Frjáls verslun - 01.03.1983, Page 75

Eftir: Guðmund Kjartansson
Hið eilífa tímaleysi
stjornun
Flestir þeir er unnið hafa við stjórnun fyrirtækja
kannast við hina hörðu baráttu við tímann. Dagurinn
er oft á tíðum einfaldlega ekki nógu langur til að sinna
öllum verkefnum dagsins.
Mestur tími framkvæmdastjóra fer í að stjórna
fyrirtækinu frá degi til dags — hitta viðskiptavini,
leysa úr vandamálum, hlusta á kvartanir frá starfs-
fólki, hitta fólk með misjafnlega brýn erindi o.þ.h.
Munurinn á framkvæmdastjórnun lítilla fyrirtækja og
stórra er fyrst og fremst sá að sá sem rekur litla fyrir-
tækið hefur færri aðstoðarmenn við úrlausn verkefna,
en hjá stærri fyrirtækjum geta framkvæmdastjórar
dreift verkefnum á undirmenn sína. Einbeiting dreifist
á ffleiri verkefni hjá framkvæmdastjórum minni fyrir-
tækja.
Margir framkvæmdastjórar
vinna milli 60 og 80 tíma á viku.
Algeng afleiðing mikillar eftir-
vinnu verður oft léleg frammi-
staöa í þeim verkefnum sem
þeir bera ábyrgð á. Þeir veröa
of uppteknir til að fræðast um
það sem er að gerast í kringum
þá á þeirra sviði, hvaða fram-
farir eiga sér stað og eru of
uppteknir til að veita undir-
mönnum sínum leiðsögn, sem
síðan leiðir til mistaka og mis-
skilnings milli þessara aðila.
Tímasparnaður framkvæmda-
stjóra
Ein besta lausnin viö tíma-
leysi framkvæmdastjóra er góð
skipulagning á vinnunni. Þetta
gerir honum kleift aö dreifa
valdi sínu á aðstoðarmenn
sína, án þess að hafa stöðugar
gætur á þeim. Þetta þýðir að
sjálfsögðu gagnkvæmt traust
milli þessara aðila.
Oft á tíðum þurfa fram-
kvæmdastjórar að funda meö
fólki sem dvelur umfram þann
nauðsynlega tíma er viðtal
þyrfti aö taka. Þetta vandamál
er oft leyst með ýmsum brögó-
um t.d. að einkaritarinn truflar
viðræður eftir ákveðinn tíma og
minnir á stefnumót o.s.frv.
Hreinlegri leið er einfaldlega
að benda viðkomandi á að
framkvæmdastjórinn sé tíma-
bundinn og geti þ.a.l. aðeins
fundaö í t.d. 10 mínútur og
halda sig síðan við þann tíma.
Auk þessa gætu einkaritarar
flokkað póstinn, sinnt almenn-
um símhringingum og aðstoð-
að við tímasetningu funda.
Annar mikill tímasparnaður
er skipulagning funda með
undirmönnum sínum. Þessir
fundir vilja oft dragast á lang-
inn með óþörfu ,,makki‘' um
hlutina í stað þess að brjóta
málin til mergjar. Fram-
kvæmdastjórar veröa að hafa
góða stjórn á fundum, skipu-
leggja dagskrá fundarins,
ákveða fundartíma og halda
umræöunum við efnið. Með
þessu má spara mikinn tíma
fyrir framkvæmdastjóra og
undirmenn þeirra.
En e.t.v. er stærsti tíma-
sparnaðurinn góð nýting á
tíma. Ef einstaklingur ríkur úr
einu verkefni í annað er ekki
líklegt að miklu verði áorkað.
Vel útfærð og góð skipulagn-
ing tímans er án efa fyrsta
skrefið til tímasparnaðar.
Til að gera sér þetur grein
fyrir hvernig tímanum sé best
varið er ágætt að áætla sér
ákveðinn mínútufjölda í hvert
verkefni. Þetta verður að vera
nokkuð nákvæmt svo gagn sé
því ágiskunaraðferðin dugar
ekki í þessu tilfelli. Það er því
tilvalið að skrá hjá sér í nokkra
daga eða vikur hve langan tíma
tekur að leysa hin venjulegu
verkefni. Með þessari aóferö
getur framkvæmdastjórinn (og
að sjálfsögðu hver sem er) gert
sér mun betri grein fyrir hvar sé
hægt aó spara tíma og hvernig
hægt er að ráða bót á hinu
eilífa tímaleysi framkvæmda-
stjóra.
75