Sveitarstjórnarmál - 01.06.1997, Blaðsíða 62

STJÓRNSÝSLA
Stjórnsýsla ísafjarðarbæjar
Lýsing á hugmyndum um skipulag
Þröstur Sigurðsson viðskiptafræðingur, ráðgjafi hjá Rekstri og Ráðgjöfehf
í kjölfar sameiningar sex sveitar-
félaga á Vestfjörðum var sett upp
skipurit hins sameinaða sveitarfé-
lags ásamt því að unnar voru starfs-
lýsingar fyrir alla starfsmenn, gerð
erindisbréf fyrir nefndir og sam-
þykkt um stjóm og fundarsköp ísa-
fjarðarbæjar.
Hér fer á eftir lýsing á stjómkerf-
inu eins og hún birtist íbúum Isa-
fjarðar lítið breytt.
Segja má að stjómsýsla sveitarfé-
laga greinist í tvö kerfi, sent eru
embættismannakerfi og nefndakerfi.
Nefndakerfið hefur með stefnu-
mörkun og ákvarðanatöku um stærri
mál að gera, en embættismannakerf-
ið sér um að framkvæma vilja
nefndakerfisins og afgreiðir mál í
anda þeirrar stefnu sem nefndakerf-
ið hefur markað. Samhæfingu milli
þessara kerfa annast bæjarstjórn.
Bæjarstjórn tekur við tillögum frá
hinum ýmsu nefndum bæjarins og
ýmist samþykkir þær eða synjar.
Hafi bæjarstjórn samþykkt tillögu
undirnefndar þarf bæjarstjóri að
taka samþykktina og koma henni í
framkvæmd. Það gerir hann með
því að bera ofangreindum forstöðu-
mönnum einstakra sviða boð þess
efnis að samþykktina eigi að fram-
kvæma. Viðkomandi forstöðumaður
kemur samþykktinni þá í fram-
kværnd, ýmist framkvæmir hann
hana sjálfur eða felur starfsmönnum
sínum framkvæmdina og hefur
eftirlit með henni sjálfur.
Mikilvægt er fyrir stjórnsýslu
sveitarfélaga að skil milli embættis-
mannakerfisins og nefndakerfisins
séu skýr. Til að skýra betur þessi
skil hafa verið dregin upp annars
vegar skipurit fyrir embættismanna-
kerfið og hins vegar skipulag
nefndakerfisins.
Stjórnsýslu ísafjarðarbæjar er
skipt upp í sex svið, sem eru stjóm-
sýslusvið, fjármála- og áætlanasvið,
félagsþjónustusvið, fræðslu- og
menningarmálasvið, umhverfissvið
og hafnannálasvið. Þessi skipting á
bæði við urn embættismannakerfið
og nefndakerfið. Starfsmönnum er
raðað niður á hvert svið í embættis-
mannakerfinu og nefndum bæjarins
á samsvarandi hátt undir viðeigandi
svið í nefndakerfinu. Sem dæmi má
segja að undir fræðslu- og menning-
armálanefnd heyra skólastjórar í
embættismannakerfinu og fræðslu-
nefnd í nefndakerfinu. Fræðslu-
nefnd fer m.a. með stefnumörkun í
málefnum grunnskólanna, en skóla-
stjóramir annast framkvæmd þeirrar
stefnumörkunar þegar hún hefur
verið staðfest af bæjarstjóra og þeim
falin frantkvæmdin af skóla- og
menningarfulltrúa.
I erindisbréfum nefnda kemur
fram hver stjórnskipuleg staða
nefndarinnar er, hver starfar með
henni, hvernig hún er skipuð og
hvaða hlutverki hún gegnir. Þar em
einnig ákvæði um starfshætti nefnd-
arinnar, hvernig málum er fylgt
eftir, um réttindi og skyldur nefnd-
armanna, starfsmannamál og loks er
getið þeirra laga og reglugerða sem
nefndafólki ber að hafa að leiðar-
ljósi í stöifum sínum. Segja má að
erindisbréf nefnda séu að nokkru
leyti sambærileg við starfslýsingar
starfsmanna.
I erindisbréfunum kemur fram að
stefnumörkun sé meginhlutverk
nefndarinnar, en í minna mæli af-
greiðsla einstakra mála. Nefndin
setur forstöðumönnum þeirra stofn-
ana sem undir hana heyra starfsregl-
ur um afgreiðslu samsvarandi mála.
Þetta felur í sér að embættismönn-
um er falin afgreiðsla þeirra mála
sem segja má að séu hefðbundin
eða smærri mál. Nýstárleg mál,
stefnumarkandi mál og mál sem
varða verulegar fjárupphæðir eru þá
til afgreiðslu í nefndum og má í
mörgum tilfellum líta svo á að af-
greiðsla nefndar á slíku máli feli í
sér stefnumörkun og um leið leið-
beiningar til starfsmanna um það
hvemig afgreiða á sams konar mál í
framtíðinni. Þannig má flýta fyrir
afgreiðslu þeirra mála sem upp
koma og „viðskiptavinur" bæjarins
fær betri þjónustu.
Auk erindisbréfanna starfa bæjar-
stjórn og nefndir samkvæmt sér-
stökum samþykktum um stjóm og
fundarsköp Isafjarðarbæjar.
Mikilvægt er að boðleiðir séu
réttar. Þannig er hlutverk nefnda-
fulltrúa að gera tillögur til bæjar-
stjórnar um stefnumörkun og af-
greiðslu þeirra mála sem staifsmenn
1 24