, diskum eða böndum. Meginvandann í skjala- og
upplýsingamálum fyrirtækja má rekja til þess, að ekki hefur
tekist að ná þessum markmiðum, enda er þekking á þessum
málum almennt ekki fyrir hendi innan fyrirtækjanna. Vegna
þessarar vanþekkingar telja ýmsir, að hægt sé að leysa vand-
ann alfarið með tölvuvæðingu, en það er á miklum misskiln-
ingi byggt, þó svo að kostir tölvuvæðingar séu vissulega marg-
ir. I fyrsta lagi minnkar hún umfang skjalanna, í öðru lagi
gefur hún möguleika á því að nálgast upplýsingarnar á fljót-
legan hátt og í þriðja Iagi geta fleiri en einn skoðað sama skjal
á sama tíma. Kostirnir við tölvuvæðingu skjala njóta sín hiris
vegar engan veginn nema ákveðnum skilyrðum sé fullnægt.
Leitartími skjala
Til þess að hægt sé að finna skjöl í tölvutæku formi fljótt og
örugglega þarf í fyrsta lagi að vera fyrir hendi samræmt efriis-
flokkunarkerfi fyrir skjöl fyrirtækisins og í öðru lagi þarf að
vera hægt að finna skjöl eftir efnisorðum. Tölvukerfin sem eru
á markaðnum bjóða að vísu upp á frjálsa textaleit, en hún ger-
ir kleift að finna upplýsingar eftir efni. Frjáls textaleit virkar
oft ágætlega í upphafi, en eftir því sem upplýsingamagnið í
tölvunni eykst, lengist leitartíminn að sama skapi og notand-
inn situr oft uppi með tugi eða hundruði bréfa um viðkom-
andi efni. Auk þess verður Ieit að skjölum í frjálsri textaleit á-
vallt ómarkviss, þar sem ekki er leitað eftir stöðluðum efnis-
orðum. Því er nauðsynlegt að til séu staðlaðar reglur um val og
notkun efnisorða til þess að vistun og leit verði markviss.
Oryggi skjala
Tryggja þarf að skjöl hvorki glatist né skemmist. Tölvu-
gögn eru viðkvæm og endingartími þeirra er óþekktur, en al-
mennt er talið, að þau endist aðeins í u.þ.b. 30 ár. Vélbúnað-
ur og hugbúnaður úreldist fljótt og vafi leikur á, hvort hægt
verði í framtíðinni að nálgast upplýsingar, sem varðveittar eru
í tölvutæku formi.
Dæmi um upplýsingar, sem erfitt er að nálgast nú, eru
upplýsingar á gataspjöldum. Þá er alkunna, að 5.25“ tölvu-
disklingar og drif fyrir þá eru nú óðum að víkja fyrir 3.5“
disklingum og því verður sífellt erfiðara að nálgast upplýsing-
ar á þessum disklingum.
Jafnvel þó að gögn séu afrituð reglulega, getur verið vand-
kvæðum bundið að nálgast upplýsingarnar. Þekkt dæmi um
þetta er bandaríska manntalið frá árinu 1960, sem varðveitt
er á tölvuböndum. Manntalið var fært reglulega yfir á ný
bönd, en samt sem áður hefur ekki verið hægt að lesa upplýs-
ingarnar í mörg ár, þar sem nauðsynlegur stýri- og hugbúnað-
ur er ekki lengur til.
Dr. Doran Swade, sem annast varðveislu á vél- og hug-
búnaði í Vísindasafninu í London, telur hámarkslíftíma á vél-
búnaði vera tíu ár eftir að framleiðandi hættir að veita þjón-
ustu við viðkomandi kerfi. Þá telur hann líftíma á hugbúnaði
vera enn skemmri, þar sem hugbúnaði er hættara við að eyði-
leggjast en vélbúnaði. Niðurstaða dr. Swade er sú að ekki
megi reikna með því að hægt sé að reka tölvukerfi lengur en í
tíu ár eftir að það hefur verið tekið úr daglegri notkun.
Þá vaknar spurningin um það, hvort ekki megi færa upp-
lýsingarnar yfir á nýtt kerfi um leið og skipt er um vél-og
hugbúnað. Þetta er að sjálfsögðu alltaf gert við upplýsingar,
sem eru í daglegri notkun. Hins vegar er það ekki jafn sjálf-
sagt hvað varðar upplýsingar, sem ekki eru lengur í daglegri
notkun, þar sem magn þeirra eykst sífellt með tímanum og
vinnan við yfirfærslu gagnanna sömuleiðis.
Þá er þess einnig að geta, að við yfirfærslu gagna er hætta á
því, að villur slæðist inn, en aukinn kostnaður og vinna felst
í því að fylgjast með villum og Ieiðrétta þær. Niðurstaðan er
því sú, að yfirfærsla á upplýsingum aftur í tímann er ekki
raunhæfur kostur nema í undantekningartilvikum. Því er
Bókasafhið 19. árg. 1995 89