Bókasafnið - 01.07.2017, Side 32

32 Bókasafnið
4) Upprunasaga landfræðilega heimildasafnsins: Skrásetjari verður að
kynna sér aldur gagnanna, tilgang, tengsl og hlutverk í stjórnsýslunni.
Einnig hvort og hvernig gögnin eru merkt eða skráð, geymslustaði,
umbúnað og allt annað sem varpar ljósi á stöðu gagnasafnsins. Gæta
þarf að upprunareglu, hvort frumgögnin séu í notkun og liggi undir
skemmdum og fleira.
5) Geymslur og öryggismál heimasafns: Skrásetjari kynnir sér geymslur og
aðbúnað gagnanna og hvort bæta þurfi úr til þess að tryggja öryggi
þeirra. Það á einnig við um rafrænt öryggi. Hann skráir hjá sér allt
sem viðkemur gagnasafninu og fær fulla mynd af því á þessu stigi.
6) Starfsmenn sem tengjast verkefninu: Mikilvægt atriði er að skrásetjar-
inn safni upplýsingum um þá starfsmenn sem fyrr og síðar tengdust
gögnunum. Taka ætti viðtöl við þá (með hljóðupptökum) til þess að
varðveita söguna sem hverfur ef ekkert er að gert. Einnig er hér um
að ræða þá starfsmenn sem koma að sjálfu skráningarverkefninu, og
myndun teymis sem skrásetjarinn stjórnar, með þátttöku tengiliðs ÞÍ
og annarra sérfræðinga.
7) Markmið með skráningarverkefninu: Síðast en ekki síst starfar skrá-
setjarinn í samræmi við sett markmið með skráningarverkefninu og
þar ræður stóra spurningin: Á að skanna safnið? Ekkert slíkt gerist
án ákvörðunar stjórnandans. Sá hluti verkefnisins, að skanna, ætti að
fara fram jafnhliða skráningu og pökkun til skylduskila til ÞÍ (það
gerist varla eftir afhendingu). Sterk rök fyrir afritun eru þau að sér-
fræðingar þurfa að komast í landfræðilegu frumgögnin, líftími þeirra
getur verið mjög langur og með afritun eru frumrit vernduð gegn
óbætanlegu tjóni.
Tvær forkannanir; fyrir skráningu – fyrir skönnun
Við upphaf skráningarvinnunnar er mikilvægt að skrásetjarinn geti gert
sér ljósa grein fyrir því hvernig skráningin vinnst, hve langan tíma tekur
að skrá hvert eintak, hve mörg skráningaratriðin verða, hvaða tengsl og
tilvísanir þarf að hafa í skráningunni og svo framvegis. Raunveruleg upp-
lifun af verklaginu fæst aðeins með því að prófa eins konar vinnulíkan
með forkönnun á skráningunni. Það á einnig við um skönnunarverkefnið.
Þessar tvær forkannanir eru kynntar hér í nokkrum orðum:
Forkönnun fyrir skráningu: Fullvinna þarf skráningarformið í gagnagrunn-
inum sem skrá á safnið í. Tekin eru 50 eða 100 safneintök og þau skráð í
gagnagrunninn undir tímatöku. Þá verður hægt að reikna út hve langan
tíma tekur til dæmis að skrá 1000 titla. Frumskráning á einu frum-
riti getur tekið 1-15 mínútur, allt eftir fjölda skráningaratriða og margs
annars sem getur orðið ófyrirséð og skapað tafir ef ekki hefði verið gerð
forkönnun.
Forkönnun fyrir skönnun: Taka má 25-50
frumrit, til dæmis í stærð A3, A4 eða A5
(sem hentar venjulegri ljósritunarvél með
skanna) og þær skannaðar. Því næst þarf að
merkja hvert skannað skjal og koma því fyrir á
drifi. Tekið getur um 3-8 mínútur að skanna,
merkja og vista. Stórir skannar (fyrir stærri
skjöl sem er rennt í gegnum þá) eru hægvirk-
ari en þeir sem afrita skjölin liggjandi. Við
skönnun er margs að gæta, til dæmis er gamall
pappír viðkvæmur, oft þarf að snyrta eða
gera við svo hægt sé að skanna, og oft er um
fleirtök undir sama númeri að ræða. Öll atriði
telja, þess vegna er mikilvægt að skrásetjarinn
geri forkönnun og kynnist þannig skönnunar-
ferlinu í raun.
Skrásetjarinn og heimildasafnið
Skrásetjarinn þarf að vera skipulagður og
halda dagbók frá fyrsta degi. Hann stjórnar
teymisvinnu, skráir fundargerðir, safnar upp-
lýsingum og starfar innan fjárheimilda. Í
íslenskum ríkisstofnunum eru teikningasöfn
algengustu landfræðilegu heimildasöfnin, þess
vegna er þannig safn haft í huga við þessar
lýsingar, en auðvelt ætti að vera að heimfæra
grunnatriðin og verklýsingar á önnur land-
fræðileg söfn. Eftirfarandi undirkaflar eru
útdráttur úr fjórum köflum (úr óstyttu grein-
inni).
Vinnuaðstaða – hjálpargögn – tæknilega hliðin.
Skrásetjarinn kemur sér upp þeirri vinnuað-
stöðu sem þarf til þess að vinnuferlið geti
gengið greiðlega fyrir sig. Huga þarf vel að
borðplássi því dæmi eru um söfn með tug-
þúsundir eintaka, sum í stórum stærðum
og jafnvel í margra metra rúllum (hólkum).
Einnig þarf vinnuaðstaðan að vera sem næst
skráningartölvu og jafnvel skjalageymslu, en
þar er öruggast að geyma skráð og frágengin
skjöl fram að afhendingu til ÞÍ. Hjálpargögnin
eru af ýmsu tagi, ritföng, stækkunargler, við-
gerðarlím, ljósaborð, bréfskeri, melamín-filma,
rykklútar og fleira. Aðeins skal skrifa á frum-
gögnin með blýanti (á filmur má líma við-
gerðarlímband og skrifa með blýanti á það).
Tæknilega hliðin snýst um gagnagrunninn sem
valið er að skrá í og einnig um þau tæki og tól
sem til þarf (tölvu, ljósritunarvél með skanna,
skanna fyrir stórar stærðir og fyrir ljósmyndir),
einnig smáforrit til að vinna með gögnin (til
að snúa þeim, raða saman og fleira). Loks þarf
að fá geymsluskrárforritið frá ÞÍ (FileMaker),
ef það er ekki þegar fyrir hendi í heimasafninu.
Handtökin við skráningu landfræðilegra gagna.
Bera þarf gögnin jafnóðum að skráningar-
tölvunni. Ráðlagt er að skrá gögnin eftir núm-
eraröð (ef hún er til), annars eftir aldri og/