Frjáls verslun - 01.11.1972, Page 41

Bergþór Konráðsson, viðskiptafræðingur,
skrifar um stjórnun:
Kenningar um
skrifstofuveldi
Fjölmargar kenninga.r hafa
verið settar fram sem skýring
eða lýsing á ýmsum stjórnunar-
vandamálum. Hér verður fjall-
að um nokkrar slíkar kenning-
ar, sem eiga það flestar sameig-
inlegt að vera, sérstaklega ein-
kennandi fyrir það skipulag, er
við nefnum venjulega skrif-
stofuveldi (bureaucracy).
Þýzki félagsfræðingurinn
Max Webler mun hafa orðið
fyrstur til að setja fram heil-
steyptar kenningar um slíkar
stofnanir. Webler benti á ýmsa
kosti, sem eru samfara því, að
stofnanir séu með mjög form-
legt og ópersónulegt skipulag
og taldi að skrifstofuveldið
væri hið æskilega skipulag fyr-
irtækja, en einkenni þeirra
taldi hann m. a. að væru, mik-
il sérhæfing, fastar starfsreglur,
kalt og ópersónulegt mat við
ákvarðanatöku og ópersónulegt
val manna í stöður eftir á-
kveðnum reglum. Allt þetta
taldi hann góða kosti, sem
veittu stofnunum möguleika á
miklum afköstum og góðum ár-
angri.
En það hafa ekki allir verið
jafn hrifnir af skrifstofuveldun-
um og Webler, og hér á eftir
skulum við líta á nokkrar kenn-
ingar og gagnrýni, sem dregur
fram vankanta þessa skipulags.
PARKINSSONSLÖGMÁLIÐ
Árið 1957 kom út bók í
Bandaríkjunum eftir prófessor
C. Northcote Parkinsson, er
nefndist Parkinssonslögmálið.
Þessi bók er í léttum dúr, en
hefur þó orðið mönnum al-
varlegt íhugunarefni, þar sem
í henni er m. a. leitazt við, að
útskýra tilkomu skrifstofu-
velda. Þar sýnir hann fram á,
og bendir á rannsóknir máli
sínu til stuðnings, að ákveðið
lögmál stjórni vexti stofnana
og aukin umsvif þeirra séu
ekki í neinu hlutfalli við heild-
armagn þeirrar vinnu, sem
leysa þurfi af hendi.
Hann bendir þannig á að
starfsmannafjölgun sé gjarnan
nokkuð stöðug. Þannig óx
fjöldi embættismanna í brezka
flotamálaráðuneytinu nokkuð
jafnt og þétt um 5.6% á ári
að meðaltali, á árunum 1935 til
1954 þótt verkefni og um-
svif . færu minnkandi. Hann
hélt því fram að orsakirnar fyr-
ir þessu væru:
1) Að embættismennirnir
hefðu tilhneigingu til að
sinna og
2) embættismennirnir sköp-
uðu vinnu hver handa öðr-
um og
3) það starf, sem starfsmað-
ur á að vinna fyllir alltaf
út í þann tíma, sem hann
hefur til umráða — þótt
starfið sé stöðugt að verða
auðveldara.
Hér er jafnframt fengin skýr-
ing á því hvers vegna sá starfs-
maður fyrirfinnst vart, sem seg-
ist geta afkastað meiru án auk-
inna fjármuna eða meiri starfs-
krafta og nær aldrei kemur fyr-
ir, að ástæða þyki til að fækka
starfsfólki.
Þetta lögmál hefur vafa-
laust átt þátt í því að opna
augu stjórnenda fyrir nauðsyn
þess, að hafa ávallt í huga
markmið rekstrarins og stjórna
með það eitt í huga að ná
árangri.
MINNISVARÐABYGGING
Önnur skýring á vexti stofn-
ana og síauknu umfangi, er á-
rátta manna að vilja reisa sér
minnisvarða. Stofnanir lifa eft-
ir þeirra dag og þær eru oft
hið sýnilega minnismerki um
lífsstarf þeirra. Þegar stofnanir
stækka aukast einnig laun, völd
og virðing stjórnendanna, þann-
ig að vöxtur stofnunarinnar
verður takmark í sjálfu sér, en
ekki afkoma þess og afköst.
Stofnunin er þannig stöðu-
tá'kn og í opinberri stjórnsýslu,
þar sem oft er erfitt að meta
afköst og árangur er þessi á-
rátta stjórnenda sérstaklega ó-
eðlileg og skaðleg.
PÉTURSLÖGMÁLIÐ
Enn eitt lögmálið, sem sýnir
fram á óhæfi skrifstofuveld-
anna, er hið svonefnda Peturs-
lögmál, eftir Launence J. Peter,
en það var sett fram í bók
samnefndri lögmálinu, árið
1969.
Lögmálið er, í skemmstu máli
þannig, að þegar menn leysa
starf sitt vel af hendi fá þeir
alltaf stöðuhækkun, þannig að
allir starfsmenn komast að lok-
um í þær stöður, sem þeir eru
óhæfir til að gegna.
Störfin eru aftur á móti unn-
in af mönnum, sem enn hafa
ekki komizt í þær stöður, sem
þeir eru óhæfir í, og þar sem
reksturinn grundvallast á þeim
aðeins efldur með því að bæta
við nýjum undirmönnnum.
Þar liggur skýringin á tilkomu
skrifstofubáknanna.
Megnið af starfsmönnum
slíkra stofnana er þannig óhæf-
ur og er aðeins að vinna að
eigin markmiðum, án þess að
leggja nokkuð af mörkum til
markmiða stofnunarinnar.
Starfsmennirnir í skrifstofu-
veldunum fara einnig ná-
kvæmlega eflir reglum og
reglugerðum, þannig að ef ekki
er kveðið á um, að eitthvert
verkefni sé í verkahring ein-
hvers ákveðins starfsmanns,
geta menn gengið frá Heródesi
til Pílatusar án þess að finna
nokkurn tíma þann starfsmann,
sem taka vill verkefnið að sér,
eða tekið getur einföldustu á-
kvarðanir því viðkomandi. Ann-
arri aðferð til að auka umsvif
stofnana og fjölda starfsmanna
er gerð skil í fyrrgreindri bók.
Hún er fólgin í því, að þegar
útlit er fyrir að afgangur verði
á fjárhagsáætlun stofnunar, er
bætt við nýjum starfsmönnum
til að vinna að nýjum, en ef
til vill alls ekki brýnum, verk-
FV 11 1972
41