Frjáls verslun - 01.05.1979, Page 99

Ráðstefnuskrifstofa alþjóðasamtaka flugumferðarstjóra, þegar þelr
þinguðu á Hótel Loftleiðum.
Kostir við að hafa ráðstefnur á
l'slandi eru margir og skal aðeins
nefnt, að flutningafyrirtæki, bíla-
leigur, flugfélög (stór og smá),
minjagripaverzlanir, veitingastað-
ir, ferðaskrifstofur, hótel í Reykja-
vík og úti á landi, leigubílar o.s.frv.
hafa hagnað af ráðstefnum hér og
ætti því að hvetja forstöðumenn
fjölþjóðlegra fyrirtækja, læknafé-
lög, o.fl. til aö auglýsa ísland sem
ferðamanna- og ráðstefnuland.
Það hefur og sýnt sig, að þeir sem
koma hingað á ráðstefnur, eru
ánægðir með þá þjónustu, sem
þeir fá, landslag íslands, þjónustu
og allt annað, sem svíkur engan.
Námskeið og ráð-
stefnur.
Námskeið: þar eru kennd hin
ýmsu efni.
Ráðstefnur: Það nafn er notað,
er fólk safnast saman til þess að
skiptast á skoðunum, hugmyndum
eða kunnáttu. Það er aðalatriðið,
en einnig fer þar fram kennsla.
Hversvegna eru valdir
alþjóðlegir ráðstefnu-
staðir?
Flestir hafa betra næði og geta
einangrað sig betur frá hinu dag-
lega umhverfi, ef þeir fara í burtu.
Allir þekkja, hvernig það er aö sitja
fund í eigin fyrirtæki (umhverfi),
þegar alltaf er verið að ónáða með
síma o.fl.
— eða —
a) Þátttakendur geta betur ein-
beitt sér að þeim vandamálum,
sem þingið fjallar um.
b) Allir eru á „sama báti" á
ráðstefnum.
c) Þátttakendur eru saman all-
an tímann þ.e.a.s. frítíminn getur
nýtzt til þess að efla kynningu meö
fundarmönnum.
ast á skoðunum, eftir að fundum
lýkur.
e) Betra umhverfi en heima hjá
þátttakendum.
Lega ráðstefnustaðar
og mat á kostum hans
Landfræðileg staða skiptir miklu
máli, þegar fundarstaður er valinn.
Ef um nokkurra daga ráðstefnu er
að ræða, skiptir minna máli, hvar
hún er, heldur en væri aðeins um
helgarferð að ræða.
Verð og gæði. Það skiptir margt
máli, svo sem hraði, nákvæmni,
fundarsalir tilbúnir á réttum tíma,
fljót afgreiðsla, fjöldi smærri
fundarsala (hópvinna), kennslu-
stofur á staðnum, salir fyrir vinnu-
hádegisverði, lokahóf (banquet),
innrétting í sölum, tæki.
Gisting. Athuga þarf tegund her-
bergja. Margir vilja t.d. einsmanns
herbergi. Getur hótelið boðið upp
á það, sem til þarf (single/twin/
double/suites)?
Hjálpartæki. Gera þarf nákvæma
könnun á því, hvað hótelið hefur
upp á að bjóða af hjálpartækjum,
áður en staðurinn er valinn.
Sýningarsvæði. Stærð sýningar-
svæðis (bása), verð á sýningar-
svæði, tæki og Ijós, sem til þarf,
hvenær básar verða tæmdir eftir
sýningu og hvenær þeirra er þörf
yfir ráðstefnutímann.
Dagskrá fylgdarfólks ráðstefnu-
gesta („ledsagere"). Tímasetja og
skipuleggja þarf sérstaka dagskrá
þess.
Dagleg áætlun. Fundir og fundar-
tími, kaffihlé, tæki á fundina, há-
degisverður, morgunkaffi, síð-
degiskaffi, kvöldveröur, skemmt-
anir, hvernig salir eiga að líta út
þ.e. (,,set up style").
Biðja hótel um eftirfarandi: Hótel-
bæklinga, teikningar og mál af
fundarsölum, matseðla, verð á
vinnuhádegisverði, kvöldverði,
veizlu (banquet), verð á kaffi, öli,
gosdrykkjum.
Dagsetningar. Ákveða dagsetn-
ingu á komu og brottför ráð-
stefnugesta. Athuga, hve mörg
ókeypis herbergi hótelið lætur í té.
„Hospitality Suites" — hve
margar? Fá uppgefið, hvernig á að
91