Frjáls verslun - 01.01.2005, Side 96

96 F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 0 5
RÁÐSTEFNUR OG FUNDIR
Svo ráðstefna heppn-ist vel er að mínu
mati nauðsynlegt að
hún sé lærdómsrík og
að sjálfsögðu reynir á að
fyrirlesararinn sé góður.
Flutningur þarf að vera
lifandi og hnitmiðaður.
Mikilvægt er að erindin
séu ekki of löng. Einnig
er mikilvægt að erindin
séu fjölbreytileg og að
húmor gleymist ekki,“
segir María Guðmunds-
dóttir, ritstjóri Ferðarita
hjá Heimi hf.
María segir að til að vel takist til með
ráðstefnuhald sé umgjörðin þýðingar-
mikil; að vel fari um ráðstefnugesti og að
allur tæknibúnaður sé í góðu lagi. Það sé
afleitt þegar fyrstu mínúturnar fari í að
leysa úr tæknivandamálum.
Í tímans rás kveðst
María aðallega hafa sótt
ráðstefnur sem tengjast
ferðaþjónustu og stigs-
munur sé á því hvort
þær séu litlar og fjalli um
afmörkuð mál eða risa-
stórar með fjölda þátttak-
enda. Á hinum fyrrnefndu
skapist til dæmis oft meiri
tækifæri til skoðana-
skipta um einstök málefni.
„Skemmtilegustu ráð-
stefnurnar finnst mér vera
tveggja daga ráðstefnur
sem haldnar eru úti á
landi. Þar nær fólk betur að slaka á og
einbeita sér – og þær verða góð blanda
þess að njóta áhugaverðra fyrirlestra,
umhverfis og félagsskapar ráðstefnu-
gesta meðan á dvöl stendur.“
„Mikilvægt að erindin séu
fjölbreytileg,“ segir María
Guðmundsdóttir ritstjóri
Lærdómsríkt og lifandi
„Reykjavík spennandi
áfangastaður,“ segir
Dóra Magnúsdóttir
Afþreying
innan seilingar
Svo vel takist til með ráðstefnuhald er skipu-lagning mikilvægasti þátturinn. Fjölmennar
ráðstefnur og fundir kalla á mörg úrlausnar-
efni svo ráðstefnan gangi vel fyrir sig og verði
árangursrík. „Bæði þarf að skipuleggja ráðstefnu-
haldið sjálft en síðan eru gestir með ýmsar
sérþarfir. Í lok ráðstefna er gjarnan skipulögð
skemmtiferð í nágrenni borgarinnar. Öllu þarf
að mæta og skipuleggjendur ráðstefna hérlendis
eru snillingar í að leysa málin þannig að allir
snúi ánægðir heim,“ segir Dóra Magnúsdóttir,
markaðsstjóri Höfuðborgarstofu.
Í harðri samkeppni um hvar halda eigi ráð-
stefnu er mikilvægt að bjóða upp á spennandi
áfangastað. Einmitt þarna er Reykjavík um
margt fýsilegri kostur en margar aðrar borgir
sem bjóða upp á stærri sali og fleiri hótel.
Fyrsta mikilvæga atriðið til að ráðstefna
heppnist vel er þátttaka. Skipt getur sköpum
að áfangastaðurinn sé spennandi, sérstaklega
fyrir fólk sem fer á margar ráðstefnur ár hvert.
„Það sem Reykjavík hefur fram yfir margar
aðrar borgir eru stórkostlegir afþreyingarmögu-
leikar í faðmi mikillar náttúrufegurðar. Nú í vor
opna tvö ný hótel í miðbænum í kjölfar þeirrar
aukningar á gistirými sem þegar hefur orðið
undanfarin ár. Ný og glæsileg ráðstefnumiðstöð
verður tekin í notkun árið 2009 á Miðbakkanum
í Reykjavík og það er deginum ljósara að slík
bygging mun brjóta blað hvað varðar aðstæður
til ráðstefnuhalds hérlendis.“
Umgjörð og stemmning
Að minni hyggju er mikilvægt að skapa ákveðna umgjörð og stemmningu í kringum fundi og ráð-
stefnur svo að vel takist til,“ segir Gunnar Páll Pálsson,
formaður Verzlunarmannafélags Reykjavíkur. „Áhuga-
verðir fyrirlesarar með fróðleg erindi ná fundargestum
oft alveg á sitt band og eins er farið að skreyta salina í
þeim tilgangi til að skapa ákveðin hughrif. Þá eru oft á
dagskrá fín tónlistaratriði. Allt er þetta gert í þeim til-
gangi að draga fólk að og takist vel upp má búast við
góðri mætingu að ári. Almennt tel ég þetta nauðsynlegt,
því hvarvetna verður æ erfiðara að ná í gegn. Það er
engin fjarstæða að segja að funda og ráðstefnuhaldi á
Íslandi hafi verið markaðsvætt að verulegu leyti.“
Í krafti starfs síns segir Gunnar að sér berist boð um
að sitja fjölda funda og ráðstefna sem hann þiggi sjaldnast. „Ef ég þægi allt sem
býðst væri slíkt nánast fullt starf,“ segir hann og hlær.
Gunnar segir að talsverður munur sé á stíl og yfirbragði samkoma þar sem reynt
er að laða gesti að með góðum fyrirlesurum og skemmtilegri stemmningu og svo
funda þar sem er skyldumæting – svo sem í verkalýðshreyfingunni. Sumir funda
innan vébanda hennar séu næsta dauflegir, nema því aðeins að erindi ræðumanna
séu sérlega markverð eða áhugavekjandi.
„Ná fundargestum oft alveg
á sitt band,“ Gunnar Páll
Pálsson, formaður VR.