Bókasafnið - 01.07.2017, Síða 31

Bókasafnið 41. árg – 2017 31
Inngangur
Með birtingu þessarar yfi rlitsgreinar er gefi n
innsýn inn í texta mun lengri greinar sem fyrir-
hugað er að birta í rafrænu formi síðar. Um
viðamikið og sérhæft verkefni er að ræða
og eru gefnar lýsingar á vinnubrögðum við
skráningu og skönnun landfræðilegra gagna-
safna hjá opinberra skjalamyndurum. Elstu
skjölin má rekja langt aftur í aldir en fl est eru
frá 19. og 20. öld.
Leiðbeiningar hafa verið af skornum skammti
hingað til og nær ekkert verið skrifað um skjalfræðilega
skráningu landfræðilegra heimilda hér á landi. Markmiðið
með þessu yfi rliti, og síðar birtingu rafrænnar greinar í fullri
lengd, er að bæta úr þeim skorti. (Heimildaskrá fylgir ekki
hér).
Til þess að stilla strengina er rétt að gefa lesendum strax
í byrjun hugmynd um hvað felst í skilgreiningunni land-
fræðilegar heimildir eða landfræðileg gögn, en það eru þau
gögn, í hvaða formi sem er, sem gefa möguleika á að verða
staðsett á yfi rborði jarðar.
Höfundur vann viðamikla meistaraprófsrannsókn á land-
fræðilegum heimildasöfnum í íslenskum ríkisstofnunum
(svörun var 67%). Þjóðskjalasafn Íslands (eftirleiðis ÞÍ) var á
meðal þátttakenda. Gagnaöfl un hófst á árinu 2010 og niður-
stöður birtust í lokaverkefni 2013. Sem dæmi um niður-
stöður, sem gáfu frekar dökka mynd af stöðu þess sögulega
menningararfs sem gögnin eru, má nefna óvissu um magn
(sem reyndist mjög mikið), óöryggi gagnanna, sem tengist
aðgengi og geymslum og skort á þekkingu á gögnunum hjá
þátttakendum.
Um leið og vísað er í rannsókn höfundar og ritrýnda grein
um hana í Bókasafninu 2015, er bent á lög um opinber skjöl
og reglur og leiðbeiningar ÞÍ sem einatt eru til hliðsjónar.
Landfræðileg gögn (skjöl) eru skjalfræðilega fl okkuð sem
sérstakur skjalafl okkur í opinberum skjalasöfnum og þarfn-
ast sértækra úrræða af ástæðum eins og formi, misstórum
gagnastærðum, mismunandi efniviði og miklum fj ölda
eintaka í stórum samstæðum söfnum.
Sú staðreynd blasir við öllum sem að skráningu opinberra
frumgagna koma, að þeir hafa í höndunum menningar-
verðmæti og þjóðararf sem mikil ábyrgð fylgir. Gögnin segja
merkilega sögu um framþróun og ákvarðanir sem
teknar voru í tímans rás. Sú saga liggur dauð
og ónothæf ef gögnin liggja misvel skráð og
engum aðgengileg.
Í meginmáli þessa yfi rlits verður farið yfi r
nokkur grunnatriði sem taka þarf fyrir áður
en að sjálfri skráningu gagnanna kemur. Því
næst eru nokkur orð um tvenns konar for-
könnun og loks er fj allað um skráningarferlið
og skönnun gagnanna sem lokamarkmið fyrir
skylduskil til ÞÍ. Endað er á hvatningarorðum.
Sjö grunnatriði fyrir skráningu landfræðilegs
heimildasafns
Þegar ráðast á í það stóra verkefni að skrá landfræðilegt
heimildasafn í opinberri stofnun stendur skrásetjarinn
frammi fyrir því að þurfa að kynna sér uppruna safnsins.
Elstu íslensku landfræðilegu frumskjölin má að miklu leyti
rekja til eins og sama embættis, embættis landsverkfræðings.
Skoða þarf upphaf skjalamyndarans (stofnunar), lög og aðrar
sögulegar upplýsingar og leita til ÞÍ (ef einhverju hefur verið
skilað þangað). Heimildasöfnin eru ekki stundarfyrirbæri,
þau geyma upplýsingar sem hvergi fi nnast annars staðar og
hafa langan líftíma sem rannsóknargögn. Eftirfarandi sjö
grunnatriði skal taka gagngert fyrir við upphaf skráningar-
vinnunnar (örstuttar skýringar fylgja hér):
1) Lög og reglur um stofnunina: Skrásetjari kynnir sér þau
lög sem giltu þegar skjölin voru mynduð ásamt þá-
verandi hlutverki stofnunarinnar, skráir hjá sér lykilfólk
þess tíma og skoðar eldri útgefnar heimildir. Einnig
kynnir hann sér þróun og breytingar á stofnuninni.
2) Lög og reglur um opinber skjöl (og Þjóðskjalasafn Íslands):
Skrásetjarinn skal þekkja vel lög og skjalfræðilegar
reglur sem gilda um heimildasöfnin og sem hann skal
vinna eftir. Heimasafn skrásetjarans verður að starfa
samkvæmt skjalavistunaráætlun, hafa skilgreinda skjala-
fl okka og svo framvegis. Hafa skal í upphafi samband
við ÞÍ og biðja um tengilið fyrir gagnkvæm samskipti.
3) Skyldur og hlutverk stjórnanda stofnunar: Skrásetjari
verður að þekkja mun á sínum skyldum og skyldum
stjórnanda stofnunar (samanber lög um opinber skjala-
söfn). Stjórnandinn er lykilaðili þess að landfræðilegu
frumgögnin verði afrituð og gerð notendum aðgengileg
(vegna kostnaðar).
Yfi rlitsgrein um skráningu og skönnun
landfræðilegra frumheimilda
– hvernig ber skrásetjarinn sig að?
Þórunn Erla Sighvats hefur lokið B.Ed.-prófi , réttindanámi í bókasafns- og upplýsingafræði og MLIS-prófi .
Hún starfar hjá Orkustofnun.