Frjáls verslun - 01.01.2005, Page 118

118 F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 0 5
RÁÐSTEFNUR OG FUNDIR
Aðalatriði varðandi hverja ráðstefnu er að brýn
þörf sé fyrir að koma upp-
lýsingum á framfæri. Fyrir-
lesarar hafi eitthvað fram
af færa af eigin reynslu - og
kunni að matreiða efni sitt
þannig að áheyrendur brenni
í skinninu að heyra meira,“
segir Ingibjörg Pálmadóttir,
fyrrverandi heilbrigðis-
ráðherra. Hún segir að við
ráðstefnuhald sé þáttur
fundar- eða ráðstefnustjóra
mikilvægur svo dagskráin verði markviss
og gangi vel og skipulega fram. „Dagskráin
þarf að vera þannig að fólk
fái á tilfinninguna að það sé
einhvers fróðara að henni
lokinni. Sé ekki svekkt yfir í
að hafa eytt tíma í ómerkilegt
orðasalat.“
Enginn skyldi vanmeta
hinn félagslega þátt ráðstefna
og funda. „Fólk fer gjarnan á
þessar samkomur til að sýna
sig og sjá aðra. Hitta einhverja
sem það telur mikilvægt að
vera í samskiptum við. Einnig
til að fá tilbreytingu og smáfrí
úr vinnunni, en sjaldnar til að fræðast. Sú
er að minnsta kosti mín reynsla úr opin-
bera geiranum. En ég geri ekki lítið úr þeim
samböndum sem gjarnan myndast þarna og
nýtast í daglegu starfi,“ segir Ingibjörg.
Þeir sem standa að og skipuleggja ráð-
stefnur vita að þó boðskapur þeirra kunni
að vera mikilvægur má ekki ofgera fólk með
of stífri dagskrá. „Ég legg áherslu á gott loft
í ráðstefnusal, mikið af köldu vatni og fólk
sé hvatt til þess að hreyfa sig á milli atriða.
Eitthvað léttmeti verður að koma inn á milli
til að létta geð fólks,“ segir Ingibjörg.
Dagskrá fyrir maka ráðstefnugesta er
sömuleiðis alltaf mikilvæg. „Þegar ég var
ráðherra var maðurinn minn, Haraldur
Sturlaugsson, sólginn í slíkt. Trúlega af
því makarnir voru oftar en ekki kvenkyns.
Hann var til dæmis einn af stofnendum
Makavinafélagsins, félags maka ráðherra. Í
upphafi, þegar félagið var stofnað var hann
eini karlinn í því en konurnar níu - og hvaða
karl kann ekki að meta slíkt?“
„Fyrirlesarar hafi eitt-
hvað fram að færa,“ segir
Ingibjörg Pálmadóttir.
Fróðleikur og félagslegir þættir
Uppskrift að góðri ráðstefnu:
Þ að er alls ekki sjálfgefið að fundirnir verði betri þótt græjurnar verði flottari með hverju árinu,“ segir Magnús Pálsson viðskipt-
afræðingur og forstöðumaður þróunar hjá Sparisjóði Hafnar fjarðar.
Hann segir magn gagna og upplýsinga, sem stjórnendur flestra
fyrirtækja hafa yfir að ráða, hafi aukist jafnt og þétt og mörg upp-
lýsingaforrit verið þróuð í þeim tilgangi að halda góða fundi og
auðvelda ákvarðanatöku. Sömuleiðis hafi komið fram aðferðir til
að mæla árangur og samræma ákvarðanir sem styðja þá stefnu sem
fyrirtækið hafi mótað sér.
Góður fundur þarf að vera hvetjandi Fundir verða að vera upplýs-
andi og hvetjandi. Góður undirbúningur skiptir að sjálfsögðu miklu
máli og tilgangur fundarins þarf að vera ljós. „Er fundað til að fara yfir
stöðu mála, laða fram nýjar hugmyndir, kynna nýjungar, eða greina
frá niðurstöðum? Þetta þarf fólk að vita því fundirnir geta verið jafn-
ólíkir og tilefnin,“ segir Magnús. Bætir við að mikilvægt sé einnig að
fyrir liggi hvort fundurinn sé almennt nauðsynlegur. Fundarboð þurfi
að berast tímanlega til þátttakenda, sem skuli ekki vera fleiri en þörf
krefur. Í fundarboðinu eigi að tilgreina dagskrá í stuttu máli, hvaða
mál verði í deiglunni og hve lengi fundurinn skuli standa.
Þegar fundurinn hefst segir Magnús að skipti máli að byrja á
réttum tíma. Tilnefna skuli fundarstjóra og ritara þegar allir eru
komnir að borðinu, fara þá stutt-
lega yfir niðurstöður síðasta
fundar og leggja fram upplýs-
ingar, aðrar en þær sem fundar-
mönnum hafi þegar borist og þeir
vonandi lesið. Á fundinum verði
að fylgja ákveðinni dagskrá og
ljúka hverjum lið áður en byrjað
er á þeim næsta.
Laða fram ólík sjónarmið og sætta þau „Stjórnun fundarins er
síðan sérstakur kapítuli út af fyrir sig þar sem fundarstjórinn þarf
að hafa lag á því að laða fram ólík sjónarmið og sætta þau. Kom-
ast þarf að niðurstöðu um hvern dagskrárlið og ákveða hver beri
ábyrgð á að fylgja ákvörðunum eftir,“ segir Magnús og minnir á að
draga helst ekki fund framyfir gefin tímamörk. Í framhaldinu sé
send stutt fundargerð til hlutaðeigandi með helstu niðurstöðum
fundarins og upplýsingum um næstu skref. „Menn verði að muna
að glæsilegur tæknibúnaður er ekki aðalatriði og hið ágæta forrit
Power Point taki ekki ákvarðanir. Góður fundur verður ekki til af
sjálfu sér – en til að hann heppnist vel er grundvallaratriði að hafa
hlutina einfalda og skýra,“ segir Magnús Pálsson að lokum.
„Góður fundur verður ekki til af
sjálfu sér,“ segir Magnús Pálsson.
Hvernig á að halda fund?