Bókasafnið - 01.07.2017, Qupperneq 33

Bókasafnið 41. árg – 2017 33
eða stærðum (best er að skrá stærri stærðir á undan þeim minni).
Virða þarf upprunaregluna varðandi röðun. Það hjálpar mikið ef til er
spjaldskrá eða færslubækur til nota við skráninguna. Í byrjun þarf að
taka gögnin úr gömlum umbúðum, möppum eða hólkum, og endur-
raða í viðurkenndar umbúðir (samkvæmt reglum ÞÍ – það er best að
gera samhliða skönnuninni). Jafnóðum þarf að hreinsa, snyrta og gera
við eintökin eins og mögulegt er. Bregðast þarf við litaskemmdum
(með milliblöðum) og viðkvæmu ástandi gagna (hafa samráð við for-
verði ÞÍ). Einnig þarf að huga að samstæðum stærðum sem algengt
er að liggi saman í hirslum, sú röðun getur haldið sér yfir í varanlegar
umbúðir (möppur, öskjur, hólka).
Skráningarþættir fyrir landfræðileg gögn. Gefin eru upp 14 skrán-
ingaratriði í óstyttu greininni (ekki birt hér – þar er hverju atriði lýst
með skýringum og dæmum). Best er að raða skráningaratriðum eftir
mikilvægi (auðkennisnúmer fyrst, svo titill, höfundur, mælikvarði,
stærðir, efnisflokkun og svo framvegis). Hægt er að hugsa sér dálka-
form sem skráð er í frá vinstri til hægri þvert á dálkana. Varla þarf að
árétta að allir skráningarþættir (dálkar) þurfa að vera leitarbærir. Allir
skrásetjarar munu rekast á villur í merkingum, þær skal leiðrétta eins
og hægt er og lýsa villunni í athugasemdum, einnig að láta þær sjást í
skönnuninni.
Handtökin við skönnun landfræðilegra heimilda. Skönnun hefst þegar
skráningu gagnasafnsins er lokið. Skönnunin er þess vegna eins og
seinni umferð og um leið og skönnun lýkur er hægt að pakka gögnun-
um og skrá þau í geymsluskrá (hægt að vinna það jafnhliða). Reynslan
segir að best sé að byrja á að skanna stærri stærðir. Margs er að gæta
við skönnun gamalla frumgagna sem of langt mál er að ræða hér. En
þó ber að nefna að sérstök varúð vegna aldurs gagnanna og hreinsun
og snyrting verður áberandi þáttur í skönnuninni.
Umbúðir – pökkun – geymsluskrá. Um margs
konar umbúðir er að ræða sem bæði fást hjá ÞÍ og
öðrum söluaðilum. Aðeins skal nota umbúðir sem
ÞÍ vottar og mælir með. Gæta þarf að stærðum og
sérlausnum eins og við hólka og tilsniðnar möpp-
ur. Pökkun í varanlegar umbúðir fylgir sömuleiðis
ákveðnum reglum, en fyrir landfræðilegu gögn
þarf oft að aðlaga þær og finna lausnir sem henta
fyrir breytileg gagnasöfn. Ekkert er sjálfgefið hvað
snetir landfræðileg frumgögn, margar tegundir
forms og efniviðar geta birst í einu og sama
safninu, en sum söfn eru aðeins í einni stærð og
úr sama efniviði (til dæmis myndasöfn og filmu-
söfn). Geymsluskráin er formleg skrá skjalasafnsins
þar sem skjalaflokkurinn er skráður samkvæmt
skjalfræðilegri flokkun. Í innihaldslýsingu hverrar
skráðrar einingar (öskju, möppu, arkar, hólks) má
komast af með að skrá auðkennisnúmer (númera-
röð safnsins), 50 til 100 númer í sömu skráningar-
færslu, eða viðeigandi textalýsingar (jafnvel að
nota bæði númer og texta). Vanda verður til verka
við geymsluskráninguna og fylgja þeim kröfum
sem gerðar eru til skjalfræðilegrar skráningar
opinberra heimilda. Geymsluskráin fylgir síðan
safninu (sem rafræn skrá) við afhendingu þess til
ÞÍ sem er lokaskref verkefnisins.
Hvatningarorð
Þess er vænst að lesandinn sé einhvers vísari eftir
lestur þessa yfirlits um stórt og mikilvægt verk-
efni sem skráning landfræðilegra frumgagna er.
Verkefnið er mikil áskorun og höfðar til mjög
margra þátta, reynir á færni skrásetjarans og ekki
síst mótast það af þeirri ákvörðun stjórnandans,
ábyrgðaraðila skjalasafnsins, að láta skanna safnið
og gera það þannig aðgengilegt öllum óháð stað
og stund.
Sem framtíðarsýn væri æskilegt að sjá stjórnvöld
taka verulega við sér varðandi varðveislu og
aðgengi að landfræðilegum heimildum í hvaða
formi sem er. Til þess þarf opinbera stefnu og
vilja til átaks, skipuleggja þverfaglegt nám og veita
þannig háskólanemum og rannsakendum aukin
tækifæri. Nóg er af gögnum, viðfangsefnin óþrjót-
andi og með afritun gagnanna opnast einstakur
heimur sem áður lá hulinn öllum utan veggja
skjalamyndarans.