Frjáls verslun - 01.08.1977, Page 28

innan fyrirtækisins? Ef dæma
á af svörum við sjöundu spurn-
ingu, virðist sá tími ekki ýkja
mikill. Aðeins tveir fengu að
vera ótruflaðir lengur en þrjá-
tíu mínútiu: í einu, væru þeir
einir. Tíminn, sem leið á milli
truflana, hjá hinum stjórnend-
unum var frá þrjátíu mínútum
og allt niður í fimm mínútur.
Af þessu má sjá, að viss verk,
sem stjórnendur þurfa að vinna,
yrðu aldrei framkvæmd, ef þeir
gerðu ekki einhverjar ráðstaf-
anir til að verða ekki truflaðir.
Verk, sem tekur e.t.v. fjóra til
fimm tíma, er ekki ætið hægt
að framkvæma með því að
vinna við það fimmtán mínút-
ur á dag í þrjár til fjórar vik-
ur. Það getur verið nauðsynlegt
að fá tveggja til þriggja klukku-
stunda vinnufrið í einni ,lotu.
Sumir stjórnendur nota það úr-
ræði að taka vinnu með sér
heim á kvöldin. Það er slæm
lausn. Eftir fullan vinnudag eru
afköstin orðin léleg vegna
þreytu. Kvöldtíminn nýtist því
mjög illa. Hins vegar getur það
verið góð lausn að mæta einum
til tveim tímum fyrr til vinnu
á morgnana, en annað starfs-
fólk. Tveir tímar fyrst á morgn-
ana geta reynst drjúgari en
fjórir til fimm tímar á kvöld-
in.
Allir. sem svöruðu áttundu
spurningu voru sammála um að
síminn væri það, sem truflaði
þá oftast. En eins og einn bætti
við: Hann er jú nauðsyn.
Bankastjóri einn í Bandaríkj-
unum sá þó ráð við símanum,
sem honum reyndist vel. Ef
hann var að vinna mikilvægt
verk, eða fékk mikilvægar
heimsóknir, fyrirskipaði hann
einkaritara sínum að láta hann
ótruflaðan í einn og hálfan
tíma, nema konan hans éða for-
setinn hringdi, en skrifá hjá
sér allar hringingar. Að þeim
tíma liðnum eyddi hann síðan
hálftíma í að hringja í alla þá,
sem hringt höfðu á meðan hann
lokaði sig af. Hann sagðist ekki
enn hafa fengið svo mikilvæga
símhringingu, að hún gæti ekki
beðið i niutíu mínútur.
Þessar niðurstöður eru ekki
ósvipaðar þeim, sem Carlson
fékk í Svíþjóð og H. Luijk fékk
í Hollandi. Stjórnendur þeir,
sem H. Luijk athugaði voru t.d.
truflaðir af símhringingum
fjórum sinnum á klukkustund
og þrisvar af utanaðkomandi
heimsóknum.
HVE MIKLUM TÍMA EYÐIR
STJORNANDINN EINN?
Athugað var hve miklu af
vinnutímanum stjórnendur
eyddu einir. Hjá einstökum
stjórnendum fór sá hluti niður
i 5% af vinnutimanum, en allt
að 60% hjá öðrum. Meðaltalið
var 27,5%. Sú niðurstaða er
heldur lægri en í athugun Rose-
mary Stewart, þar sem meðai-
talið var 34%.
Margar ástæður geta legið að
baki þessa mikla mismunar
milli stjórnenda. Líklega verður
þar þyngst stærð fyrirtækisins
og er það fyllilega í samræmi
við niðurstöðurnar. Stjórnandi
stærsta fyrirtækisins í athugun-
inni eyddi minnstum tíma einn
(5%). Stjórnandi minnsta fyr-
irtækisins eyddi hins vegar
mestum tíma einn, eða um 60%.
Eftir því sem fyrirtækið er
stærra eru fleiri, sem þurfa að
ráðfæra sig við stjórnandann.
Einnig stækkar oft stjórnunar-
spönnin um leið og starfsmönn-
um fjölgar.
Annað atriði, sem getur ráð-
ið því, hve miklum tíma stjórn-
andinn þarf að eyða með undir-
mönnum sínum er. hvort fyrir-
tækið sé miðstýrt eða ekki. Sé
fyrirtækið mjög miðstýrt, eyðir
stjórnandinn mun meiri tíma
með undirmönnum sínum, held-
ur en hann myndi gera væri
það dreifstýrt. Miðstýring var
án undantekningar mjög lítii
í öllum þeim fyrirtækjum, sem
athuguð voru og fengu undir-
menn yfirleitt mjög frjálsar
hendur um ákvarðanatöku.
SKIPTING
VINNUTÍMANS
Því miður treystu aðeins fjór-
ir stjórnendur sér til að svara
elleftu og tólftu spurningu.
Einn þeirra hafði áður gert yf-
irlit um tímaráðstöfun sína, en
hinir þrír notuðu ágizkanir.
Svörin fjögur eru því ekki næg-
ur grundvöllur frekari úr-
vinnslu og verður ekki gerð
nánari grein fyrir þessari skipt-
ingu hér.
Til að geta svarað slíkum
spurningum nákvæmlega, er að
sjálfsögðu nauðsynlegt að halda
dagbók yfir tímaeyðslu sína.
íslenzkir stjórnendur virðast
því margir vera „perfeotionist-
ar“, þar sem þeir slepptu að
svara spurningunum, fyrst þeir
gátu ekki svarað með ná-
kvæmni.
„DELEGERING“ og
SKIPULAGNING
Nú eru margir eflaust orðnir
óþreyjufullir eftir að fá svar
við spurningunni: Höfðu allir
nægan tíma? Með svari við
þeirri spurningu er tvímæla-
laust komið inn á merkustu
niðurstöður athugunarinnar.
Sex af fjórtán svöruðu því
til að þeir hefðu yfirleitt tíma
til að framkvæma öll knýjandi
verkefni á réttum tíma. Hinir
átta höfðu ekki nægan tíma til
að komast yfir verkefni sín. En
nú væri fróðlegt að vita, hvort
þessir 6 fyrrnefndu hefðu ekki
fleira sameiginlegt en það eitt
að hafa nægan tíma.
Ef litið er á svörin við þriðju
og níundu spurningu kemur í
ljós, að sjö af fjórtán skipu-
leggja tíma sinn og jafn margir
nota deiegeringu í miklum
mæli, þ.e. gera mjög lítið af
því sem er í verkahring undir-
manna þeirra. Allir þeir, sem
hafa nægan tíma skipuleggja
tíma sinn fyrirfram. Fimm
þeirra nota einnig delegeringu
eins og mögulegt er. Að auki
vinna tveir þeirra stystan
vinnutíma af þeim, sem spurð-
ir voru, þ.e. fjörutíu tíma.
Það er því augljóst, að skipu-
lagning vinnutímans og deleger-
ing eru mikilvæg tæki, sem
stjórnandinn verður að notfæra
sér, ef hann ætlar að nota tíma
sinn vel.
Hverja ákvörðun skal taka
á sem lægstu stjórnunarstigi.
Vegna aukins iaunakostnaðar
eftir því sem ofar dregur í
stjórnunarstiganum ætti enginn
að vinna störf. sem næsti und-
irmaður gæti leyst af hendi
með jafn góðum árangri. Til
að undirmenn eyði ekki of
miklu af tíma yfirmanna sinna
28
FV 8 1977