Frjáls verslun - 01.03.1988, Page 64

Grundvallarreglur
gilda hjá öllum
Gilda þessar reglur alls staðar?
— Grundvallarreglumar gilda hjá
öllum burtséð frá því hvert þjóðfélag-
ið er eða menning þess, mismunurinn
er fólginn í ólíkum lögum varðandi
hvað skal geymt, geymslutíma og
annað slíkt. Og það má undirstrika að
höfuðreglan er alltaf sú að geyma þau
gögn sem ekki er hægt að vera án og
sem ekki er hægt að búa til á ný. Þar
getur verið um að ræða framleiðslu-
formúlu sem verður að geyma sér-
staklega tryggilega til dæmis í sér-
stökum peningaskáp eða bankahólfi,
geyma í tveimur eintökum á tveimur
mismunandi stöðum eða með öðrum
hætti. Við verðum að hafa í huga að
það er ekki alltaf hægt að skapa á ný
mikilvæg gögn sem hafa tapast eða
eyðilagst.
I Bandaríkjunum eru í gildi kringum
þrjú þúsund lög er varða meðferð og
geymslu skjala og gagna. Skjala-
stjómendur þurfa að vera nokkuð vel
heima í þessum lögum en þau snerta
einkanlega varðveislu gagna hjá opin-
berum stofnunum en einnig fjölmörg
atriði varðandi bókhald og samninga
sem gilda fyrir ölJ fyrirtæki. Ég býst
nú kannski við að á íslandi séu lög um
þetta ekki alveg svona mörg. I þess-
um lögum hjá okkur í Bandaríkjunum
er nákvæmlega tilgreint hvað skal
geymt og hversu lengi þannig að við
höfum góðar leiðbeiningar til að fara
eftir.
Því má skjóta hér inn að mjög lítið
er um lög á íslandi til leiðbeiningar um
skjöl og skjalastjóm. Helst eru það
lög um bókhald, lög um Þjóðskjala-
safn íslands, lög um kerfisbundna
skráningu á upplýsingum er varða
einkamálefni, oftnefndtölvulögin, lög
um skylduskil til safna og þinglýsing-
arlög. Þá má nefna ýmsar reglugerðir
í þessu sambandi svo sem reglugerð
um bókhald.
Dr. Bennett segir að stofnuð hafi
verið alþjóðleg félög um skjalastjóm-
un sem standi fyrir ráðstefnum og
námskeiðum og hvatti hann íslend-
inga til að ganga í þau samtök ef og
þegar félag um skjalastjómun verður
stofnað hérlendis. Áhugahópurinn
Frá sýningunni sem haldin var í tengslum við námsstefnuna.
um skjalastjórn mun fjalla um það á
næstunni hver verða næstu skref í
starfseminni. En eru stjórnendur
fyrirtækja hérlendis famir að gera sér
grein fyrir mikilvægi skjalastjómun-
ar? Stefanía og Svanhildur svara því:
Tilviljun háð
hvað geymt er
—Já, í sívaxandi mæli. En fram til
þessa hefur verið mikill misbrestur á
að myndun skjala, grisjun og geymslu
væri stjórnað á skipulagðan hátt.
Ennfremur vantar mikið lög og reglu-
gerðir um þessi mál. Þess vegna
fannst okkur mjög mikilvægt að geta
staðið fyrir námstefnu í skjalastjómun
með þekktum fyrirlesara á þessu
sviði og við emm mjög ánægðar með
hversu margir stjórnendur fyrirtækja
sóttu hana.
Skjalavarsla hefur hérlendis byggst
of mikið á því hversu mikið geymslu-
rými er fáanlegt til að geyma skjölin.
Menn hafa komið þeim í geymslu svo
lengi sem geymslur hafa tekið við en
síðan grisjað þegar pláss er á þrotum.
Þá er það kannski algjörlega háð til-
viljunum hverju er hent og hvað er
geymt — og kannski hent því sem
síst skyldi. Við viljum hvetja menn til
að breyta þessum vinnubrögðum og
vonandi getur Áhugahópur um skjala-
stjórn — og kannski félag seinna —
komið til hjálpar í þessu sambandi,
segja þær Stefanía Júlíusdóttir og
Svanhildur Bogadóttir.
Hér má sjá dæmi um feril skjals og
þær spurningar sem hafa þarf í huga
við meðferð þess.
gangskör Sf
Fyrirtæki á sviöi skjalastjóm-
unar og bókasafnsfræði
RÁÐGJÖF OG PJÓMUSTÆ
- Skjalavistunarkerfí - Frágangureldri skjala oggeymslu-
áætlanir - Efnislyklun - A triðisorðaskrár Uppsetning og við-
hald bóka- og tímaritasafna, korta-og myndasafna og hvers
konargagnasafna fvrirstofnanirog fvrirtæki.
Sími 30601.
64