Frjáls verslun - 01.06.1976, Blaðsíða 73

Stjómendur geta skipulagt betur þá þætti, sem eru á valdi þeirra
sjálfra.
að erindið sé þeim murn brýnna.
— Þessi maður ihélt því fram,
sagði Donohue, að hálf-opnu
dyrnar hefðu komið að mjög
góðu gagni fyrir sig í fram-
kvæmdastjórastarfi og ekki
mælzt illa fyrir hjá þeim, sem
vildu hafa aðgang að honum.
Auðvitað er enginn nauð-
beygður til að fara að saga
hurðina hjá sér í tvennt. En
það má hafa smá rifu opna þó
að ekki sé opnað upp á gátt.
Það gæti komið að sama gagni.
LESTUR
Hraðlestur og úrvinnsla á því
efni, sem lesa skal, eru aðferðir
til að spara tíma á þessu sviði.
Þá má líka fela öðrum að lesa
viðkoma-ndi efni og leggja til
við þá, að kjarni málsins sé
undirstrikaður eða athygli vak-
in á áhugaverðustu hlutunum
með athugasemdum á spássíu.
Þetta er ein leið til að vinsa úr.
FUNDIR
Vertu gagnrýninn á funda-
höld. Til hvers eru fundir
haldnir? Byrja og enda fundir,
sem þú stjórnar, á fyrirfram á-
kveðnum tíma? Ef reyndin er
sú munu aðrir virða það og ætl-
ast ekki til að þú sitjir fundi
hjá þeim nema þeir hefjist á
tilsettum tíma og ljúki enn-
fremur samkvæmt áætlun.
Forðastu fundafíkn. Farðu að-
eins á þá fundi, sem skipta þig
máli.
ÓHÓFSTÍMAEYÐSLA Á
EINSTÖK VIÐFANGSEFNI
Þetta verður ekki lagfært
nema þú í raun og veru skiljir
hvað tímamagnið er mikið og
getir beitt sjálfsaga til að draga
úr því. Vissulega er ástæða til
að íhuga verkefnin vel þannig
að stjórnandinn fari ekki að
taka ákvarðanir í fljótræði.
Þó er mjög æskilegt, að stjórn-
andinn komist sem n-æst því að
verja ámóta löngum tíma á hin
ólíku viðfangsefni og eina ráðið
til þess er sjálfsögun.
SKÝRSLUGERÐ OG BRÉFA-
SKRIFTIR
Þar er um að ræða verkefni,
sem flokka má niður eftir mik-
ilvægi.
1. Sumar skýrslur taka lítinn
tíma og gagnið af þeim er
jafnlítið.
2. Aðrar skýrslur taka nokk-
urn veginn þann tíma, sem
vert er að eyða í þær.
3. Svo eru til enn aðrar skýrsl-
ur, sem eru meira virði en
tíminn, sem til gerðar þeirra
er varið.
Allir stjórnendur vita þetta.
En galdurinn er sá að gera
fleiri skýrslur og bréf, sem eru
meira virði en tíminn, sem í
þau fer, og minna af þeim, sem
skila litlu af sér. Einföld regla,
en hvernig á að gera þetta?
Svarið felst í því, sem áður
hefur verið sagt: meðvitund
um eðli málsins og forgangsröð-
un.
MINNISBLÖÐ OG SKILABOÐ
Hyggi-n-n maður sagði eitt
sinn að aðeins eitt vissi hann
verra en að lesa velflest þau
minnisblöð og skilaboð, sem
ganga manna milli innan fyrir-
tækja en það væri að skrifa
þau. Því miður verða fram-
kvæmdastjórar og aðrir stjórn-
endur bæði að skrifa og lesa.
Þegar fyrir liggur að lesa þessi
gögn er sjálfsagt að greina að-
alatriði frá aukaatriðum eða
hraðlesa.
Verðu lengri tíma í þýði-n-gar-
mestu minnisblöðin og litlum á
þau, sem litlu varða. Þarna er
aftur komið að meðvitund um
eðli málsins og forgangsröðun.
dUtlið
Þetta er mjög afstætt hugtak
en fyrir hendi samt. Ólíkt því
sem gerist um vangaveltur yfir
viðfangsefnum og vandamálum
er dútlið sjaldnast óþægilegt. —
Við viljum öll láta hugann
reika svolítið. Það ber svolítinn
keim af tímasóun en er þó laust
við sektartilfinninguna, sem
henni fylgir, segir Donohue.
Hann bætti ennfremur við:
— Við þessu er ekkert að gera
og hafðu ekki af því áhyggjur.
En reyndu að skera tímann til
þess arna -n-iður um helming.
NEYÐARRÁÐSTAFANIR
Þetta er síðasta atriðið á
þeim hluta listans, sem talinn
er vera á valdi stjórnandans
sjálfs. Ástæðan er sú, að lítið
er hægt um málið að segja ann-
að en að sumum er það betur
gefið að taka skyndiákvarðanir
í neyðarástandi en öðrum.
Donohue sagði: — Stjórnandi
er vaxandi i starfi, þegar han-n-
getur hallað sér aftur í stólnum
meðvitandi um það, að smá-
vandamál, sem á vegi hans
verður í dag, hefði skapað
neyðarástand áður. Vandamálið
hefur ek'ki breytzt en það hef-
ur stjórnandinn hins vegar gert.
FV 6 1976
73