Bókasafnið - 01.07.2017, Blaðsíða 42

42 Bókasafnið
kannanirnar einnig til skjalastjórnar og skjalasafna. Á rann-
sóknatímanum urðu miklar breytingar á rannsóknasviðinu.
Byggðamynstur breyttist með aukinni búsetu í þéttbýli.
Breytingar á búsetumynstri leiddu til lagabreytinga sem
aftur leiddu til sameiningar sveitarfélaga og stofnana þeirra
svo sem almenningsbókasafna og skóla. Aðrar stofnanir og
fyrirtæki, opinber og einkarekin voru einnig sameinuð með
lögum eða lagabreytingar gerðu sameiningu mögulega1. Við
það urðu þjónustueiningar færri og stærri. Mikilvægi skjala-
stjórnar jókst og einnig eftirspurn eftir skjalastjórum meðal
annars fyrir tilstilli lagabreytinga2 (Stefanía Júlíusdóttir,
2013a, bls. 101-102; 2014).
Framkvæmd gagnasöfnunar 1989, 2001 og 2014
Í könnunum þremur urðu bæði breytingar á þýðinu, enda
þótt leitast væri við að hafa það sem sambærilegast, og á
aðferðum við framkvæmd upplýsingaöflunar. Forstöðumenn
svöruðu könnununum. Þeir fengu könnunargögn póst-
send 1989 og 2001 en send rafrænt 2014. Upplýsinga var
einnig aflað hjá lykilaðilum (það er aðilum sem bjuggu yfir
sérstakri staðbundinni þekkingu á rannsóknarsviðinu, til
dæmis héraðsbókavörðum sem höfðu yfirsýn yfir málefni
lítilla bókasafna og lestrarfélaga í sínu héraði), símleiðis og
2014 á heimasíðum.
Aukinn fjöldi stofnana og fyrirtækja sem ástæða þótti til
að senda könnunargögn samhliða fækkun hefðbundinna
bókasafnseininga 2001 og sérstaklega 2014, leiddi til aukins
hlutfalls þjónustueininga sem ekki var vitað hvort starf-
ræktu þá þjónustu sem um var spurt.
Tafla 1. Hlutfall allra þjónustueininga sem upplýsingar
fengust um og þar af hlutfall almenningsbókasafna sem
upplýsingar fengust um
Ár
Hlutfall heildar-
upplýsinga um
allar tegundir
þjónustueininga
Hlutfall almennings-
bókasafna (rekstur
þekktur 2001,2014) sem
upplýsingar fengust um
1989 78.7% 72.8%*
2001 71.3% 95%
2014 69.7% 88.7%
*Hátt hlutfall lítilla lestrarfélaga og almenningsbókasafna sem ekki var
vitað hvort störfuðu.
Misjafnt var eftir tegund þjónustueininga um hve hátt hlut-
fall þeirra upplýsingar fengust. Eftir því sem hlutfall aðila
sem fengu send könnunargögn án þess að vitað væri hvort
þeir starfræktu þá þjónustu sem um var spurt hækkaði,
lækkaði hlutfall aðila sem upplýsingar fengust um.
Könnun 2014
Félagsvísindastofnun Háskóla Íslands sá um framkvæmd
2014-könnunarinnar3. Hún sendi könnunargögn rafrænt til
sambærilegs hóps og 2001, alls 553 aðila 4. Mikilvægt er að
upplýsa að 2014 hafði orðið sú breyting á lista mennta- og
menningarmálaráðuneytisins yfir almenningsbókasöfn, að
þar vantaði lítil bókasöfn og lestrarfélög sem þar voru 1989
og 2001 og fengu send könnunargögn. Þau var ekki hægt
að taka með 2014 bæði vegna breytinganna á listanum og á
framkvæmd könnunarinnar.
Eins og í fyrri könnunum voru árið 2014 meðal
svarenda aðilar sem ekki ráku þá þjónustu sem um var
spurt. Sérstaklega á sviði skjalastjórnar þar áttu spurningar
um skjalastjórnarstarfsfólk við þá sem höfðu umsjón með
samræmdri skjalastjórn innan fyrirtækis eða stofnunar. Í
nokkrum svörum var slíku ekki til að dreifa heldur sá hver
deild eða jafnvel hver starfsmaður um að stýra og hafa
reglu á eigin skjölum. Ekki var hægt að vinna úr þeim upp-
lýsingum á sama hátt og þeim sem komu frá svarendum
sem ráku þá þjónustu sem um var spurt. Í 2014-könnuninni
voru slík söfn um fimmtungur af svarendum. Ekki verður
fjallað nánar um þau hér.
Hreinar og samsettar þjónustueiningar
(samsteypueiningar). Meðferð upplýsinga
Hreinar eru þær þjónustueiningar nefndar sem aðeins þjóna
einni tegund notenda, til dæmis almenningsbókasöfn eða
sérfræðibókasöfn. Samsettar þjónustueiningar eru þær
einingar nefndar sem þjóna fleiri tegundum notenda. Dæmi
um slíkt eru sameinað almennings- og skólabókasafn og
sérfræðibókasafn, skjalastjórn (records management) og
skjalasafn (archive).
Til þess að koma í veg fyrir að þjónustueiningar, starfsfólk
og stöðugildi í samsteypueiningum væru margtalin var eft-
irfarandi aðferð notuð í öllum könnununum: þjónustuein-
ingar í töflum 2 og 4 sem eru samsteypusöfn töldust aðeins
með þeirri safnategund sem efst var á listanum, en ekki með
öðrum tegundum þjónustueininga sem þátt tóku í samstarf-
inu og neðar voru á listanum. Þannig voru samsetningar
almenningsbókasafna og annarra safnategunda aðeins taldar
með almenningsbókasöfnum. Þetta olli bjögun í þá veru að
því ofar sem safnategund var á listanum, þeim mun fleiri
einingar taldi hún á kostnað þeirra sem neðar voru (Stefanía
Júlíusdóttir, 1994; 2013a, bls. 177-201; 2014).
Þjónustueiningar og mannafli 1989, 2001 og 2014
Árið 2014 voru þjónustueiningar færri og stærri en 1989 og
2001. Tafla 2 sýnir fjölda þjónustueininga árið 2014.
1. Dæmi: Lög um opinbera háskóla nr. 85/2008, Lög um Samgöngustofu nr. 119/2012, Landspítali háskólasjúkrahús, 2001, Reglugerð
um sameiningu heilbrigðisstofnana nr. 127/2000, Sveitarstjórnarlög nr. 8/1986, Sveitarstjórnarlög nr. 45/1998, Sveitarstjórnarlög
nr. 138/2011.
2. Dæmi: Upplýsingalög nr. 50/1996, Upplýsingalög nr. 140/2012, Stjórnsýslulög nr. 37/1993, Lög um skráningu og meðferð persónu-
upplýsinga nr. 121/1989, Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.
3. Við greiningu á tölulegum gögnum notaði höfundur gagnasafns- og fyrirspurnakerfið Open Access 1989, en Excel árið 2001.
Spurningalistinn var þróaður með hliðsjón af riti Moore (1986).
4. Að teknu tilliti til lagabreytinga og breytinga í ársskýrslum, skrám, 100 stærstu [fyrirtækin] 1987 og Frjálsri verslun: 300 stærstu
[fyrirtækin], 2001 og 2014.